Des documents comptables en l’état !
À plusieurs reprises, nous avons pointé une erreur souvent commise par les conseillers syndicaux qui consiste à ne réaliser qu’un unique contrôle des comptes en fin d’exercice.
En effet, nous avons expliqué que pour optimiser les chances d’avoir une présentation des comptes saine en fin d’exercice, il était essentiel que le conseil syndical procède à plusieurs contrôles des comptes au cours de l’année.
Cela permet d’identifier de manière précoce des anomalies comptables en vue de demander au syndic de les rectifier.
Par ce biais, en fin d’exercice, le conseil syndical n’aura plus qu’à se focaliser sur les écritures de clôture et de régularisation, ce qui n’est pas en soi une mince affaire.
Ceci étant, de nombreux conseillers syndicaux se retrouvent devant un argument bien connu des syndics, ne sachant pas quoi répondre.
Voyons cela plus en détail.
- Des documents « pas prêts »
Afin de gagner du temps, de nombreux syndics répondent au conseil syndical qu’ils ne sont pas en mesure de remettre les documents comptables au motif qu’ils ne sont pas prêts. En réalité, les termes « ils ne sont pas prêts » indiquent qu’ils n’ont pas passé les écritures comptables restantes pour être à jour de la comptabilité à la date de la demande.
Par conséquent, si le syndic invoque cet argument, il faudra tout simplement lui rétorquer que le conseil syndical souhaite consulter le grand livre en l’état et lui demander de préciser la date de la dernière écriture comptable saisie.
Autrement dit, si le grand livre en l’état date de deux semaines, le conseil syndical saura qu’il est en possession d’un document dans lequel il manque quatorze jours d’écritures.
Par ce biais, il pourra tout de même vérifier les opérations comptables déjà enregistrées, ce qui permet de réaliser un travail de contrôle qui peut être déjà conséquent.
Ainsi, si votre syndic vous dit « ils ne sont pas prêts », répondez-lui « donnez-nous les documents en l’état ! ».
- Des services d’assistance comptables proposés par l’ARC
Pour de nombreux conseillers syndicaux la lecture des documents comptables et surtout du grand livre et des annexes reste compliquée.
Pour répondre à cette difficulté, l’ARC a mis à la disposition de ses adhérents des consultations comptables assurées par des experts.
L’objet de ces permanences est notamment d’identifier les sommes « dormantes » dans la comptabilité qui peuvent soit être affectées dans le fonds travaux soit créditées sur les comptes des copropriétaires, ou bien encore identifier des écritures qui présentent des anomalies et qu’il faudra corriger.
Plus encore, il s’agira de vérifier la santé financière de la copropriété en analysant ses dettes et créances ainsi que la variation des dépenses d’un exercice sur l’autre.
Pour obtenir un rendez-vous, il suffit de contacter le secrétariat de l’ARC au 01.40.30.12.82