Comment choisir son syndic. Les réponses du PARTICULIER Immobilier et de l’ARC
Le PARTICULIER Immobilier vint de publier (numéro 300 de septembre) un article concernant les critères de choix d’un syndic.
Nous extrayons quelques passages de cet article qui cite abondamment l’ARC.
Nous revenons, à cette occasion, sur l’indispensable guide « Bien choisir son syndic de Copropriété » publié aux Éditions VUIBERT et qui - en annexe - fournit 38 questions et critères pour savoir « qui » est vraiment votre syndic ou « qui » est vraiment le syndic que vous souhaitez élire le cas échéant.
I. Extraits de l’article du PARTICULIER Immobilier
Votre syndic est-il bon ?
Les clés pour évaluer sa gestion
Les copropriétaires ont parfois de bonnes raisons de se plaindre de leur syndic. Mais quels sont les critères réellement pertinents pour juger de ses compétences ou de ses négligences ?
Alors que le gouvernement s'apprête à légiférer pour mieux encadrer les contrats de syndics nous avons sélectionné six critères d'évaluation pour vous aider à juger de la qualité de votre syndic : adéquation aux besoins de la copropriété, communication, coûts, rigueur comptable, préparation et tenue de l'assemblée générale, politique de suivi des charges. À vous de jouer.
1. LES COMPÉTENCES DU SYNDIC SONT-ELLES ADAPTÉES À VOTRE COPROPRIÉTÉ?
Copropriété de moins de dix lots, bâtiment haussmannien, ou grand ensemble des années 1970, tous les immeubles n'offrent pas le même degré de complexité pour la gestion. « Une petite copropriété n'a aucun intérêt à se diriger vers une grosse ou une moyenne structure pour qui, ce contrat ne sera pas prioritaire. Celle-ci a toutes les chances de lui déléguer un gestionnaire novice ». À l'inverse, là où un petit cabinet peut être très performant sur des immeubles de 10 à 15 lots, il sera plus limité pour gérer des copropriétés plus imposantes.
Certes, ces conseils n'ont de sens que si le gestionnaire n'est pas surchargé, comme c'est, hélas, souvent le cas. « Au-delà de 2000 lots par gestionnaire,(...). Assurer une prestation de qualité avec une charge de travail aussi importante devient en effet très difficile ». Si votre copropriété connait des difficultés liées à des impayés récurrents, la politique de votre administrateur concernant ce type de litige doit être questionnée. Comment procède-t-il à l'amiable? À partir de quel montant la procédure contentieuse est-elle enclenchée ?
En laissant filer les impayés, un administrateur de biens peut vite déséquilibrer les comptes d'un immeuble. Mais, à l'inverse, si celui-ci envoie le dossier chez l'avocat au premier impayé, les frais de procédures risquent de revenir cher à la copropriété. Sachez qu'en dessous de 10000 € de dettes, il est possible de saisir le tribunal d'instance gratuitement sans passer par un avocat. Votre gestionnaire le fait-il ?
2. Communique-t-il correctement avec la copropriété
Messages laissés sans réponses, contentieux qui traînent en longueur, gestionnaires aux abonnés absents, ce qui est perçu comme un manque de diligence a le don d'agacer les copropriétaires. « Lorsque je réponds à un appel d'offres, c’est de cela qu'ils se plaignent chez leur ancien syndic. L'augmentation des charges, ou la rigueur comptable sont rarement mises en avant », reconnaît F. G. Si la réactivité n'est pas le plus fiable des indicateurs pour juger des qualités d'un syndic, c'est en tout cas le plus visible. « Les copropriétaires attendent qu'on réponde à leurs appels, et c'est normal. Mais quand les messages restent régulièrement sans réponse, il faut aussi comprendre pourquoi », rappelle N. B.. Le gestionnaire est-il débordé avec un nombre de lots trop important à gérer? Privilégie-t-il d'autres copropriétés plus rémunératrices? Le conseil syndical est-il efficace dans la transmission des informations, ou le gestionnaire est-il inondé d'appels redondants ? « Pour éviter les dysfonctionnements, nous avons simplifié le flux d'informations. En cas de question ou de sinistre, les copropriétaires s'adressent au conseil syndical, qui transmet », témoigne Félix Guezenoc, président du conseil syndical [adhérent à l’ARC] d'une résidence d'une centaine de lots sur le Mont-Valérien, à Nanterre.
