Imposer une dynamique pour procéder à un contrôle des comptes et de la gestion efficace

Il est fréquent que le conseil syndical attende le feu vert du syndic pour commencer à procéder aux contrôles des comptes et de gestion de sa copropriété.

En effet, de nombreuses copropriétés ont une date de fin d’exercice au 31 décembre attendant gentiment que le syndic leur envoie les comptes pour ensuite leur laisser quelques jours pour contrôler les dépenses et valider les annexes comptables qui leur sont soumises.

Il s’agit d’une grossière erreur, souvent préméditée par le syndic, afin que le conseil syndical n’ait justement pas suffisamment de temps et ne puisse voir que la partie émergée de l’iceberg.

Présentons les préconisations de l’ARC Nationale.

I- Le contrôle des comptes et de gestion

Le contrôle que doit opérer le conseil syndical concerne d’une part les comptes mais d’autre part la gestion de la copropriété.

Le contrôle de la gestion consiste à vérifier les contrats en cours, les avenants, les consommations de fluides (eau, chauffage, électricité…), la gestion du personnel…

Cette analyse doit alors déterminer s’il est nécessaire de mettre certains prestataires de la copropriété en concurrence ou carrément résilier des contrats du fait des manquements à leurs obligations nécessitant de trouver en parallèle de nouvelles sociétés.

Cette démarche demande du temps et de l’anticipation ne pouvant pas attendre gentiment que le syndic remette les documents.

Par conséquent, le conseil syndical doit imposer une dynamique en demandant une copie des contrats, en identifiant les dates d’anniversaires et les délais de prévenance pour éventuellement les résilier.

Il faudra également vérifier la pertinence des relevés des compteurs.

L’objectif est d’identifier si certains compteurs sont dysfonctionnels, et en demandant le cas échéant de les remplacer, ou bien si la situation est grave, imposer une réunion avec le prestataire pour obtenir des avoirs à défaut d’acter la résiliation.

II – Un contrôle des comptes

Comme indiqué, il faut surtout ne pas attendre le feu vert du syndic pour contrôler les comptes.

Le conseil syndical doit imposer « un tempo » en demandant au syndic les premiers documents stratégiques tels que le Grand livre, la balance, les relevés bancaires, les factures.

Le syndic risque d’indiquer que les comptes ne sont pas finalisés, cela n’est pas grave car le conseil syndical pourra déjà procéder à un premier balayage tout en contrôlant en parallèle les factures, les relevés bancaires qui sont déjà produits.

Ce premier contrôle permet d’identifier les premières anomalies que le syndic devra corriger.

L’objectif est de gagner du temps pour être en mesure de valider les annexes comptables qui seront jointes à l’ordre du jour et qui permettront aux copropriétaires d’approuver les comptes de charges.

Rappelez-vous : le contrôle des comptes ne se limite pas aux factures mais bien à un audit des finances et de la comptabilité de la copropriété.

A titre d’exemple, les travaux non terminés en fin d’exercice doivent être analysés et justifiés par le syndic.

L’ARC Nationale propose des consultations comptables ainsi que des contrôles des comptes qui peuvent se réaliser chez le syndic.

C’est à vous de jouer.