Décidément, les mesures sanitaires sont le bon alibi pour vendre de la dématérialisation essayant de faire croire que l’on peut substituer les échanges physiques et la transmission de documents papiers par de la digitalisation.
Or, nous le savons bien, pour qu’une réunion soit productive et efficace, rien ne remplace une réunion physique dans laquelle on dialogue et on échange des documents qui sont au fur et à mesure modifiés en fonction de l’évolution de la réflexion.
Le même constat est à faire en matière de transmission de document.
A partir du moment où la personne dispose de documents papier, elle est alors plus enclin à les lire avec attention, à procéder à des annotations, à comparer une donnée se trouvant dans une page par rapport à une information figurant sur une autre page.
Bref, même s’il faut limiter la production de document, il est nécessaire que les copropriétaires et le conseil syndical disposent de supports papiers surtout lorsqu’il s’agit d’étudier des données importantes ou stratégiques.
C’est pour cela que nous déconseillons aux copropriétaires d’opter pour la notification électronique des documents et en particulier de la convocation d’assemblée générale.
Bien évidemment, les syndics essayent de faire "des pieds et des mains" pour inciter les copropriétaires à opter pour l’envoi ou la notification électronique. L’objectif n’étant pas de lutter contre la déforestation, mais le coût des reprographies des documents qu'ils doivent supporter.
Car en effet, les frais de photocopies sont inclus dans les honoraires de base.
Après cette longue introduction, voyons la campagne coup de poing de Citya, pour inciter les copropriétaires à accepter les notifications par voie électronique.
I. Une lettre d’information de plus
En cette période de crise sanitaire, les syndics et surtout les grands groupes bombardent de lettre d’information à destination des copropriétaires, essayant de vendre avec subtilité divers services.
En premier lieu, nous retrouvons les paiements en ligne depuis l’extranet de la copropriété.
La deuxième action est l’acception des notifications électroniques des documents.
A ce titre, voici un extrait de la lettre d’information, ou plutôt commerciale qui a été envoyée par le groupe Citya à des copropriétaires.
Eh oui, tout est calculé ! On profite de cette période d’état d’urgence pour essayer d’arracher le consentement du copropriétaire, en lui demandant uniquement d’appuyer sur le bouton « j’accepte ».
Or, rappelons-le, conformément à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, le copropriétaire doit exprimer un consentement express obligeant le syndic à une transparence sur les conséquences de la notification électronique, avec notamment le fait que le copropriétaire ne recevra plus les documents de manière matérialisée.
En effet, nombreux copropriétaires pensent que la dématérialisation des documents reste une commodité supplémentaire à l’envoi des documents papiers.
II. Une communication bien rédigée
Bien évidemment, l’objectif du groupe est de rendre l’offre de la dématérialisation un peu plus « sexy » et dans l’air du temps.
Nous avons donc eu le droit à l’argument : « 3 000 arbres préservés chaque année » sans connaitre les sources de cette estimation. Plus démagogique avec l’argument « plus besoin de signer » ! Comme si cela était pénible et demandait un effort surhumain.
Et bien sûr au final, « 40% d’économie réalisée pour vous et votre copropriété » ! Comment ne pas résister ?
Mais cette information est erronée, car les frais d’affranchissement y compris pour ceux qui acceptent l’envoi dématérialisé des documents sont répartis sur l’ensemble du syndicat des copropriétaires et non pas uniquement au profit de celui qui en a opté pour cette solution.
Par ailleurs, l’économie est logique puisqu’il s’agit d’envoyer un mail sécurisé.
D’ailleurs, arrêtons-nous un instant sur le tarif de 3,96 €. Comment le groupe Citya explique-t-il ce tarif pour une notification électronique ?
N’est-ce pas un prix excessif, permettant finalement au groupe Citya d’utiliser l’envoi électronique des documents pour dégager de nouveaux profits ?
En effet, au-delà des économies générées par la réduction de production papier, il est possible que ce groupe marge également sur l’envoi électronique des documents.
Or, le point 7.1.5 du contrat-type précise que le syndic doit facturer aux frais réels, les coûts d’affranchissement ne pouvant pas générer de profits sur cette opération.
« L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à un remboursement du syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés. »
Une vigilance accrue des copropriétaires et du conseil syndical doit être plus que jamais au rendez-vous !