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Est-il impératif d’être copropriétaire pour tenir un poste au sein du bureau de l’assemblée générale des copropriétaires ?
L’article 15 du Décret du 17 mars 1967 précise :
« Au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et de l'article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.
Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale ».
Le secrétaire est-il nécessairement un copropriétaire ou le Syndic en cours de mandat ?
Un Syndic candidat à ce poste pour la copropriété, donc extérieur au Syndicat des copropriétaires, peut être régulièrement désigné secrétaire de séance.
La question du Syndic non professionnel n’est pas abordée dans la mesure où il s’agit d’un copropriétaire (article 17-2 de la Loi du 10 juillet 1965).
Les articles 7 à 21-1 du Décret du 17 mars 1967 fixent les dispositions légales en matière d’assemblée générale de copropriétaires.
La jurisprudence est venue, à de nombreuses reprises, préciser ces textes légaux.
1. Sur les postes de Président et de scrutateur, le cas échéant
Il a été reconnu à l’article 15 du Décret du 17 mars 1967 précité un caractère d’ordre public, de sorte qu’il n’est pas possible d’y déroger (Article 43 de la Loi du 10 juillet 1965 - Cour d’appel de Pau, 18 janvier 1990).
Le Président de séance est nécessairement un copropriétaire et un tiers mandataire ne peut pas être désigné Président de l’assemblée générale.
Cela signifie que le détenteur d’un pouvoir, non copropriétaire lui-même, ne peut pas être élu Président de l’assemblée générale.
En outre, dans un arrêt en date du 06 novembre 2002 (n°00-10.405), la Cour de cassation, 3ème chambre civile, a considéré que les fonctions de Président et de secrétaire sont légalement distinctes, de sorte que le Président ne peut pas exercer également les fonctions de secrétaire.
La solution est la même pour le scrutateur ; le Président de séance ne peut pas cumuler les fonctions de Président de séance et scrutateur (Cour d’appel de Paris, 23 octobre 2013).
Enfin, l’élection des scrutateurs est, in fine, optionnelle, sauf si le Règlement de copropriété fixe le principe et le nombre de scrutateurs.
La règle est que, tout comme pour le Président, seuls des copropriétaires peuvent être désignés scrutateurs.
Ces règles étant posées, qu’en est-il du secrétaire de séance ?
2. Sur le poste de secrétaire
La désignation d’un secrétaire de séance est une obligation.
Pour rappel, la mission première du secrétaire de l’assemblée générale est d’en établir le procès-verbal, avec mention des réserves sur la régularité des décisions éventuelles soulevées par les copropriétaires opposants.
Le texte de l’article 15 du Décret du 17 mars 1967 précise que le Syndic, sous contrat avec le Syndicat des copropriétaires, assure le secrétariat sauf décision contraire de l’assemblée générale.
Par principe, le Syndic est secrétaire et il est nécessaire d’obtenir un vote contraire en assemblée générale si le Syndicat des copropriétaires souhaite élire une autre personne au poste de secrétaire (majorité de l’article 24 de la Loi du 10 juillet 1965).
Cette solution est effectivement dictée par la pratique ; le Syndic professionnel dispose de logiciels qui lui permettent d’assurer le décompte des voix au fur et à mesure du déroulé de l’assemblée générale.
En revanche, cela tend à dire que le secrétaire n’est pas nécessairement un copropriétaire.
Néanmoins, le Syndic en exercice est un mandataire du Syndicat des copropriétaires ; il n’est pas totalement tiers à la copropriété.
Un tiers peut-il être désigné secrétaire, contrairement aux règles dégagées par la jurisprudence concernant le Président de séance et les scrutateurs, le cas échéant ?
La Cour de cassation, dans l’arrêt du 16 octobre 2025 (n°24-10.872) semble l’admettre puisqu’un candidat au poste de Syndic, donc sans lien, même contractuel, avec le Syndicat des copropriétaires, peut valablement être désigné secrétaire de séance.
Cette solution avait déjà été dégagée par cette même chambre dans son arrêt du 17 juillet 1996 (n°94-15.140), mais cet arrêt n’était pas publié.
Dans cette espèce, le salarié d’un candidat au poste de Syndic avait été valablement désigné en qualité de secrétaire.
L’arrêt du 16 octobre 2025 n’est pas non plus publié.
Doit-on en tirer comme conséquence que la Cour de cassation est encore hésitante à reconnaître qu’un tiers au Syndicat des copropriétaires peut être secrétaire de l’assemblée générale ?
A ce jour, les tiers concernés par les deux décisions (de 1996 et 2025) sont en lien indirect avec le Syndicat des copropriétaires puisqu’il s’agit de candidats au poste de Syndic.
En outre, une élection a lieu à chaque fois ; l’assemblée générale a accepté la désignation de ce candidat au poste de secrétaire.
Rien n’empêche, a priori, un tiers, mandataire ou non, de se présenter au poste de secrétaire.
Une élection étant nécessaire, les copropriétaires présents pourraient s’opposer à la désignation d’un tiers, sans aucun lien avec le Syndicat des copropriétaires, au poste de secrétaire, au regard de l’importance de cette fonction.
Pour rappel, l’article 17 du Décret du 17 mars 1967 dispose, notamment :
« Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.
Les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal ».