ABUS N° 4417 : Communication des annexes au procès-verbal : le refus irrégulier du syndic IMMO de France

16/10/2018 Abus

Les copropriétaires s’interrogent parfois sur la légalité du déroulé de l’assemblée générale : application de la majorité adéquate à chaque résolution, distribution des mandats, décompte des voix…

Outre le procès-verbal de l’assemblée générale, ses annexes représentent une source privilégiée pour le contrôle, par les copropriétaires, de la bonne tenue de l’assemblée générale.

Ces derniers font alors souvent face à des obstructions injustifiées des syndics professionnels concernant l’envoi de ces documents.

I. Le contenu du procès-verbal et des annexes

Le secrétaire, en principe le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée générale (art. 15 du décret du 17 mars 1967), doit établir l’original du procès-verbal en fin de séance, le parapher et le signer, ainsi que les autres membres du bureau (président, scrutateurs) selon l’article 17 du même texte qui les y oblige.

Une feuille de présence comprenant le nom et le domicile de chaque copropriétaire est éditée avant la tenue de l’assemblée générale.

Elle est signée par les copropriétaires présents, au fur et à mesure de leur arrivée, ainsi que par chaque mandataire, après avoir reporté son identité.

Elle est contrôlée et certifiée exacte par le président de séance.

Les pouvoirs des copropriétaires absents et représentés sont rattachés à cette feuille de présence.

Cet ensemble constitue les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale (art. 14 du décret du 17 mars 1967).

II. Diffusion par le syndic aux copropriétaires

Le syndic est tenu par deux obligations indépendantes :

  • Il doit notifier systématiquement aux copropriétaires opposants ou défaillants (absents et non représentés) les décisions de l’assemblée générale dans le délai de deux mois suivant cette réunion du syndicat des copropriétaires (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).
  • Il doit adresser une copie certifiée conforme du procès-verbal et/ou de ses annexes (feuille de présence, mandats de représentation) à tout copropriétaire en faisant expressément la demande (art. 33 du décret du 17 mars 1967).

Le syndic commet donc une faute en rejetant cette requête légitime d’un copropriétaire et engage sa responsabilité civile délictuelle à l’égard de la personne lésée (Cass 3e civ. 24 septembre 2008, n° 07 – 16334).

C’est pourtant ce que refuse le syndic IMMO de France à des copropriétaires d’une résidence parisienne gérée par ses soins. Il leur communique certes la feuille de présence, mais nullement les mandats de représentation associés, prétendant tantôt que cette diffusion :

  • est « confidentielle entre le mandant et son mandataire donc aucune diffusion possible a un autre propriétaire» par un courriel du 14 mai 2018 ;
  • puis la position s’assouplit : le syndic attend « l’accord écrit des mandataires » autorisant le syndic à transmettre ce pouvoir à un autre copropriétaire (courriel du 26 juin 2018 – cf. copie ci-dessous) ;
  • suite à un autre recommandé le syndic affirme appliquer « la réglementation en vigueur selon le texte transmis sur la confidentialité des pouvoirs », qui nous échappe (au regard du principe précité énoncé à l’article 33 du décret du 17 mars 1967) et qu’il ne prend bien évidemment pas soin de préciser dans son courriel du 6 juillet 2018 :
4417

S’il était dans son bon droit, le syndic n’enverrait pas des réponses de ce type.

Les copropriétaires sont donc bien fondés à requérir du syndic une copie certifiée conforme du procès-verbal et de ses annexes réglementaires (feuille de présence et pouvoir), sans que celui-ci ne leur oppose la moindre objection sur une prétendue règle de confidentialité sur l’identité des mandataires, les adresses y figurant, qui imposerait l’aval des personnes concernées (mandant et/ou mandataire) avant toute transmission.

 

Mots clés associés

article 15 du décret du 17 mars 1967
article 42 de la Loi du 10 juillet 1965
IMMO de France
assemblée générale - annexes procès-verbal
assemblée générale - feuille de présence
assemblée générale - ses pouvoirs
article 33 du décret du 17 mars 1967
mandat de représentation
copropriétaire - droits
syndics - les obligations