Nous sommes souvent interrogés par les conseillers syndicaux pour savoir comment identifier un bon syndic et réaliser une mise en concurrence efficace des contrats.
Des questions légitimes qui ont tout leur sens, connaissant les syndics qui, de prime abord, se présentent comme des professionnels ayant comme seul objectif la défense des intérêts des copropriétés, pour ensuite s’apercevoir qu’ils sont avant tout des commerçants.
C’est d’ailleurs pour cela que l’ARC a publié un guide d’une cinquantaine de pages qui traite de la question de savoir comment réaliser une mise en concurrence efficace des contrats de syndic et trouver un bon cabinet, voir :arc-copro.com/s24n
En attendant la lecture de ce guide, mettons en exergue deux contrôles simples à réaliser afin d’avoir un avis rapide sur le sérieux du syndic prospecté.
Pour cela, il faut partir d’une réalité : les beaux discours des syndics ne suffisent pas !
A l’ARC nous savons d’expérience que « les paroles s’envolent » et que « seuls les actes restent ».
Il faut donc rentrer dans le vif du sujet avec le syndic prospecté en lui demandant de présenter des pièces administratives et comptables de copropriétés équivalentes à la vôtre Cela permettra de vérifier la réactivité et le professionnalisme du cabinet.
Bien entendu, s’agissant de données privées confidentielles, il est légitime que le nom et l’adresse de la copropriété « témoin » soient masquées
Si le syndic se refuse à l’exercice, il s’agit probablement « d’un spécimen beau parleur », mais certainement pas un bon syndic.
Il convient de faire un zoom sur deux documents stratégiques à étudier.
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La production du carnet d’entretien de la copropriété
Pour beaucoup de syndics, la tenue du carnet d’entretien de leurs copropriétés mandantes est « un souvenir de vacances ».
Le plus souvent il n’existe pas ou, au mieux, il est rempli de façon sommaire.
Et pourtant, conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic a l’obligation de tenir un carnet d’entretien qui reprend l’ensemble des contrats de la copropriété et des interventions techniques réalisées sur l’immeuble.
Comme toujours, certains syndics d’exception présenteront sans difficulté ce document, quand d’autres invoqueront des arguties pour expliquer pourquoi le carnet d’entretien ne tient que sur une demi-page.
Ce test est donc …à effet quitte ou double.
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La présentation de l’annexe comptable n° 1
Le second document à réclamer est la production d’une annexe comptable n°1 qui présente le bilan financier de la copropriété.
Sur ce document, au-delà de la nécessité de vérifier si les comptes sont équilibrés, il faudra contrôler spécifiquement s’il existe des comptes d’attente, des fournisseurs impayés qui représentent plus de 10% du budget prévisionnel ou bien encore des copropriétaires débiteurs représentants plus de 20% du budget prévisionnel.
Cette étude permettra de constater si l’on est en présence d’un syndic laxiste qui a tendance à laisser « pourrir » les copropriétés qu’il gère en ne traitant pas les difficultés qu’elles rencontrent.
Ce contrôle inopiné de la façon dont gère le candidat syndic est déterminant pour apprécier sa réactivité, sachant qu’il remettra certainement au conseil syndical l’annexe comptable la plus vendeuse.
Ainsi, si ce document laisse entrevoir des anomalies notables, on imagine sans mal la gestion calamiteuse des autres de ses copropriétés …
Dans ce cas, la conclusion doit être sans appel : ce cabinet sera éliminé des syndics à mettre en concurrence.