Cibler les raisons d'un déficit de communication est primordial. « Un syndic m'a montré la vingtaine de mails de relance qu'il a envoyés dans le cadre d'un sinistre. Et cela fait un an que l'expert ne rend pas son rapport. Le syndic n'est pas toujours responsable de ce type d'errances ».
Mais lorsque le manque de communication est le fait d'une négligence, voire d'une volonté affichée, les conséquences peuvent être désastreuses. Si un message ne doit pas rester 48 heures sans réponse, le délai franchit, hélas, très souvent ce seuil. « Ce n'est pas normal. D'autant qu'avec l'utilisation des mails et des SMS, il est très facile de marquer la prise en compte d'un message ». De même, avec l'essor d'Internet, les syndics sont de plus en plus nombreux à rendre accessibles aux copropriétaires les documents relatifs à leur immeuble - règlement de copropriété, procès-verbal d'assemblée, état des charges et, dans certains cas, les devis ou appels d'offres ou encore le carnet d'entretien.
Ces outils permettent-ils un gain en transparence ? «L'excès de données peut parfois être trompeur Les syndics communiquent abondamment sur leurs outils, mais les informations sensibles restent toujours aussi difficiles à obtenir », estime Claude Pouey de l'Association des responsables de copropriété (ARC).
3. Les coûts sont-ils raisonnables ?
Facturations abusives, clauses jugées illicites, l'enquête menée en mai dernier par l'UFC-Que Choisir et l'arc passant au crible les contrats groupes des principaux administrateurs de biens syndics (Foncia, Nexity, Immo de France, Urbanía, Citya) rappelle leur réalité. La facturation de frais devant être inclus dans le forfait est monnaie courante. Résultat : des surcoûts liés aux prestations annexes pouvant représenter jusqu'à 50 % du prix du forfait de base. « Les grands groupes bradent leur forfait de base, mais ils se rattrapent sur les extras. Il faut se battre pour faire comprendre cela aux copropriétés. Le plus souvent, elles se dirigent vers le moins-disant », témoigne un administrateur de biens indépendant.
Votre syndic respecte-t-il la réglementation, et notamment l'arrêté Novelli, listant précisément les prestations devant figurer dans le forfait de base ? Location d'une salle dans les locaux du syndic, frais administratifs, déclaration de sinistre, détention et gestion des archives, frais de relance (...) vous sont-ils facturés en sus ? « Un syndic dont le contrat n'est pas en règle, c’est loin d'être rare. En revanche, il doit être capable de supprimer les clauses qui ne vous conviennent pas ou qui peuvent être jugées illégales », indique Claude Pouey.
Si un contrat de syndic n'est pas un contrat d'adhésion, encore faut-il avoir les armes pour savoir le négocier. [on peut] essayer d'obtenir une diminution du coût de la tenue de l'AG en dehors des heures ouvrables, des états datés (pour lesquels un certain nombre d'abus existent alors qu'ils ne devraient pas dépasser 250 €), du coût de gestion d'un emprunt (pas au-delà de 0,5 %) et bien sûr la suppression de facturations devant intégrer le contrat de base (se référer à l'arrêté Novelli, en attente de la loi Duflot sur le logement).
Certes, plus la copropriété est petite et plus la négociation sera ardue. Reste que certains signaux doivent servir d'alerte et déclencher une discussion. Attention notamment aux contrats trop longs et illisibles. « Si vous ne comprenez pas l'énoncé de certaines prestations, il faut vous les faire expliquer par écrit, ou les supprimer. Idem si les clauses sont trop larges. Certains contrats précisent une liste des conditions particulières non limitatives. C'est abusif ».
4. La tenue des comptes est-elle rigoureuse ?
Débit, crédit, compte banque, compte fournisseurs... La lecture des comptes de copropriété a de quoi décourager bon nombre de conseils syndicaux (voir « Vérifiez les comptes de votre copropriété », LPI n°290). Pourtant, certains indicateurs peuvent être précieux pour jauger de la bonne gestion de leur immeuble et de leur trésorerie. «Les copropriétaires se contentent parfois de faire correspondre factures et dépenses. Cela ne renseignera pas sur la bonne gestion des comptes, mais pourra fournir un indicateur sur la qualité de leur tenue. Si un certain nombre de factures ont la même date dans le grand livre, où si la date de paiement est très proche de la date d’enregistrement, c'est que les écritures ne reflètent pas forcément la réalité», précise Albin Philipps, de l'ARC.
