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Existe-t-il un quorum minimum à atteindre pour que l’assemblée générale des copropriétaires puisse valablement se tenir ?

Notre syndic, au moment de l’assemblée générale, constatant qu’il n’y avait que deux copropriétaires présents, et aucun copropriétaire représenté ou n’ayant rempli de formulaire de vote par correspondance, a déclaré que l’assemblée générale ne pouvait pas valablement se tenir.

Cette affirmation nous a semblé assez trompeuse, pourriez-vous nous dire ce qu’il en est ?

Il n’existe pas à proprement parler de quorum requis dans le cadre d’une assemblée générale de copropriétaire. Cela étant, il convient de rappeler certains principes.

Tout d’abord, il est nécessaire de pouvoir élire un « bureau », composé d’au moins un président de séance et d’un secrétaire de séance (le syndic assumant généralement cette fonction de secrétaire, même si tout copropriétaire pourrait également le faire, cf. article 15 du décret du 17 mars 1967).

Il n’est pas indispensable d’élire un scrutateur de séance, sauf s’il s’agit d’une obligation fixée par le règlement de copropriété. A noter sur ce point que la Cour de cassation a jugé, dans une hypothèse où l’élection de deux scrutateurs était imposée par le règlement de copropriété, que l’impossibilité (prouvée) d’élire un second scrutateur permettait à l’assemblée générale de se tenir valablement (Cour de cassation, 3eme chambre civile, 30 septembre 2015, n° 14-19.858).

D’autre part, il est à noter, dans l’hypothèse où l’assemblée générale ne réunirait qu’un faible nombre de copropriétaires, que le vote de certaines résolutions ne pourrait intervenir.

Ainsi, toutes les résolutions devant être votées à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (cette majorité étant notamment requise pour la désignation d’un syndic et des membres du conseil syndical) nécessitent, pour pouvoir être adoptées, de recueillir « la majorité des voix de tous les copropriétaires », soit la moitié des tantièmes de propriété plus une voix.

A défaut de recueillir cette majorité lors du premier vote, il est possible, à une condition, de procéder à un second vote, soumis cette fois à la majorité de l’article 24 (majorité des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, sans tenir compte des abstentions). Il s’agit du mécanisme bien connu de la « passerelle », prévu par l’article 25-1 de la loi de 1965. Toutefois, ce mécanisme ne peut être utilisé que dans la mesure où la résolution, lors du premier vote, a recueilli au moins un tiers des voix du syndicat en sa faveur.

Par conséquent, si lors de l’assemblée générale, l’ensemble des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, détiennent moins d’un tiers des voix du syndicat, il ne sera possible d’adopter que les résolutions relevant dès l’origine de la majorité de l’article 24, ce qui revient à priver l’assemblée générale d’une partie significative de son utilité « décisionnelle »…

Réponse de l'expert

Action

Abus 5119 : Le cabinet SAFAR réécrit la loi en matière de notification électronique

Décidément, certains syndics professionnels se croient tout permis pensant sûrement que la loi du 10 juillet 1965 a été produite pour tapisser les murs des toilettes.

Ce constat est encore plus dommageable quand il s’agit d’un cabinet de syndic dont son gérant a des fonctions importantes au sein d’une Chambre Professionnelle.

Démontrons pour la dix millièmes fois avec qAuelle arrogance et mépris des textes de loi, comment agissent certains syndics pour défendre avant tout leurs intérêts économiques.

Pour cela, nous allons nous baser sur la lettre d’information du Cabinet SAFAR qui date de janvier- mars 2025.

A ce titre, nous allons commencer par tout simplement reproduire la brève se trouvant en dernière page :

Alors commençons par le commencement.

I- Une obligation de notification par voie électronique

Afin de procéder de manière pédagogique, nous allons commencer par reproduire la fameuse disposition de l’article 38 de la loi du 9 avril 2024 qui a modifié l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique. Les copropriétaires peuvent, à tout moment et par tout moyen, demander à recevoir les notifications et les mises en demeure par voie postale. Le syndic informe les copropriétaires des moyens qui s’offrent à eux pour conserver un mode d’information par voie postale.»

Que constatons-nous ?

