La concertation entre le conseil syndical et le syndic pour la préparation de l’assemblée générale

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Conseils de l'ARC
08/06/2018

La concertation entre le conseil syndical et le syndic pour la préparation de l’assemblée générale

 
L’assemblée générale est l’organe décisionnaire principal du syndicat des copropriétaires.
 
Cette réunion, qui constitue pour bon nombre d’ensembles immobiliers, la seule rencontre annuelle des copropriétaires, doit, en raison de son importance, être préparée avec suffisamment d’anticipation et de minutie par les deux acteurs majeurs de la copropriété : le conseil syndical et le syndic.

I. Préparation de l’assemblée générale : la concertation entre le conseil syndical et le syndic

L’organe décisionnaire souverain du syndicat des copropriétaires est son assemblée générale (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965).
 
Cela implique que :
  • les questions et leur projet de résolution doivent figurer dans l’ordre du jour notifié par le syndic aux copropriétaires (art. 11 du décret du 17 mars 1967) ;
  • la convocation notifiée par le syndic aux copropriétaires comporte les éléments essentiels pour chaque contrat ou marché sur lequel l’assemblée doit se prononcer pour que les votes soient exprimés en toute connaissance de cause. Cela peut donc être un « devis »  ou les conditions particulières d’un contrat.
Pour ce faire, une concertation entre le syndic et le conseil syndical s’impose, pour établir l’ordre du jour de l’assemblée générale, et plus particulièrement pour arrêter le budget prévisionnel. C’est ce que prévoient les articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 26 de son décret d’application du 17 mars 1967.
 
Cela suppose que le syndic ait la volonté d’associer réellement le conseil syndical à ce projet, mais ne signifie pas pour autant que le conseil syndical dispose sur ce fondement :
  • d’un pouvoir d’imposer une résolution en cas de désaccord,
  • d’un droit de sanction.
Cela ne signifie pas non plus que la défaillance du syndic à cette obligation entraine l’irrégularité de l’assemblée générale.

II. Préparation de l’assemblée générale : conseils pratiques

Pour mener à bien cette mission, les maître-mots sont anticipation et esprit de conciliation.
 
L’appréciation du délai à respecter, varie selon que l’assemblée générale comporte un ordre du jour :
  • « léger » : budget prévisionnel pour charges courantes, simple approbation des comptes de l’exercice clos du syndicat, élection du syndic (sans mise en concurrence) et du conseil syndical…
Dans ce cas, le conseil syndical doit commencer à préparer les points de l’ordre du jour entre trois et six mois avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale, moyennant une ou deux réunions avec le syndic.
  • « chargé » : cela peut être par exemple la désignation du syndic avec mise en concurrence, des travaux de réfection de parties communes ou d’équipements collectifs, présentation d’un avenant au règlement de copropriété…
Dans cette hypothèse, c’est entre six mois et un an avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale, que le conseil syndical doit commencer à mener des actions personnelles pour favoriser le succès des projets escomptés (ex : étude et analyse des propositions de contrats de mandat de syndic, recherche et mise en concurrence d’entreprises et premières négociations) et collectives avec le syndic (ex : rédaction d’un cahier des charges et contrôle des devis obtenus pour les travaux de rénovation des parties communes et des équipements collectifs par les entreprises sélectionnées par le syndic).
 
Il ne faut pas hésiter à se répartir les projets entre membres du conseil syndical.
 
Si la concertation entre le syndic et le conseil constitue une voie impérative pour l’établissement de l’ordre du jour de l’assemblée générale et du budget prévisionnel, ce mécanisme ne doit pas être mal interprété.
 
En effet, le syndic n’a aucune obligation, dans le cadre d’échéances informelles ou de réunions, de suivre les propositions du conseil syndical.
 
Autrement dit, si le conseil syndical souhaite imposer l’inscription d’un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale, il lui faut s’appuyer sur un autre dispositif réglementaire, à savoir l’article 10 du décret du 17 mars 1967.
 
Il doit lui notifier, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la ou les questions qui doivent être inscrites à l’ordre du jour, ainsi que le projet de chaque résolution et les éventuelles pièces nécessaires à son adoption (ex : proposition de contrat de syndic, en cas de mise en concurrence du mandat).