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L’assemblée générale constitue l’organe souverain décisionnaire du syndicat, ce qui implique pour le syndic d’y convoquer tous les copropriétaires ou leur représentant légal ou statutaire.

En cas de carence du syndic à cet impératif, le syndicat s’expose à se voir objecter l’inopposabilité des résolutions de ces assemblées générales auprès des copropriétaires lésés au-delà du délai réduit de deux mois, comme le souligne un arrêt de la cour de cassation du 12 novembre 2020 (19-20811) 

I. Convocation et notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires ou à leur mandataire : principe de l’obligation pour ces derniers de notifier au syndic existence et changement juridique

Un couple acquiert en 1963 un lot commercial à construire (qui ne sera jamais érigé) sur une résidence en copropriété sise à Orange (84), via une Société Civile Immobilière (S.C.I.), dont la gérance est assurée par l’époux.

Cette S.C.I. perd la personnalité juridique (existence légale) en 2002 pour défaut d’immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés, ce qui l’a fait basculer dans le régime de l’indivision, propriété du couple.

Suite au décès de l’époux en 2003, l’indivision du lot n° 73 se compose désormais du conjoint et de leurs quatre enfants.

En raison d’un arriéré de provisions et charges que le syndicat estime au principal à près de 30.000 euros (hors demandes accessoires), son syndic assigne en paiement les quatre indivisaires les 24 et 25 février 2015.

Ces derniers contestent devoir ces sommes pour défaut de notification à la S.C.I., puis à l’indivision de la convocation et des procès-verbaux des assemblées générales ayant approuvé budgets, comptes de la copropriété constitutifs de la dette et requièrent reconventionnellement la nullité de ces réunions du syndicat.

Le T.G.I. de Carpentras dans un jugement n° 15 - 00928 du 6 juillet 2017 condamne les copropriétaires débiteurs au paiement à titre principal 16.745,07 euros, actualisés à 19.690,60 euros par la cour d’appel de Nîmes dans son arrêt du n° 17 - 03305 du 23 mai 2019.

La décision des magistrats de Nîmes se fonde sur les principes généraux du droit de la copropriété, à savoir, qu’il appartient aux copropriétaires de notifier au syndic, directement, via leur notaire ou avocat tout changement statutaire et/ou d’adresse, conformément aux articles 6 et 32 du décret du 17 mars 1967.

A défaut, le syndicat, représenté par son syndic, est présumé avoir régulièrement rempli son obligation de notification de la convocation et du procès-verbal de l’assemblée générale au propriétaire et à sa dernière adresse connue : «…Les consorts J.G. qui ne peuvent faire grief au syndicat des copropriétaires de n'avoir pas régulièrement convoqué les indivisaires aux assemblées générales, compte tenu de leur propre carence dans l'information du syndic, alors que le syndic de copropriété n'a jamais eu pour seul interlocuteur que la S.C.I. R.C., ils ne sont pas fondés à demander l'annulation des assemblées générales sus visées et le jugement déféré sera confirmé sur ce point… »

En revanche, le syndicat ne peut prétendre au recouvrement de provisions et charges antérieures, en l’absence de justification d’une partie de la dette, mais aussi et surtout de la prescription décennale applicable conformément à l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 (dans sa rédaction en vigueur au moment de l’assignation, délai désormais réduit à 5 ans, suite à la modification instituée par la loi ELAN du 23 novembre 2018), raison pour laquelle les juges n’octroient à celui-ci qu’une fraction de la dette requise auprès des débiteurs : « …Le syndicat des copropriétaires demande au titre de l'arriéré de charges due par l'indivision J. G. la somme de 32 425,26 euros arrêtée au 19 octobre 2017 suivant décompte du 7 décembre 2017.

Ce décompte faisant état d'un solde débiteur de 12 734,66 euros à la date du 1^er janvier 2007, sans que le syndicat des copropriétaires ne justifie du décompte détaillé de cette dernière somme, de sorte que la part de charges nécessairement prescrite ne peut être calculée, c'est à bon droit que les premiers juges ont débouté le syndicat des copropriétaires de sa demande à hauteur de 12 734,66 euros et y a fait droit pour le surplus… »

II. Convocation et notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires ou à leur mandataire : obligation de diligences du syndic et incidences dans le cas contraire pour le syndicat

Les indivisaires recourent cet arrêt selon le même argument juridique, à savoir la nullité d’une partie de la dette pour défaut de notification de la convocation, du procès-verbal des assemblées générales à la S.C.I., puis aux indivisaires ou à un mandataire commun.

