ABUS N° 4425 : Quand le syndic SGA oublie de rapprocher la date d’effet du contrat à la période facturée

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Abus
02/11/2018

ABUS N° 4425 : Quand le syndic SGA oublie de rapprocher

la date d’effet du contrat à la période facturée

 
La vérification annuelle des comptes permet aux copropriétaires de constater des erreurs manifestes de gestion du syndic et de requérir de celui-ci les corrections appropriées.
 
En l’espèce, le manquement du syndic francilien SGA porte sur le contrat d’entretien des espaces verts de l’immeuble.

I. Le syndic est chargé de l’administration courante de l’immeuble

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic a pour mission d’administrer l’immeuble, ce qui s’entend de la conservation de l’immeuble (parties communes et équipements collectifs).
 
Pour ce faire, il fait adopter en assemblée générale un budget prévisionnel de fonctionnement intégrant les prestations de maintenance, dont il doit assurer l’exécution conformément aux termes du contrat signé avec l’entreprise (art. 14-1 et 18 de la loi du 10 juillet 1965).
 
Autrement dit, il lui incombe notamment de contrôler les factures des prestataires par rapport au contrat, s’assurer de l’exécution des prestations et dans l’affirmative les régler (art. 14-3 de la loi du 10 juillet 1965).

II. Le syndic doit refuser de payer des factures hors contrat ou commande

En l’espèce, une copropriété francilienne, ayant pour syndic SGA, décide de souscrire un contrat d’entretien des espaces verts pour un montant annuel de 2 880 euros T.T.C., payable trimestriellement (720 euros T.T.C.), avec une prise d’effet au 1er octobre 2017.
 
L’entreprise retenue envoie au syndic, pour le compte du syndicat, une facture en date du 31 décembre 2017.
 
Quelle ne fut pas la surprise des membres du conseil syndical qui contrôlaient les comptes, de constater que cette facture était d’un montant de 1 440 euros pour les 3ème et 4ème trimestre 2017, alors que le syndicat n’est concerné que par un trimestre en 2017, la prise d’effet intervenant le 1er octobre 2017.
 
Le syndic SGA ne s’est pas aperçu de cette « erreur » de l’entreprise de jardinage et a réglé la somme réclamée.
 
Il aurait dû soit retourner la facture, soit demander un avoir pour le 3ème trimestre et ne payer que le 4ème.
 
Nous sommes bien en présence d’une faute de gestion que le syndic doit traiter en demandant un remboursement à l’entreprise, ou en prenant en charge cette dépense supplémentaire due à un défaut de vigilance.
 
A défaut de la correction demandée, le président de séance de l’assemblée générale doit demander au secrétaire de séance, presque toujours le syndic, de rectifier les comptes avant de les soumettre au vote.  
 
Bien entendu, il faut donc bien contrôler toutes les factures du syndicat avant que les comptes ne soient arrêtés et les convocations envoyées.