Comment se passer du syndic à la fonction de secrétaire de séance ?

Nous sommes souvent interrogés par les conseils syndicaux pour savoir si le syndic est tenu de participer à l’assemblée générale et le cas échéant s’il doit forcément être le secrétaire de séance.

En réalité derrière ces questions, se pose la liberté d’expression des copropriétaires ne voulant pas que leur syndic s’immisce dans les débats et échanges.

Essayons de faire le point sur le cadre légal et surtout sur les pratiques de terrain.

I- Syndic – Président de séance

L’article 15 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic assure la fonction de secrétaire de séance sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Ainsi par défaut, et après un vote express de l’assemblée générale, le syndic est élu secrétaire de séance.

Cela s’explique par le fait que le syndic est le seul à détenir des informations techniques et juridiques permettant de déterminer si les résolutions sont votées et établir le procès-verbal.

En effet, il connaît les tantièmes de chacun des lots, qui peuvent être différents s’il existe des clés de répartitions distinctes.

Ainsi, si un copropriétaire souhaite être élu à la fonction de secrétaire de séance, il devra au préalable s’assurer qu’il puisse assumer cette fonction en ayant connaissance des différents tantièmes affectés aux lots et d’être équipé d’un logiciel qui permet de procéder au calcul en fonction des différentes majorités à obtenir.

Par ailleurs, le copropriétaire qui souhaite être secrétaire, devra également être détenteur des formulaires de vote par correspondance.

Et pour cause, il est impératif d’intégrer aux votes exprimés au cours de l’assemblée générale ceux formulés par le biais du vote par correspondance afin de déterminer si la résolution est adoptée ou non.

Comme on le constate, cela demande plusieurs préalables qui nécessitent une organisation non seulement en matière de récupération des données (formulaires de vote, tantièmes attachés à chacun des lots…) et d’un logiciel adapté pour notamment déterminer si la résolution est adoptée et pour ensuite produire le procès-verbal de l’assemblée générale.

II – Dans la pratique

Dans la pratique, plusieurs options sont possibles : tout d’abord, si le syndic est secrétaire de séance, il faudra lui rappeler qu’il n’est que secrétaire de séance.

Par conséquent, il n’a pas à prendre la parole et encore moins la donner.

Dans l’idéal, il devra rester neutre en évitant d’influencer les votes.

Autre point : si un copropriétaire ou un membre du conseil syndical veut assurer la fonction de secrétaire de séance, il faudra qu’il dispose des formulaires de vote nécessitant de les réclamer au préalable au syndic.

Par ailleurs, il devra disposer d’un logiciel ou du moins d’un tableur Excel afin d’intégrer au préalable les voix attachées à chacun des lots afin d’être en mesure de déterminer si la résolution est adoptée.

Cette alternative est possible si l’ordre du jour est succinct.

L’objectif est par exemple de tenir une assemblée générale uniquement pour voter le contrat du syndic concurrent ou pour voter le budget prévisionnel permettant ainsi d’éviter un disfonctionnement de la copropriété.

Il reviendra ensuite au nouveau syndic élu de reconvoquer une nouvelle assemblée en intégrant toutes les autres questions.

C’est à présent à vous de jouer.