Dans son arrêt n° 19 - 20811 du 12 novembre 2020, la cour de cassation fait droit à cette demande des indivisaires.

Les magistrats soulignent, que s’il appartient effectivement aux propriétaires de notifier tout changement statutaire au syndic, ce dernier est néanmoins tenu de mettre en œuvre des moyens pour identifier les propriétaires, et justifier de la notification de la convocation, du procès-verbal des assemblées généraux à ceux-ci ou à un mandataire commun (désigné amiablement par les indivisaires ou judiciairement par ces derniers, voire le syndic selon l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965), lorsqu’il a manifestement connaissance d’une modification intervenue.

Autrement dit, le syndicat, représenté par son syndic, ne peut pas faire preuve d’incohérence, en invoquant à la fois la méconnaissance de la situation juridique effective, alors même qu’il est informé du décès du gérant (tout en continuant à notifier illégalement à ce dernier les documents du syndicat), et qu’il poursuit en justice les indivisaires :

"… Pour condamner les consorts en paiement d’une somme de 19690.60eiros, l'arrêt retient que, compte tenu des circonstances de la disparition de la SCI et de la naissance de l'indivision, dont les consorts ne justifient pas qu'ils ont tenus le syndic informés, il ne saurait être reproché au syndicat ni de e pas avoir convoqué chacun des indivisaires, ni de ne pas fait désigner un mandataire commun pour l'indivision. 

En se déterminant ainsi, sans rechercher comme il le lui était demandé, si la SCI avait quant à elle été convoquée aux assemblées générales qui s'étaient tenues de 2007 à 2016, la cour d'appel n'a pas donné de base légale à sa décision "

Dès lors, le syndic en sa qualité de représentant du syndicat, doit veiller à notifier la convocation, le procès-verbal au(x) copropriétaire(s) approprié(s) ou à défaut à leur mandataire commun désigné par ses soins, afin de ne pas exposer la collectivité à une absence partielle, voire intégrale de recouvrement de sa dette. 

En effet, bien que la notification du changement incombe réglementairement au(x) propriétaire(s) concerné(s), le syndic n'en demeure pas moins tenu de tirer les conséquences des informations dont il a manifestement connaissance et tient compte de manière fractionnée. 

Face aux irrégularités des assemblées générales, les copropriétaires opposants ou défaillants décident parfois d’engager une action judiciaire en annulation de celles-ci.

Outre cette première procédure contentieuse, la poursuite des illégalités peut entrainer un nouveau contentieux en nullité fondé sur l’irrégularité initiale constatée par la juridiction judiciaire, comme le rappelle la cour d’appel de Basse-Terre dans un arrêt du 22 juin 2020.

I. Annulation judiciaire d’une assemblée générale : règles ordinaires requises

Une copropriété sise dans les Antilles française tient deux assemblées générales le 3 juin et 30 juillet 2015 convoquées par un syndic professionnel I. D.

Au cours de ces assemblées générales, le syndicat désigne à nouveau I.D. pour un mandat d’un an, ayant pour échéance le 20 juin 2016.

Ces assemblées générales font l’objet d’une action judiciaire en annulation (pour diverses irrégularités) par des copropriétaires opposants dans le délai de deux mois suivant la notification de leur procès-verbal par le syndic selon l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

Cette procédure contentieuse aboutit à l’annulation des assemblées générales dans leur ensemble par un arrêt de la cour d’appel de Basse-Terre du 26 novembre 2018.

II. Annulation judiciaire d’une assemblée générale : conditions pour la nullité en cascade

Malgré l’invalidation des assemblées générales de 2015, comprenant notamment l’annulation de la résolution sur l’élection du syndic professionnel I.D, ce dernier poursuit néanmoins la gestion de la résidence, et décide de convoquer deux assemblées générales en 2016.

Sans attendre le résultat de l’action judiciaire en cours, tendant à la nullité des assemblées générales de 2015, deux personnes opposantes détenant des lots assignent, dès le 29 juillet 2016, le syndicat en annulation des assemblées générales de 2016 :

- afin, de ne pas se voir opposer une éventuelle prescription, en raison d’une action judiciaire introduite hors délai, autrement dit au-delà du délai légal de deux mois suivant la notification de leur procès-verbal par le syndic ;

- certains de l’illégalité de ces réunions du syndicat, si celles antérieures de 2015 se révélaient invalidées par la juridiction judiciaire civile.