Ce qui témoigne a minima d'un manque de rigueur comptable, voire beaucoup plus.
Autre signe d'une gestion peu orthodoxe, les délais de paiement. Il faut, pour le repérer, mettre en regard la date des ordres de services et celle à laquelle les sommes sont débitées sur le compte bancaire. Si le gestionnaire est rigoureux lorsqu'il paye ses fournisseurs à trente jours, il fait de la trésorerie au-delà. « Ce n’est sûrement pas un hasard si les syndics ayant mis en place un compte séparé règlent les factures plus rapidement. Si un syndic vous dit d'emblée que le compte séparé n'est pas une bonne chose pour la copropriété, cela doit vous mettre la puce à l'oreille », prévient R. L. En attendant que la future loi sur le logement rende le compte séparé obligatoire (voir encadré ci-dessus), demandez-vous quelle est la politique de votre syndic en la matière. Par ailleurs, veillez à ce que sa tenue ne soit pas surfacturée.
Alors que certains syndics le présentent d'office, d'autres continuent de le facturer jusqu'à 40 % plus cher, selon l'ARC. La gestion du compte séparé ne devrait en réalité pas engendrer un surcoût supérieur à 10 %. Pour finir, il existe un autre signe détectable du bon exercice de sa mission comptable par votre syndic : la qualité de la planification de la trésorerie de l'immeuble. Par exemple, regardez en fin d'exercice l'écart entre le budget voté et celui réalisé. Il devrait se situer entre +10 % et -10 %. « Si le budget dépasse régulièrement ces 10 %, le syndic a peut-être tendance à faire de la trésorerie en plaçant une partie de l'argent à son profit. Mais en deçà de ce pourcentage, il met la copropriété en difficulté. Dans les deux cas, il y a un souci », explique F. B.
Vers un contrat mieux encadré
Le projet de loi sur le logement examiné a la rentrée par les députes devrait contenir deux dispositions follement demandées par les associations de copropriétaires et de consommateurs. Pour mettre fin à la facturation abusive de certaines prestations et au non-respect de l’arrêté Novelli qui liste les prestations devant faire intégrer le contrat de base, la logique va en être inversée. C’est la liste des frais particuliers qui sera déterminée par décret. Toutes les autres prestations seront donc réputées « de gestion couvrante » et ne pourront faire l'objet d'une facturation supplémentaire en dehors du forfait annuel. Autre nouveauté, le compte séparé serait rendu obligatoire (et non plus sujet a dérogation). Alors que les administrateurs de bien surfacturent le plus souvent cette prestation afin de dissuader les copropriétaires d'y souscrire, ces derniers n'auront plus le choix. Ainsi, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 sera modifié pour améliorer la bonne tenue des comptes des copropriétés : suppression de toute dérogation à l'obligation de l'instauration du compte séparé, obligation pour le syndic, d’établir le budget provisionnel en concertation avec le conseil syndical, interdiction pour un syndic d'avancer des fonds à un syndicat de copropriétaires, dans un souci de clarification et de transparence financière.
5. Sa gestion de l’assemblée générale est-elle bonne ?
Dans l'idéal, une assemblée générale se prépare trois mois en amont. L'objectif est d'en valider les ordres du jour, les devis pour travaux, de passer au crible le contrat du syndic en cas de renouvellement. « Faute de temps, de la part du syndic, mais aussi du conseil syndical, cette réunion est souvent remplacée par un échange de mails. C'est loin d'être satisfaisant. Si le conseil syndical est motivé, il faut que le gestionnaire s'implique ».
De même, le conseil syndical doit pouvoir négocier au préalable quelles seront les personnes qui assisteront à l'AG et quel est leur coût horaire. La présence du gérant est-elle bien nécessaire? Le gestionnaire doit-il être assisté d'une secrétaire?