Si certes la notification électronique est à présent de droit, le copropriétaire peut à tout moment et par tout moyen demander de recevoir ses notifications par voie postale.

De plus, le syndic doit informer l’ensemble des copropriétaires de leurs droits et des moyens qui s’offrent à eux pour conserver un mode d’information par voie postale.

Il semble que le cabinet SAFAR ait respecté son devoir d’informations en désinformant les copropriétaires.

Et pour cause, après avoir lu attentivement le texte, le cabinet SAFAR a déduit que la demande de conserver les notifications par voie postale devait se faire uniquement par lettre recommandée et que le simple mail ne suffisait pas.

C’est donc ça, sa définition du terme légal «par tout moyen ».

Il serait donc intéressant qu’un copropriétaire qui a fait sa demande par mail, de recevoir ses notifications par voie postale, les reçoit en définitive par voie électronique et engage à ce titre une procédure judiciaire pour annuler l’assemblée générale.

Il serait bien beau le syndic SAFAR de présenter comme seule défense sa lettre d’informations.

II – SAFAR l’écolo

Il faut le reconnaître, le deuxième paragraphe nous a fait sortir une petite larme.

La notification n’offre que des avantages : rapidité, sécurité, économie et respect environnemental.

Alors vérifions qui bénéficie de ces avantages :

- Rapidité pour le syndic car il n’a plus à imprimer les documents et les mettre sous pli

- Sécurité encore une fois pour le syndic puisque c’est la société de notification électronique qui endosse la responsabilité des horodatages

- Economie encore pour le syndic puisqu’il n’a plus à imprimer l’ensemble des documents figurant dans la notification sans pour autant être contrait de réduire ses honoraires de forfait de base

- Respect de l’environnement, encore et toujours pour le syndic puisqu’il n’imprime plus de documents.

Selon nous, il manque deux termes à ce document : complications et dépenses.

Complications : le copropriétaire doit impérativement se doter de matériel informatique ainsi que d’une connexion internet pour accéder à sa convocation d’assemblée générale alors que nombreux n’ont pas de matériel informatique ou de moyen d’impression.

Dépenses : les copropriétaires devront à présent imprimer par leurs propres moyens la convocation et les pièces jointes entraînant un coût supplémentaire qui initialement était compris dans les honoraires du forfait de base.

Ainsi l’opération n’est ni économique ni écologique car la production de mails n’est pas neutre en bilan carbone et même parfois plus importante que la production papier et non économique puisqu’il faut en définitive imprimer les documents.

Alors, n’allons pas loin.

Nous invitons tous les copropriétaires à maintenir la demande de recevoir leur notification par voie postale.

Un point c’est tout.

Abus

Action

A défaut d’annexes comptables, réclamez une balance comptable

L’une des missions essentielles du conseil syndical est de suivre l’enregistrement des factures (indépendamment qu’elles soient payées ou non) et d’analyser les comptes.

Pour cela, il existe plusieurs actions à mener : suivre les factures, analyser les relevés bancaires, exploiter les documents comptables.

A ce titre, nous avons rédigé plusieurs articles et guides expliquant comment exploiter les cinq annexes comptables.

Néanmoins, ces documents comptables sont produits en fin d’exercice pour être impérativement joints à la convocation d’assemblée générale.

Ceci étant, en cours d’exercice, il est possible de consulter un document comptable qui présente les mêmes avantages qui est de présenter de manière succincte l’ensemble des soldes des comptes.

Voyons de quoi il s’agit.

I- Les documents comptables imposés

En parallèle des annexes comptables, le décret de l’arrêté du 14 mars 2005 impose au syndic de tenir au profit de ses copropriétés mandantes trois documents comptables types.

Il s’agit :

- du Grand Livre,

- des journaux,

- et des balances comptables.

Le Grand Livre présente pour chacun des comptes, l’ensemble des opérations enregistrées de manière chronologique au cours de l’exercice que ce soit au débit ou au crédit.

Les Journaux ont pour vocation de se concentrer sur un type d’opération, exemple les mouvements bancaires, les charges autrement dit les factures enregistrées ou encore les produits autrement dit les recettes à recevoir.

Quant à la Balance, elle permet d’identifier les comptes mais uniquement en indiquant leurs soldes.