Leur requête en première instance étant écartée par le T.G.I. de Basse-Terre dans un jugement n° 16 - 00925 du 5 octobre 2017, les deux propriétaires opposants interjettent appel, avec entre temps, l’arrêt rendu le 26 novembre 2018 par la cour d’appel annulant les assemblées générales de 2015, intégrant entre autre la nullité de la résolution sur la nomination du syndic professionnel I.D.

La cour d’appel de Basse-Terre dans son arrêt n° 17 - 016841 du 22 juin 2020 n’a pas d’autre choix que de faire droit au recours de ces deux propriétaires à l’encontre du syndicat, un syndic ne pouvant pas réglementairement administrer un immeuble (ce qui induit la convocation des assemblées générales), lorsqu’il se trouve dénué de tout mandat légitime : «…Sur le fond, il est constant que suivant arrêt infirmatif du 26 novembre 2018, la cour d'appel de Basse-Terre a contradictoirement annulé les assemblées générales des copropriétaires de cet ensemble immobilier des 03 juin et 30 juillet 2015 désignant l'EURL I. D. en qualité de syndic pour une durée d'un an soit jusqu'au 20 juin 2016.

Or, il est admis que l'annulation de la décision d'assemblée générale qui avait désigné le syndic rend annulable l'assemblée suivante convoquée par ce même syndic rétroactivement privé de pouvoir.

Aussi, faute de preuve d'une régularisation de la désignation du syndic l'EURL I. D., il est de juste appréciation d'annuler les assemblées générales des copropriétaires de l'ensemble immobilier [...] en date des 2 juin 2016 et 19 juillet 2016 et ce faisant, l'ensemble des résolutions y contenues.

Les demandes indemnitaires accordées par les premiers juges seront également écartées. En conséquence, le jugement querellé sera infirmé en toutes ses dispositions… »

Cet arrêt s’inscrit dans la jurisprudence judiciaire civile constante selon laquelle, l’annulation en cascade des assemblées générales s’avère encourue en cas de motif invalidant la première, affectant la régularité de la réunion postérieure du syndicat, et que cette dernière se voit contester dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal par un copropriétaire opposant ou défaillant (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).

Si cette situation juridique peut paraitre inextricable et avoir pour seule solution judiciaire la désignation d’un administrateur provisoire, il n’en est rien.

En effet, une assemblée générale destinée à la seule fin d’élire un syndic, lorsque le syndicat s’en trouve dépourvu, peut être convoquée par tout copropriétaire (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965).

La gestion de la copropriété par le syndic implique que celui-ci dispose entre autres de l’ensemble des documents du syndicat des copropriétaires (règlement de copropriété, contrats, listing des copropriétaires, pièces comptables…).

En cas de désignation d’un nouveau syndic, ce dernier doit donc requérir les archives, ainsi que la trésorerie du syndicat auprès de son prédécesseur selon l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Un arrêt de la cour d’appel de Bastia du 6 janvier 2021 détaille le cadre légal applicable dans ce domaine.

I. Archives du syndicat des copropriétaires : droits, obligations des divers syndics

Une résidence neuve (réceptionnée en octobre 2013) sise à Penta di Casinca (Haute-Corse) dispose entre octobre 2013 et avril 2014 d’un premier syndic professionnel provisoire en la personne du constructeur (M.C.), puis un second (C.P.) entre avril 2014 et mai 2016 nommé par une assemblée générale d’avril 2014, et enfin un troisième (D.I.) élu par une assemblée générale de mai 2016.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 (dans sa rédaction en vigueur à cette date), ce dernier sollicite de son prédécesseur les archives et la trésorerie disponible du syndicat des copropriétaires dans le délai d’un mois suivant la cessation de ses fonctions.

Cette demande amiable (courrier simple suivi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception) se révélant infructueuse, le syndic en exercice, au nom du syndicat des copropriétaires, poursuit en référé auprès du T.G.I. de Bastia, ses deux confrères antérieurs, en vue de leur condamnation sous astreinte journalière à lui remettre les documents manquants (assurance décennale du constructeur, déclaration d’achèvement des travaux, convocation de l’assemblée générale de 2014 et notification du procès-verbal, décomptes individuels des copropriétaires arrêtés à avril 2014…).

