Suivez l’état des règlements des fournisseurs et des impayés

Le rôle du conseil syndical  est de plus en plus fondamental pour garantir une bonne gestion de la copropriété.

En effet, les contrôles préventifs réalisés par le conseil syndical permettent de réduire la latitude d’actions du syndic réduisant alors les risques d’abus.

Parmi les contrôles subtils à réaliser, il y a le suivi des comptes fournisseurs en vérifiant particulièrement les délais de règlements et ceux en impayés.

Essayons de comprendre l’intérêt de cette mission et les actes à réaliser.

I- Des fournisseurs moins impliqués

Un syndic peut être intéressé à travailler particulièrement avec certaines sociétés.

Les raisons sont nombreuses : entente commerciale, participation au capital, filiale, perception de commission…

Ainsi, le syndic peut volontairement retarder le règlement des fournisseurs « non copains » afin de les démotiver à poursuivre leur relation commerciale avec la copropriété pour ensuite lui permette de placer leur « société copine ».

Par ailleurs, le syndic peut être intéressé à ne pas payer les fournisseurs lorsqu’il existe des ententes avec la banque qui impose de geler un certain montant de fonds des copropriétés mandantes en vue de générer des intérêts à leurs seuls profits.

Le syndic peut également retarder le paiement des fournisseurs afin de présenter des documents comptables en apparence positifs avec un solde de compte bancaire excédentaire.

Ainsi, il est fondamental pour le conseil syndical de vérifier l’état des fournisseurs en contrôlant les délais de paiement et les causes des impayés.

II – Les contrôles à effectuer

Tout d’abord, le conseil syndical doit fréquemment demander une balance comptable dans laquelle figure notamment les comptes 40 qui présentent la situation des fournisseurs.

En premier lieu, il faudra vérifier les causes des fournisseurs impayés. Pour cela, il faudra connaître leur identité et la date de la réception des factures.

Une tolérance maximum de 45 jours peut être accordée.

Au-delà, le syndic devra apporter de réelles justifications comme notamment une difficulté de trésorerie.

A défaut, il devra procéder au règlement immédiatement.

En fonction du « sérieux » du syndic, le conseil syndical pourra réaliser ce contrôle de manière mensuelle voir de manière bimestrielles.

Par ailleurs, le conseil syndical devra particulièrement contrôler les délais de règlement des prestataires.

Pour cela, il faudra directement se rapprocher de la société en identifiant quand a été envoyée la facture et quand le syndic l’a payée.

En parallèle, il faudra interroger le syndic pour ce même prestataire.

Il suffira alors de corroborer les informations afin de vérifier si le syndic « la joue honnête » ou bien s’il boycotte volontairement le fournisseur pour l’épuiser à travailler avec la copropriété.

C’est à présent à vous de jouer.