Par ce biais, en cours d’exercice, il est possible en un coup d’œil de vérifier l’équilibre des comptes en identifiant ceux qui présentent des anomalies ou du moins des éléments qui justifient d’aller plus loin.

II – Un document à compléter

Si la balance permet d’avoir une première approche sur les comptes de la copropriété, elle ne donne pas d’indications sur les opérations comptables enregistrées puisque seuls les soldes figurent.

Ainsi, un compte avec un solde à zéro peut s’expliquer soit par le fait qu’il n’y a pas eu de mouvements comptables soit par le fait que les opérations enregistrées au débit et au crédit sont équilibrées impliquant qu’il soit à zéro.

C’est pour cela qu’il est impératif de demander au syndic tous les trimestres la copie du Grand Livre à jour et tous les mois celles des relevés bancaires.

Même si le conseil syndical ne sait pas exploiter à 100 % des informations y figurant, il pourra relever toujours certaines anomalies demandant ainsi au syndic de les traiter.

Par ailleurs, en réclamant ces documents stratégiques, le syndic se sentira plus contrôlé, étant moins prompt à procéder à des écritures et opérations comptables hasardeuses.

C’est à vous de jouer.

Dossier conseils

Action

Conseil

Les syndics manqueraient-ils de considération à l’égard des copropriétaires ?

Beaucoup s’interrogent sur les causes qui entraînent une perte de confiance des copropriétaires à l’égard de leur syndic provoquant une dégradation des relations collaboratives.

Et pourtant à la lecture de certains postes de gestionnaires et même de directeurs de cabinets, on comprend mieux le pourquoi du comment.

Alors mettons en exergue les comportements qui ne devraient pas exister en rappelant tout d’abord quelques fondamentaux.

I - Un syndic mandataire

On a tendance à l’oublier mais le syndic est le mandataire de la copropriété.

A ce titre, il a un devoir de loyauté vis-à-vis du syndicat des copropriétaires devant défendre leurs intérêts.

En tant que mandataire, c’est lui seul qui peut engager les dépenses au nom de la copropriété et même la représenter en cas d’action judiciaire.

A ce titre, il doit travailler en étroite collaboration avec le conseil syndical afin d’optimiser la gestion de la copropriété.

Cela implique d’instaurer une relation de confiance avec le conseil syndical et même avec les copropriétaires.

Il n’est donc pas possible de prendre de haut les conseils syndicaux ni même les copropriétaires pensant qu’en définitive ils sont les gérants de la copropriété pouvant décider à leur insu de toutes les actions en partant du postulat qu’ils ne comprennent rien.

Le syndic doit donc être à sa place en tant que mandataire et doit exécuter les décisions votées en assemblée générale.

II – Des syndics qui ont pris la grosse tête

A la lecture de nombreux postes diffusés sur les réseaux professionnels, on peut constater une liberté d’expression de certains syndics qui, sans gêne, se moquent littéralement des copropriétaires en les prenant pour des idiots.

Certains n’hésitent pas à faire des vidéos où ils se moquent délibérément du Président du Conseil Syndical, des copropriétaires, voir même du gardien d’immeuble.

Ce manque de considération explique en grande partie la situation délétère qui existe.

En effet à partir du moment où un professionnel, d’autant plus un mandataire, ne respecte pas son mandant, il a toutes les chances pour que la situation s’aggrave avec un manque de considération à son égard.

Alors chers syndics, faîtes le ménage au sein de la profession et désolidarisez-vous des personnes qui sous prétexte de vouloir vous défendre, vous enfonce

Actions et Actus

Actu

Une lettre de relance comprise dans le forfait puis facturée au copropriétaire débiteur

Nous avons expliqué à plusieurs reprises que le recouvrement des charges était avant tout un business parallèle pour les syndics.

En réalité, plus la dette du copropriétaire est petite, plus cela est rentable car ils n’ont qu’à envoyer les lettres de relance et les courriers de mise en demeure qu’ils facturent entre 40 et 120 euros l’unité alors qu’ils sont générés automatiquement depuis leur logiciel.