Par ailleurs, l'analyse des devis doit être minutieuse. Ces derniers sont-ils correctement détaillés ? Évoquent-ils plusieurs scénarios de travaux et de coûts ou s'agit-il d'un devis arrangé? Y a-t-il un ou plusieurs devis ? « Parfois, on a un seul devis, car le syndic n'a pas pris la peine de relancer les entreprises. D'autres fois, il s'agit de devis de convenance. Ils sont généralement très succincts », constate F. B. En AG, lors du vote des travaux, rappelez-vous que les honoraires doivent désormais être négociés au coup par coup, et non plus précisés dans le contrat (loi Boulin du 25.03.09). Même à titre « indicatif » comme c'est parfois le cas. Plus le coût des travaux est élevé, plus le taux d'honoraires doit être faible.
Autre point d'achoppement : le syndic accepte-t-il les entreprises proposées par le conseil syndical? Dans le cas contraire, les copropriétaires sont en droit de se demander pourquoi. « Nous présentons régulièrement nos propres entreprises, cela facilite le choix. Il n'y a pas de suspicion quant aux raisons pour lesquelles les entreprises travaillent sur notre résidence », explique Claude Mauléon, copropriétaire à l'Hay-les-Roses (94) (adhérent à l’ARC).
Si le syndic possède des filiales (assurance, ascenseur...), il y a des chances pour qu'il tente de les imposer aux copropriétaires Quand c'est le cas, il a l'obligation d'inscrire au PV ce qui lie son cabinet aux entreprises choisies (art. 39 décret du 17 mars 1967). Cela n'est pas toujours spécifié, des syndics ayant même été condamnés à ce titre [comme le groupe LOISELET]. Seule solution pour le vérifier, rechercher les statuts de ces entreprises sur Internet en les couplant avec les noms des dirigeants du cabinet d'administration de biens. Enfin, un point que certains copropriétaires peuvent juger anodin, mais qui en dit long sur la rigueur du gestionnaire : respecte-t-il les délais légaux liés à la tenue d'une AG? En effet, la présentation des comptes doit intervenir six mois après leur clôture. Le PV d'AG, lui, doit arriver dans les deux mois qui suivent cette dernière. « S'il dépasse ce délai, il faut comprendre pourquoi. Est-il surchargé ? Négligent ? ».
6. Est-il actif dans la réduction des charges ?
S'il est de la mission du syndic de remettre régulièrement en concurrence les contrats des prestataires, ou de se défaire des contrats inutiles, peu l'honorent. « Les syndics qui le font de façon systématique se comptent sur les doigts d'une main, Mais, lorsque le conseil syndical lui met la pression, le syndic doit s'exécuter », constate Claude Pouey de l’ARC.
C'est à la copropriété qu'appartient la stratégie de sa gestion, le syndic étant chargé de la mettre en œuvre au quotidien. Dans l'idéal, il faudrait remettre les prestataires en concurrence tous les trois à cinq ans. Certes, avec la forte hausse des coûts de l'énergie ces dernières années et l'importance des frais de chauffage dans le total des charges (de 30 à 50 % selon les configurations, lorsque la copropriété est équipée d'un chauffage collectif), diminuer le poids des charges n'est pas toujours aisé. «Aujourd'hui, c'est plus difficile de s'engager sur une baisse, mais on peut s'engager à ce qu'elles n'augmentent pas, en renégociant les contrats qui peuvent l'être ».
Sur les immeubles comprenant de nombreux équipements (gardiens, chauffage, jardins) la marge de manœuvre (hors abus manifeste des prestataires) est parfois ténue, le montant des charges fixes pouvant monter jusqu'à 80 %. Et tout ne peut pas être négocié à la baisse. Le prix du litre d'eau est fixé par décret. La fourniture de fioul est négociable, mais une baisse en qualité peut encrasser plus rapidement la chaudière.
Les charges sont une chose, les avantages financiers dont peut bénéficier la copropriété en sont une autre. Là encore, les gestionnaires ont des progrès à faire.
Peu connus des copropriétaires, les certificats d'économie d'énergie (CEE), monnayables pour les copropriétés lors de l'achat de matériels énergétiquement performants (chaudières à condensation, travaux d'isolation, etc.), ne sont ainsi pas toujours bien rétribués et redistribués aux copropriétaires. « Je n'ai jamais vu un syndic informer correctement les copropriétaires quant aux gains qu'ils peuvent réaliser sur ces certificats », témoigne Julien Allix, spécialiste de la question à l'ARC.