L’ordonnance n° 18 - 00341 du 27 mars 2019 du TGI de Bastia faisant droit à cette demande du syndicat, les deux anciens syndics la contestent.

La cour d’appel de Bastia dans un arrêt n° 19 - 00412 du 6 janvier 2021 rejette le recours, la carence de ces documents du syndicat, nécessaires à la collectivité, se révélant juridiquement incontestable : «…Or, le syndicat des copropriétaires est de droit le détenteur des archives de la copropriété et tout ce qui se rapporte à la construction de la copropriété doit lui revenir, documents dont C.P., alors qu'elle était le syndic de la copropriété a fait usage, si l'on en croit le bordereau de remise de pièces qu'elle produit et qui mentionne notamment, dans le carton n°1, un «dossier DO Parties communes du 23/11/2015» et dont elle ne peut, actuellement, prétendre qu'ils n'appartiennent pas au syndicat des copropriétaires…

L'ordonnance querellée doit être confirmée sur ce chef de demande.

En ce qui concerne M.C, celle-ci reconnaît avoir conservé les documents et archives réclamés malgré le changement de syndic de copropriété, les ayant remis par étapes tout au long de la procédure, en première instance, mais aussi en appel, se défendant en argumentant par le fait qu'elle n'a eu connaissance de la réclamation des dits documents que dans le cadre de la présente procédure initiée en novembre 2018 et qu'à partir de la demande elle a remis, en sollicitant des délais, les documents réclamés.

Cette version toute personnelle de la chronologie des rapports entre les parties ne résiste pas à l'analyse des pièces produites par le syndicat des copropriétaires qui, dès l'année 2017, par deux courriers adressés en recommandé avec accusé de réception datés des 28 juin et 6 novembre 2017, réclamait, par l'intermédiaire de son nouveau syndic, D.I., la production de plusieurs documents nécessaires dans le cadre de la mise en œuvre de l'assurance dommages ouvrage et de la garantie décennale.

De plus, alors que les documents réclamés étaient en sa possession, M.C. ne les a transmis que dans le cadre de la présente procédure et non pas spontanément, lors des premières demandes présentées en 2017 par D.I., au nom du syndicat des copropriétaires.

La décision querellée doit être aussi confirmée sur ce point… »

II. Archives du syndicat des copropriétaires : responsabilité d’un précédent syndic défaillant et conditions pour son exonération

Si un ancien syndic est en principe redevable à l’égard de son successeur de l’intégralité des archives du syndicat des copropriétaires, et pas uniquement de certains documents (puisque tout syndic en place est supposé récupérer l’ensemble auprès de son prédécesseur et les remettre à son successeur en cas de changement de représentant légal), cette obligation s’entend cependant des éléments qu’il a effectivement eus en sa possession.

Autrement dit, un précédent syndic peut voir sa responsabilité civile écartée, s’il parvient à attester, avoir soit transmis ces documents ou ne les avoir jamais détenus. Encore faut-il que cette preuve s’avère juridiquement incontestable.

En effet, elle ne peut résulter du bordereau de remise de pièces réglementaire établi en deux exemplaires par l’ancien syndic, et dont le conseil syndical doit recevoir une copie à titre informatif selon l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, si celui-ci est privé de la signature des deux syndics, lui ôtant ainsi toute opposabilité.  

Dans son arrêt du 6 janvier 2021, la cour d’appel de Bastia confirme la condamnation de première instance du précédent syndic professionnel fautif, celui-ci n’apportant pas la preuve contraire excluant sa responsabilité à l’égard du syndicat des copropriétaires lésé : «…Il n'est nullement contesté que les deux syndics se sont succédé et à ce titre, l'une comme l'autre de ces sociétés se devaient, notamment, de transférer lors de ces changements les documents et archives du syndicat.

C.P. prétend avoir remis l'intégralité de ses archives relatives au dit syndicat et ne plus rien avoir en sa possession.

Pour justifier de cela elle produit un bordereau de pièces transmises deux cartons avec leur contenu listé le 26 août 2016, soit largement hors les délais légaux, mais de plus sans pouvoir produire le moindre bon de réception signé par le nouveau syndic, et ce alors que D.I. conteste la moindre remise.

