Dossier « clé en main » : comment communiquer efficacement auprès de l’ensemble des copropriétés de son territoire ?

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Dossiers
13/09/2016

Dossier « clé en main » : comment communiquer efficacement auprès de l’ensemble des copropriétés de son territoire ?

 

1. Pourquoi un tel dossier à destination des collectivités

 
Dans le cadre des programmes de formations et des salons de la copropriété animés et/ou organisés par l’ARC, à l’initiative de différentes collectivités (voir notre bilan 2015), nos partenaires nous interrogent souvent sur la manière la plus efficace de communiquer auprès des copropriétaires dans le but :
  1. d’informer le plus possible de copropriétaires d’une action locale ;
  2. d’informer en priorité les copropriétaires, ou plus largement, les copropriétés les plus fragiles. En effet, l’un des objectifs de ce type d’actions pour les collectivités est de prévenir l’émergence de dysfonctionnements dans les copropriétés qui commencent à montrer des signes de fragilités (charges élevées, taux d’impayés en augmentation, absentéisme en assemblée générale et défection au sein du conseil syndical, etc.).
L’ARC défend en effet l’idée que l’accompagnement des copropriétés doit se faire de façon préventive afin de donner aux copropriétaires les informations et les outils pour réagir efficacement en cas de difficulté. La question des « copropriétés fragiles » touche en effet de plus en plus d’immeubles (voir à ce sujet notre dossier du mois de janvier 2016 : www.arc-copro.com/ba8u). Nous aidons ainsi les collectivités qui le souhaitent à mettre en place des actions préventives localement.
 
Pour rappel, vous pouvez vous reporter au catalogue de formation élaboré par l’ARC, comprenant des formations à destination des copropriétaires, des membres du conseil syndical, des syndics bénévoles ou des membres d’une ASL et proposés aux collectivités.
 
Notre expérience en termes d’accompagnement de collectivités, nous a convaincus de l’importance de l’élaboration d’une stratégie de communication efficace et pensée en amont du projet.
En effet, certains évènements, souvent très bien organisés (intervention d’un élu, buffet d’accueil, stands de partenaires, distributions gratuites, etc.) peuvent mobiliser un public plus réduit que ce qui était attendu, et ce pour diverses raisons :
  1. les copropriétaires intéressés n’ont pas eu accès à l’information (les canaux d’information n’ont pas été assez diversifiés) ;
  2. les copropriétaires ne se sont pas sentis concernés (le format de la communication, ou la présentation n’était pas adapté).
L’objectif de cet article est donc de donner quelques conseils clés pour élaborer une stratégie de communication efficace à destination des copropriétaires de son territoire.

 

2. Proposition de retro-planning de la communication

 
Ce retro-planning a été imaginé pour un évènement ponctuel (comme un salon de la copropriété). Dans le cadre d’un programme de formation inscrit dans la durée, nous vous conseillons :
  1. de tabler sur une communication très large au lancement du cycle de formation (comme indiqué ci-dessous) ;
  2. de demander à chaque participant ou intéressé d’enregistrer ses coordonnées auprès du service en charge de l’organisation (service habitat, urbanisme, voire service communication) ; il s’agira d’utiliser cette base de données dans vos mailings pour les prochaines formations.
 
Période
Objectif
Conseil de mise en œuvre
4 mois avant
Identifier le public cible de votre évènement
Le public assistant généralement aux formations organisées par les collectivités sont des membres actifs du conseil syndical.
Si vous souhaitez cibler un public particulier (futurs acquéreurs, copropriétaires de nouvelles copropriétés ou de copropriétés désorganisées, copropriétaires occupants modestes par exemple), nous vous conseillons :
  • de prévoir une stratégie de communication propre à ce public (exemple : si vous ciblez les nouveaux acquéreurs, prioriser le contact avec des acteurs relais d’information telle que les notaires et les agences immobilières).
  • de prévoir un évènement territorialisé, à l’échelle d’un îlot par exemple pour faciliter le déploiement de l’information et sa redondance (associations et lieux de vie du quartier).
Ainsi, l’identification du public ciblé vous permettra également de calibrer de façon adéquate votre évènement pour qu’il corresponde aux attentes.
3 mois avant
Élaborer un flyer de communication attractif
Le service communication de la collectivité doit être associé rapidement à la démarche de communication.
Néanmoins nous vous conseillons de cibler vos attentes relatives à ce service (réalisation et impression d’affiches ou flyer, rédaction d’un article dans les journaux locaux, etc.) et de vous assurer que le service est en capacité d’y répondre. Il se peut également que le service ait des attentes particulières pour assurer les missions confiées (texte à fournir, validation de tous les supports concernant  l’évènement).
Si l’élaboration du design du flyer de l’évènement (petit et grand format) peut être réalisée par le service communication, le contenu doit être élaboré par les services en charge du projet qui ont davantage de connaissance sur les attentes du public. Votre service communication pourra vous aider à simplifier le contenu et à formuler des accroches plus séduisantes pour votre évènement.
Nous vous conseillons d’imprimer ce flyer 2 à 3 mois avant l’évènement pour une meilleure diffusion auprès des acteurs relais.
Voir les exemples de flyers en pièce jointe
 