Lors d'un changement de matériel, l'entreprise propose une remise qui est rarement discutée. Et largement sous-évaluée, par rapport à ce que la copropriété pourrait obtenir. « On parle parfois de dizaines de milliers d'euros. Et le rapport peut être du simple au double entre ce que les copropriétaires reçoivent et ce qu'ils seraient en droit de négocier », poursuit Julien Allix.
Des sommes non négligeables... Si la copropriété a réalisé récemment des travaux d'amélioration énergétique, la copropriété a-t-elle été informée sur les avantages dont elle pouvait profiter? Sur ce point aussi, la compétence de votre gestionnaire peut, et doit, être évaluée ».
II. Le guide de l’ARC
Voici le sommaire de notre guide (octobre 2011) qui n’a pas pris une ride. Comme indiqué, vous trouverez en annexe de ce guide, les 38 critères qui vous permettrons de mieux choisir votre syndic.
Sommaire :
Introduction
Première partie : qui sont les syndics aujourd’hui :
Chapitre 1 : Les syndics professionnels et les obligations qui pèsent sur eux.
Chapitre 2 : L’histoire des syndics : du syndic de papa au syndic d’aujourd’hui.
Deuxième partie : la qualité de la gestion des copropriétés : généralités :
Chapitre 3 : À chacun son syndic. Les quatre niveaux de difficultés de gestion d’une copropriété
Chapitre 4 : Les trois axes à suivre pour une bonne gestion.
Chapitre 5 : Les cinq types de gestion.
Troisième partie : les qualités d’un bon syndic : ce qu’il doit faire/ce qu’il ne doit pas faire :
Chapitre 6 : Proximité, présence, disponibilité.
Chapitre 7 : La durée du contrat de syndic ;
Chapitre 8 : Le contrat de syndic ;
Chapitre 9 : Le compte séparé ;
Chapitre 10 : Le syndic et les relations avec le conseil syndical ;
Chapitre 11 : Le syndic et le règlement de copropriété ;
Chapitre 12 : Le contrôle des dépenses, des recettes, du suivi financier, des comptes et l’élaboration du budget ;
Chapitre 13 : La préparation de l’assemblée générale ;
Chapitre 14 : Le syndic et les photocopies pour l’assemblée générale (à lire absolument) ;
Chapitre 15 : Le recouvrement des impayés ce qu’est un bon syndic ?
Chapitre 16 : Le syndic et les sites Internet de copropriété ;
Chapitre 17 : Le syndic et les petits contrats de maintenance ;
Chapitre 18 : Le syndic et les entreprises ;
Chapitre 19 : Le syndic et le personnel ;
Chapitre 20 : Le syndic et le suivi des consommations (eau, chauffage, électricité) ;
Chapitre 21 : Le syndic et les assurances ;
Chapitre 22 : Les contrats de groupe ;
Chapitre 23 : Le syndic et les contrats de gaz et d’électricité ;
Chapitre 24 : Le syndic et la gestion de la sécurité et de la santé ;
Chapitre 25 : Le syndic et les gros travaux ;
Quatrième partie : quelques pratiques particulièrement indésirables
Chapitre 26 : Les 198 pratiques de base indésirables ;
Chapitre 27 : Un nouveau système pour permettre aux syndics de toucher des ristournes sur les travaux ;
Chapitre 28 : Syndic et sociétés de services : l’exemple d’un système nouveau préjudiciable aux copropriétaires.
Cinquième partie : peut-on trouver facilement un « bon » syndic ?
Chapitre 29 : Y-a-t-il des moyens simples pour trouver un bon syndic ?
Chapitre 30 : La question à poser à un candidat syndic.
Chapitre 31 : Comment trouver un syndic qui s’adapte ?
Chapitre 32 : Pour les pressés ou les paresseux.
Chapitre 33 : Trente-huit questions pour tester un syndic.
Annexes
- Contrats types de syndic.
- Les obligations du référentiel « Qualité-syndic ».
Pour commander ce guide : www.unarc.fr/em6w