En revanche, ils sont plus embêtés lorsqu’ils doivent assurer le suivi des dossiers contentieux sachant qu’il s’agit de temps qui ne peut être facturé car déjà compris dans les honoraires du forfait de base.

Néanmoins, expliquons clairement quels sont les actes de précontentieux que le syndic peut facturer au copropriétaire débiteur.

I- Un disposition encadré légalement

De manière générale, les charges de copropriétés tels que les honoraires de syndic sont répartis sur l’ensemble des copropriétaires au prorata des tantièmes attachés à leurs lots.

Plusieurs exceptions sont prévues et notamment en matière d’actes de recouvrement des charges.

En effet, l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que les frais de lettre de relance après le courrier de mise en demeure sont imputés directement sur le copropriétaire débiteur concerné.

Autrement dit, il s’agit bien d’une charge de copropriété mais qui n’est pas imputée à l’ensemble du syndicat mais uniquement sur le compte individuel du copropriétaire débiteur.

Par ailleurs, il est intéressant de relever que seule la lettre de relance après mise en demeure peut être facturée impliquant que celle précédente doit être comprise dans le forfait de base.

Autrement dit, le syndic ne peut facturer ni au copropriétaire débiteur ni au syndicat des copropriétaires la première lettre de relance.

II – Des frais à suivre de très près

Si de prime abord, les frais liés aux courriers de mise en demeure et de lettre de relance doivent être imputés sur le compte du copropriétaire débiteur, la situation peut vite dégénérer si le conseil syndical n’est pas suffisamment vigilant et surtout si l’affaire passe devant le Juge.

Et pour cause, ce dernier est très regardant sur les frais accessoires réclamés par le syndic qui ont été imputés sur le compte du copropriétaire débiteur.

S’il considère que ces frais de relance ou de mise en demeure sont excessifs ou multipliés sans réelle cause, il peut refuser de condamner le copropriétaire débiteur à les prendre en charge.

En théorie, ces frais devraient être annulés et remboursés par le syndic s’ils ont déjà été prélevés sur le compte bancaire de la copropriété, ce qui est souvent le cas.

En pratique, il passe ces frais sur les charges de la copropriété impliquant que ce soit cette dernière qui se retrouve le dindon de la farce même si on n’est pas le 25 décembre.

Actions et Actus

Actualité juridique

LES PIGEONS DÉCHAÎNÉS (version n°12)

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Bulletins - Espace adhérents

Année d'édition

2025

Disponible en téléchargement :

Réservé aux adhérents

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Lettre trimestrielle de protection contre les abus des syndics professionnels à l'encontre des coproprietaires.

LES PIGEONS DÉCHAÎNÉS (version n°13)

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Année d'édition

2025

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Réservé aux adhérents

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Lettre trimestrielle de protection contre les abus des syndics professionnels à l'encontre des coproprietaires.

Abus 5120 : Pour FONCIA Toulon Saint-Mandrier : son respect de la loi lui apparait monnayable

Les comptes clos du syndicat réservent systématiquement des imputations litigieuses telles que des factures en doublon, d’une autre résidence, d’honoraires du syndic professionnel... Ces derniers portent généralement sur un décompte inexact de vacations horaires du gestionnaire. Néanmoins, des cabinets font preuve d’une incroyable ingéniosité en la matière, à l’instar de FONCIA Toulon Saint-Mandrier.

I. L’administration licite d’une copropriété s’impose d’autant plus à un syndic professionnel

En parcourant les comptes clos du syndicat de l’exercice 2023/2024, soumis pour adoption à l’assemblée générale de 2025, un conseil syndical découvre une facture pour le moins surprenante. Elle concerne une note d’honoraires de 135 € T.T.C. du syndic, agence Toulon Saint-Mandrier, du groupe FONCIA. Ce conseil syndical s’interroge sur sa nature précise et sa régularité, en raison de son intitulé ambigu à première vue : « Analyse risque juridique et conformité de la réglementation. »

L’objet de cette note d’honoraires se révèle en définitive assez clair, il s’entend d’une rémunération additionnelle du syndic pour sa veille juridique. Une telle facturation se révèle totalement abusive, et ce, d’autant plus lorsque la gestion d’une résidence est confiée à un professionnel de l’immobilier, en l’occurrence le premier de France et de Navarre.