D'ailleurs, alors que dans ce bordereau, qui ne comporte aucune signature, il est indiqué la persistance d'une créance à son profit de 126,10 euros, et dont elle demande le paiement par chèque, C.P. ne justifie d'un tel paiement alors que celui-ci devait être envoyé «à réception des documents», et pas la moindre lettre de rappel, ce qui interroge fortement, et renforce le positionnement des intimés.

En effet, il appartient à l'appelante de justifier d'une telle remise, ce qu'elle ne fait pas, la production d'un procès-verbal d'huissier de justice daté du 7 janvier 2019 attestant de l'absence de tout document relatif à la résidence L. n'étant en rien probant et ne permet de constater uniquement que, dans le lieu dans lequel l'huissier de justice a procédé à des vérifications, il n'y avait, ce jour-là , aucun document en lien avec le syndicat des copropriétaires et pas plus !

Pour satisfaire à son obligation légale de remise C.P. se doit de produire un document comportant la signature du nouveau syndic de copropriété et attestant la remise effective des archives et documents appartenant au syndicat des copropriétaires qu'elle avait sous sa garde en sa qualité de syndic.

À défaut d'un tel élément, il n'est pas possible de considérer que C.P. a rempli ses obligations.

Pour sa défense, elle fait aussi valoir que plusieurs des documents sollicités ne relèvent pas des archives et des documents du syndicat et qu'ils sont restés en possession de M.C. en sa qualité de promotrice et non de syndic de copropriété.

Or, le syndicat des copropriétaires est de droit le détenteur des archives de la copropriété et tout ce qui se rapporte à la construction de la copropriété doit lui revenir, documents dont C.P., alors qu'elle était le syndic de la copropriété a fait usage, si l'on en croit le bordereau de remise de pièces qu'elle produit et qui mentionne notamment, dans le carton n°1, un «dossier DO Parties communes du 23/11/2015» et dont elle ne peut, actuellement, prétendre qu'ils n'appartiennent pas au syndicat des copropriétaires.

L'ordonnance querellée doit être confirmée sur ce chef de demande… »

Le nouveau syndic a l’obligation de solliciter amiablement, voire judiciairement de son prédécesseur toutes les archives du syndicat, ainsi que sa trésorerie.

Dans le cas contraire, il s’expose à devoir répondre du préjudice des copropriétaires, représenté par son dernier syndic en exercice, y compris pour des documents du syndicat antérieurs à sa prise de fonction.

Une SCI copropriétaire avait assigné le syndicat des copropriétaires de son immeuble en annulation de trois assemblées en cascade, celle en 2014 ayant désigné le syndic (non-professionnel), et les assemblées suivantes pour défaut de qualité à convoquer.

Pour la première assemblée, elle reprochait la mention sur la feuille de présence de personnes n’ayant pas la qualité de copropriétaire et ne disposant pas de pouvoir de représentation d’un copropriétaire, si bien que selon elle, une seule personne avait qualité pour participer, et que celle-ci ne pouvait seule voter en méconnaissance du caractère délibératif de l'assemblée. Autrement dit qu’une assemblée ne peut se tenir avec un seul copropriétaire présent ou représenté.

La Cour d'appel d'Aix en Provence le déboute, au motif que la présence des personnes censées ne pas avoir qualité pour participer n’avait pas été contestée lors de la tenue de l’assemblée, et que, même à admettre qu’un seul copropriétaire ait participé à l'assemblée générale, son vote favorable suffisait à l'adoption des résolutions à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (autrement dit à l’article 24…).

Elle avait raison sur ce dernier point : avec un seul copropriétaire, l’assemblée peut être tenue valablement, ce copropriétaire pouvant la présider, avec le syndic assurant le secrétariat, à condition naturellement que le règlement n’impose pas un nombre minimal de scrutateurs…

Par contre, la Cour de cassation la censure sur son argumentation principale : en considérant qu’il n’y avait pas lieu à prononcer la nullité dès lors que n'était pas contestée l'exactitude des mentions figurant sur la feuille de présence quant à la présence des personnes en cause, « alors que l'irrégularité affectant la composition d'une assemblée générale entraîne sa nullité sans qu'il soit nécessaire de justifier d'un grief, et sans rechercher, comme il le lui était demandé, si les personnes mentionnées à la feuille de présence avaient qualité pour voter et si, ainsi que l'indiquait le procès-verbal, les copropriétaires étaient tous présents ou représentés, la cour d'appel n'a pas donné de base légale à sa décision ».