Conseil syndical : maitrisez votre communication à destination des copropriétaires

Comme toute structure, et encore plus au sein des copropriétés, il est fondamental de communiquer.

En tant que représentant légal de la copropriété, cette tache revient au syndic qui souvent utilise les parties communes pour afficher des informations et parfois même sa propagande commerciale.

Or, le conseil syndical qui est l’organe de confiance de la copropriété, doit être le vrai porte-parole en étant le point de référence et encore mieux, un soutien aux copropriétaires pour toute affaire qui concerne la copropriété.

Pour cela, le conseil syndical peut exiger l’installation d’un panneau d’affichage dans les parties communes pour transmettre plusieurs informations telles que le rapport du contrôle des comptes, ou rappeler les dates d’assemblée générale.

Mais encore, le conseil syndical peut disposer d’un intranet, consultable uniquement par les copropriétaires.

Pour cela, l’ARC Nationale a développé un outil qui s’intitule « COPRO-NET » à destination de ses conseillers syndicaux et syndics non professionnels adhérents.

I – Un outil de communication

L’ARC Nationale a développé un outil numérique pour ses adhérents, accessible à partir du portail de l’adhérent qui s’intitule : « COPRO-NET ».

L’objet de cet outil est de permettre au conseil syndical d’informer les copropriétaires des différentes informations concernant l’immeuble.

Pour cela, plusieurs onglets sont prévus.

– Tout d’abord, nous trouvons le mot du président qui pourra informer, voire alerter les copropriétaires sur tout sujet important relatif à la copropriété.

Cela peut concerner l’assemblée générale, les difficultés rencontrées avec le syndic, une anomalie sur les comptes… Bref, une information qui ne pourra pas être censurée par le syndic.

– Le deuxième onglet est le calendrier. En effet, il est important que les copropriétaires puissent connaître :-  les dates d’intervention des sociétés, les coupures d’eau ou d’ascenseur, les jours et les créneaux horaires pour contrôler les factures réservé aux copropriétaires.

A cela, il est toujours important de rappeler la date de l’assemblée générale, les jours et créneaux du contrôle des factures réservés aux copropriétaires.

– le troisième onglet permet au copropriétaire, qu’il soit occupant ou non, de pouvoir échanger en tout confidentialité avec le conseil syndical sur un sujet qui le concerne à travers une base d’échange électronique.

Au-delà de ces trois onglets, deux autres sont réservés pour partager des documents.

II – Une base documentaire

On le sait bien, tout document qui concerne la copropriété réclamé au syndic est facturé très cher. Généralement, pour la copie d’un procès-verbal sont réclamés: 60 €, et pour un règlement de copropriété plus de 100 €.

Les prix explosent lorsque l’on demande au syndic de remettre les documents à fournir au potentiel acquéreur avant la promesse de vente.

Afin de contourner ces difficultés, l’outil COPRO-NET prévoit deux onglets :

– le premier permet au conseil syndical de télécharger différents documents tels que le procès-verbal de la dernière assemblée générale, le rapport de contrôle des comptes, le projet de contrat d’entretien… Bref, tout à partir du moment où le conseil syndical souhaite les partager.

– le second est réservé aux documents essentiels à remettre dans le cadre de la promesse de vente ou lors de la mutation d’un lot.

Il s’agit notamment des diagnostics, des règlements de copropriété et des procès-verbaux.

Ainsi, au lieu de passer par le syndic qui facture le copropriétaire à des prix indécents, grâce au travail du conseil syndical et de l’outil mis à disposition par l’ARC Nationale, les copropriétaires pourront se procurer gratuitement l’ensemble de ces documents gratuitement.

Cet outil est donc un moyen efficace de communication et de réduction des charges pour les copropriétaires.

Merci qui ?…