En effet, un syndic ne peut prétendre administrer professionnellement un immeuble, sans :

- maitriser a minima les fondamentaux du droit applicable, évolution comprise ;

- disposer du personnel adéquat et bénéficiant d’une formation continue.

Ce postulat s’avère d’autant moins contestable, que :

- ces cabinets appliquent déjà un forfait de base non négligeable, qu’ils justifient d’ailleurs par les exigences constantes de leur fonction ;

- de nombreux copropriétaires assurent parfaitement cette fonction à titre non professionnel, en se contentant de leur curiosité et investissement personnels, voire du soutien associatif tel que le nôtre.

II. La veille juridique du syndic ne constitue pas une prestation facturable en sus au syndicat

Outre son caractère manifestement excessif, cette facturation de FONCIA Toulon Saint-Mandrier se révèle surtout illicite sur plusieurs aspects.

Tout d’abord, le décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic, liste de manière restrictive les tâches du syndic susceptibles d’honoraires additionnels. Or cette disposition réglementaire ne prévoit nullement la veille juridique du syndic. Cette exclusion est parfaitement compréhensible, dans la mesure où les pouvoirs publics rejettent tout caractère optionnel quant au respect du droit.

Bien évidemment, le syndicat a toujours la faculté, sur une question juridique complexe, de solliciter l’avis d’un spécialiste du domaine (avocat, notaire...).

Dans ce cas, le choix de cette consultation exceptionnelle revient :

- en principe à l’assemblée souveraine (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965) selon :

* un budget et un financement spécifiques (art. 14-1 II de la loi) ;

* le projet de convention d’honoraires joint à sa convocation (art. 11 du décret du 17 mars 1967) ;

- non pas au syndic, chargé des tâches ordinaires, sauf délégation de pouvoir déterminée consentie par l’assemblée à la majorité absolue des voix du syndicat (art. 25 al. a de la loi du 10 juillet 1965).

Il nous faut à nouveau insister sur le refus par les copropriétaires, en assemblée, de toute facturation indue de leur syndic professionnel, qui plus encore, qu’un particulier assurant la gestion bénévole d’une résidence, se voit soumis à l’adage : « nul n’est censé ignorer la loi ».

Abus

Action

L’appel de solidarité est-il exigible ?

En tant que copropriétaire, je viens de recevoir un appel de fonds supplémentaire qui est intitulé : « Appel de solidarité »

Après avoir pris contact auprès de mon syndic, il m’informe que compte tenu des impayés de charges importants, il est contraint de procéder à un appel de fonds complémentaire à défaut de pouvoir payer les factures en attente compte tenu d’une insuffisance de trésorerie. Suis-je tenu de payer cet appel de fonds de solidarité ?

Pour qu’un appel de fonds soit exigible, il est nécessaire qu’au préalable il ait été validé par l’assemblée générale à travers le vote d’une résolution en ce sens.

Par conséquent, conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, les appels de provisions de charges courantes sont exigibles par défaut en début de chaque trimestre après que l’assemblée générale ait voté le budget prévisionnel.

En matière de provisions travaux, c’est également l’assemblée générale qui détermine les dates d’exigibilité des appels de fonds après que cette dernière ait validé un devis.

L’article 37 du décret du 17 mars 1967 prévoit une exception en matière de travaux d’urgence.

Dans ce cas, le syndic peut engager une opération de sauvegarde de l’immeuble et demander à ce titre une provision pour le paiement des travaux qui ne peut excéder le tiers du montant estimatif des travaux.

Par conséquent, l’appel de fonds dit de solidarité qui n’a pas fait l’objet d’un vote préalable par l’assemblée générale, ne vous est pas opposable, vous permettant valablement de ne pas le payer.

En effet, le défaut de paiement d’un ou de plusieurs copropriétaires n’est en aucun cas assimilable à des travaux d’urgence ne donnant aucun mandat au syndic d’appeler des fonds qui n’ont pas été valablement validés par l’assemblée générale.

Néanmoins, face à cette situation, le syndic essaye « un coup de bluff » sachant pertinemment qu’une partie voire la majorité des copropriétaires vont procéder au règlement permettant ainsi de renflouer la trésorerie.

