Le secrétaire de séance peut être un copropriétaire mais exige des préalables

Nous sommes souvent interrogés sur la difficulté qui résulte du fait que le syndic est le secrétaire de séance.

Au mieux, il interfère en pleine assemblée générale et sur les décisions, au pire il « pipeaute » pour les votes pour flécher les résultats à son avantage.

Face à cette situation, nombreux conseillers syndicaux nous demandent si l’un des membres du conseil syndical ou un copropriétaire peut assurer la fonction de secrétaire de séance.

Si, en théorie la réponse est affirmative, cela nécessite plusieurs préalables surtout depuis l’entrée en vigueur du vote par correspondance.

Voyons cela.

I – Une solution par défaut

L’article 15-1 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic assure la fonction de secrétaire sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Ainsi, le syndic occupe la fonction de secrétaire de séance par défaut, laissant la possibilité d’élire tout autre copropriétaire présent à l’assemblée générale.

D’ailleurs, l’élection du secrétaire de séance doit être inscrite à l’ordre du jour, permettant en définitive à tout autre copropriétaire de présenter sa candidature pour assurer cette fonction.

Néanmoins, avec l’entrée en vigueur des formulaires de vote par correspondance, il est préférable de faire connaître sa candidature avant l’envoi des convocations pour ainsi prévoir une résolution spécifique qui indique son nom permettant de pouvoir voter par correspondance sur sa candidature.

Ceci étant dit, cette fonction n’est pas neutre justifiant d’assurer plusieurs préalables.

II – Une maîtrise de l’assemblée générale

Le secrétaire de séance a pour finalité d’établir le procès-verbal d’assemblée générale dans lequel doivent figurer notamment des votes des résolutions et plus particulièrement les tantièmes des copropriétaires ayant voté « contre » ou « abstention » (article 14 du décret du 17 mars 1967 ).

Pour cela, il est nécessaire qu’il dispose au préalable des tantièmes de chacun des lots en fonction des différentes clés de répartition afin d’être en mesure de pouvoir calculer si la résolution est adoptée.

Par ailleurs, le candidat doit obtenir les votes exprimés par correspondance afin de les intégrer dans le calcul des votes. A défaut, le calcul serait biaisé avec un véritable risque de contestation judiciaire.

Enfin, le secrétaire de séance doit connaître certaines règles comme le principe de la passerelle.

L’ensemble de ces exigences impose une préparation, nécessitant l’usage de logiciels ou du moins de tableurs pour être en mesure de calculer les votes ainsi que d’une trame de procès-verbal d’assemblée générale qui devra être inspirée de l’ordre du jour.

Bien évidemment, l’ARC Nationale est là pour aider les conseillers syndicaux qui souhaitent, pour diverses raisons, assurer le secrétariat de séance.

C’est à présent à vous de jouer !