Préparer les échéances des canaux de communication officiels
S’assurer bien en amont des échéances nécessaires pour solliciter les différents canaux de communication officiels de votre collectivité (et surtout des Villes si vous êtes une intercommunalité) :
  • environ 3 mois nécessaires : journal municipal. Ce canal est prioritaire et peut être utilisé à plusieurs reprises en prévoyant plusieurs articles sur la copropriété (l’ARC fournit gratuitement des brèves informatives sur la copropriété qui peuvent être en lien avec les sujets traités lors de ce type d’évènements, voir ici) ;
  • environ 1 mois : affichage dans des lieux publics ;
  • environ 2 semaines : site internet, réseaux sociaux, mailing direct auprès des contacts recensés en amont (SMS ou courriels), etc.
2 mois avant
Recenser les acteurs et établissements relais et distribuer le flyer de communication
L’enjeu principal de ce type de communication grand public est d’identifier et de créer un partenariat avec les acteurs relais de votre territoire en contact direct avec les copropriétaires, notamment les professionnels (notaires, syndics, agences immobilières, etc.).
Nous vous conseillons de rencontrer les principaux professionnels du territoire individuellement pour leur expliquer la démarche, mais également qu’ils puissent vous conseiller sur les thématiques à privilégier et sur la communication appropriée (leur mobilisation n’en sera que plus forte).
Les établissements publics et associations peuvent être un moyen efficace d’informer les copropriétaires de votre territoire : Agence de l’énergie, ADIL, ARC, maison du droit et de la justice, conseils de quartier, etc.
Des affichettes dans les bibliothèques et les commerces de quartier pourront être déposées par vos soins ou par des « copropriétaires relais ».
Si la sollicitation des acteurs relais de votre territoire semble chronophage, elle est pourtant nécessaire à la réussite de votre évènement, et surtout à l’implantation d’une démarche préventive sur votre territoire à destination des copropriétés fragiles.
1 mois avant
Mailing des copropriétaires
Envoyer des mails d’invitation à tous les copropriétaires de votre base de données si vous en disposez. Nous vous conseillons de prévoir une inscription à l’évènement sur internet ou par téléphone afin de connaître, même si c’est approximativement, le nombre de présents à votre évènement [ce qui aura une incidence sur l’organisation de votre évènement (nombre de chaises, déroulé pédagogique de la formation, etc.)]. De plus cela vous permettra de disposer d’une base de données pour relancer les personnes inscrites avant l’événement et, s’ils sont d’accord, pour les informer des prochains événements éventuels !
Solliciter les acteurs relais pour la diffusion d’un mail type auprès des copropriétaires avec lesquels ils sont en contact. Nous vous conseillons de leur proposer une date limite d’envoi aux copropriétaires, et les relancer à échéance, pour éviter qu’ils n’oublient.
Diffuser l’information dans les médias locaux et auprès des « médiateurs » du territoire
Informer à travers la presse locale est très recommandé. N’hésitez pas à contacter la presse locale pour les informer afin qu’ils réservent un petit encart pour l’évènement.
Cette action permettra de toucher des publics avec lesquels la collectivité n’est pas en contact directement.
D’autres acteurs peuvent être sollicités : de nouvelles applications mobiles permettent de créer un système d’échanges à l’échelle de quartier, n’hésitez pas à prendre également contact avec eux !
Il est aussi important de contacter les associations de quartier qui peuvent diffuser cette information.
2 semaines avant
Relance des acteurs relais et distribution des flyers
Tous les canaux de communication doivent être enclenchés à cette échéance, nous vous conseillons de les relancer.
3 jours avant
Communication directe et rappel
Consacrer 1 à 2 journées pour faire du porte-à-porte ou des appels téléphoniques directs auprès des copropriétaires que vous connaissez.
La visite de copropriétés, et notamment des copropriétés fragiles peut être efficaces pour mobiliser des personnes qui ne se sentent pas directement concernées par l’évènement. Selon notre expérience, cette action de proximité sera grandement récompensée lors de l’évènement.
 
Documents à télécharger :
  • Trois exemples de flyers pour annoncer des événements sur la copropriété auquel l’ARC a participé (Communauté d’agglomération creilloise, Noisy-le-Grand, Epinay sur seine).