Vous devez impérativement vous rapprocher du conseil syndical (si vous ne l’êtes pas) afin de comprendre les réelles causes de cette situation et surtout vérifier si le syndic a bien procédé aux diligences nécessaires pour recouvrer la dette.

Il ne serait pas acceptable que le syndic n’ait réalisé qu’une lettre de relance ou de mise en demeure pour une dette qui dépasserait les 1 000 euros.

Par ailleurs, même en considérant que votre syndic est de bonne foi et qu’il est opportun de payer cet appel de solidarité pour éviter que la copropriété soit en cessation de paiement, il faudra lors de la prochaine assemblée générale ratifier cet appel de fonds en le qualifiant comme étant « une avance ».

Cela permettra de procéder au remboursement des sommes « avancées » par les copropriétaires à partir du moment où le débiteur a payé sa dette que ce soit à travers une procédure amiable ou judiciaire.

Soyez vigilant car de nombreux syndics procèdent à des appels de fonds de solidarité sans jamais les rembourser ou pire n’ayant jamais fait l’objet d’un vote préalable de l’assemblée générale.

Réponse de l'expert

Action

Les mesures préventives à prendre en matière de reprise des comptes

Lorsque le conseil syndical décide de changer de syndic avant même l’assemblée générale élective, il doit procéder à plusieurs contrôles afin d’assurer une reprise de la gestion de la copropriété sans encombre.

Néanmoins, il y a un élément qui passe souvent en dessous des radars et qui peut faire mal lorsque l’on s’en aperçoit. Il s’agit de la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours saisi par le syndic sortant.

Essayons de situer le problème.

I- Une reprise des comptes en cours d’exercice

Bien souvent, l’assemblée générale élective se déroule en cours d’exercice comptable.

A titre d’exemple, si la clôture de l’exercice comptable se termine au 31 décembre et que l’assemblée générale élective se tient en juin 2025, le syndic élu devra reprendre la comptabilité saisie par le syndic sortant du 1er janvier au 30 juin 2025 pour ensuite continuer à saisir les comptes jusqu’à la date de clôture de l’exercice.

Ainsi, l’exercice comptable de l’année 2025 sera saisi par deux syndics, celui sortant pour six mois et celui nouvellement nommé pour six mois.

La difficulté est que cet exercice comptable sera présenté qu’après sa clôture impliquant que les copropriétaires et les conseillers syndicaux ne s’apercevront d’éventuelles écritures comptables litigieuses qu’après un long délai de six mois voire plus.

En effet, les comptes de l’exercice 2025 seront présentés aux copropriétaires qu’au cours de la prochaine assemblée générale qui se tient généralement en juin de l’année suivante.

Voilà pourquoi le conseil syndical devra être particulièrement vigilant en mettant en place des mesures de précaution.

II – Un contrôle en amont et en aval

La « règle d’or » à respecter est qu’à partir du moment où le conseil syndical a l’intention de remercier le syndic, il doit suivre le plus fréquemment possible les comptes et les dépenses.

Pour cela, il ne faudra pas hésiter à réclamer les relevés bancaires, les copies des factures et des documents comptables.

L’objectif est de dissuader le syndic à procéder à des écritures comptables frauduleuses ou pire à engager des sommes de manière injustifiée.

Par ailleurs, le conseil syndical devra réaliser un contrôle des comptes avant la passation de mandat et surtout le jour du transfert afin d’identifier toutes anomalies d’écritures comptables ou de dépenses injustifiées.

Elles pourront éventuellement être mentionnées dans un procès-verbal co-signé par le syndic repreneur et le conseil syndical.

A partir du moment où elles ont été identifiées, le conseil syndical avec le syndic repreneur pourront déterminer les mesures à prendre.

Ces dernières pourront faire l’objet d’une communication aux copropriétaires en cours d’assemblée générale pour décider s’il est opportun d’engager une procédure judiciaire à l’encontre du syndic sortant afin de demander réparation.

Par ce biais, les copropriétaires ne seront pas surpris par des régularisations de charges qui résultent d’opérations effectuées par le syndic sortant, dédouanant ainsi le repreneur de toute responsabilité.

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