Comment l’ARC peut aider ses adhérents collectifs à faire le contrôle des comptes

16/01/2014

Actions de l'association

- guides et manuels gratuits

- méthodes gratuites

- assistance chez le syndic

Préparer le contrôle

Voici venue la fin de l'exercice comptable pour beaucoup de copropriétés qui fonctionnent en année civile : le 31 décembre est la date de fin d'exercice.

Le conseil syndical (ou sa commission « Contrôle de comptes ») doit mettre en œuvre, dans le cadre de sa prérogative de contrôle de la gestion du syndic (art. 21 de la loi de 1965 et art. 26 du décret de 1967), le contrôle des comptes annuels.

Ce contrôle est basé sur la possibilité de recevoir communication de tout document intéressant le syndicat (art. 21 de la loi de 1965

L'accès aux pièces juridiques et comptables ainsi qu'à l'information est véritablement stratégiques Il ne faut pas sous-estimer les difficultés d'obtention de ces pièces qui, le plus souvent, sont du ressort de plusieurs services au sein du cabinet de syndic : contrats, factures, ordres de services, dossiers sinistres, procédures sur impayés, relevés d'index d'eau ou de chaleur, rapport de chauffe, relevé des charges, état d'avancement des travaux... Il faut les demander par écrit le plus tôt possible.

Sur quoi porte le contrôle ?

Le contrôle doit permettre au conseil syndical de procéder aux opérations suivantes :

Sur les comptes de gestion (comptes de charges et de produits) :
- de vérifier les factures en lien avec les contrats de prestations de services (en vérifiant aussi les évolutions et indexations) ou avec les ordres de services ou devis et de s'assurer qu'elles sont conforment et qu'il n'en manque pas ;
- de vérifier que le syndic a bien demandé au conseil syndical son avis lorsque cela était obligatoire et n’a pas engagé de dépenses injustifiées (exemple : diagnostics non obligatoires…) ;
- de contrôler la réalisation du budget prévisionnel courant, de la bonne affectation des charges ;
- de s'assurer que les prévisionnels pour les travaux et les opérations exceptionnelles ont été respectés dans leur calendrier de réalisation, dans leur volume financier et dans leur affectation ;
- de repérer les contrats qu’il faut remettre impérativement en concurrence ;
- d'effectuer l'analyse des volumes de fluides (eau, gaz, électricité) consommés en comparaison avec les exercices précédents et les spécificités éventuelles de l'exercice qui se termine (rigueur de l'hiver pour le chauffage, travaux inhabituels et importants consommateurs d'eau ou fuites connues ou pas), ce travail d'analyse nécessite le plus souvent des comparaisons avec des indices spécifiques ou bien avec les flux des exercices précédents.

Sur les autres comptes :

de s'intéresser aux avances (réserves, avances travaux) et à leur placement en cas de non-mobilisation ;
d'apprécier les dettes et créances, notamment pour les fournisseurs et les copropriétaires, afin de s'assurer du règlement des factures dans les temps ou de mettre en place et de suivre un plan de redressement des comptes ;
de comprendre le contenu des comptes spéciaux comme les « comptes divers débiteurs et créditeurs », les comptes d'attente ou les comptes de régularisation pour les charges et produits à différer d'un exercice à l'autre, afin d'en apprécier la légitimité et l'impact ;
de contrôler la trésorerie disponible en fin d'exercice, notamment par l'examen de l'extrait de compte et du rapprochement bancaire si la copropriété est en compte séparé ou individualisé…

Ces investigations permettront de maîtriser les charges en recherchant les pistes d'économies, de redresser d'éventuelles erreurs, de pointer des dérapages, de vérifier que l'information transmise par le syndic en cours d'année est conforme à l'état des comptes et des dossiers. Elles permettront également de mesurer d'éventuelles distorsions et d'en comprendre les causes avant de travailler au redressement de la situation. Enfin, toute cette information sera indispensable à l'élaboration du compte-rendu d'exécution de la mission du conseil syndical (art. 22 du décret de 1967).

Par ailleurs, la connaissance approfondie de la situation réelle du syndicat, tant en termes juridiques, comptables que de gestion, permettra de travailler plus efficacement sur le prochain budget prévisionnel.

L’aide de l’ARC

Si vous êtes adhérents collectifs de l'ARC ou de l'UNARC ! L'association vous apporte deux grandes réponses pour vous aider dans cette tâche indispensable :

L’ARC met à votre disposition de nombreux guides pratiques gratuits ou, qui vous guideront dans la compréhension des postes à contrôler et des sources d'économies. Nous vous conseillons en particulier les guides gratuits suivants :

Le cahier du contrôle des comptes : www.unarc.fr/vs41
Contrôle des comptes : les 25 premiers gestes : www.unarc.fr/ru97

Vous les trouverez dans l'espace Librairie du site de l'ARC (http://arc-copro.fr/librairie/),

L’ARC peut vous assister dans le cadre de l'article 27 du décret de 1967, en mettant à votre disposition un contrôleur de comptes. Celui-ci concourra à une bonne maîtrise progressive des comptes l’ARC en vous accompagnant dans l'accès aux pièces et lors de la séance de contrôle, en vous formant pendant cette séance et en rédigeant, si vous le souhaitez, un rapport de synthèse ou détaillé a l'issue de la séance. Ce service est payant, mais il est toujours intéressant et – en fait – très rémunérateur, car le contrôleur est avant tout un conseiller et un facilitateur pour entrer dans les comptes, les analyser, les comprendre et en tirer le meilleur parti dans l'intérêt de tous les copropriétaires.

Ce concours vous fait donc forcément économiser de l'argent en identifiant des dépenses inutiles, des facturations illégales ou abusives. Le contrôle des charges assisté a souvent contribué à améliorer la transparence de la gestion et a rééquilibrer le rapport de force entre les syndics professionnels et les copropriétaires. Vous trouverez le détail de cette assistance en suivant les liens suivants :

Contrôle de comptes chez le syndic : www.unarc.fr/k9u3
Contrôles de comptes et de gestion (et contrôles ciblés) :www.unarc.fr/1wt6

Contrôle des comptes de votre copropriété : tous les outils et moyens mis à votre disposition par l’ARC : www.unarc.fr/gdq1
Demande de contrôle de comptes et de gestion : ici

Le contrôle des comptes annuels est une tâche qui se programme avec votre syndic :

dans le temps (compatible avec le temps nécessaire pour effectuer la reddition des comptes par le service comptable et avec la date d'AG),
pour l'espace (disponibilité d'une salle) ;
pour l'articulation des commissions du conseil syndical, si elles existent ;
pour les conclusions de contrôle sous la forme d'un rapport ou d'un compte-rendu de la mission du conseil syndical à l'AG ;
pour les ajustements avec les services du cabinet de syndic afin d’améliorer la gestion.

Bon courage et bon travail à tous.

Si vous souhaitez adhérez à l’ARC comme conseil syndical, c’est simple :

http://arc-copro.fr/les-services-outils