Depuis l’entrée en vigueur du décret et de l’arrêté comptable du 14 mars 2005, le syndic est tenu de joindre à la convocation de l’assemblée générale cinq annexes comptables.
La cinquième présente les travaux et opérations exceptionnelles non terminés.
Certains conseils syndicaux s’interrogent sur l’intérêt de ce document et sur les incidences comptables qu’il suscite.
I. Une absence de régularisation
La première conséquence de considérer des travaux comme non clôturés est de ne pas procéder à la régularisation.
En effet, par principe, il n’est pas possible de rembourser aux copropriétaires les sommes trop appelées puisque les travaux ne sont pas terminés.
Ainsi, la situation comptable des travaux et opérations exceptionnelles figurant dans l’annexe 5 reste « figée », même si les comptes de l’exercice sont approuvés.
Autrement dit, si le syndic a appelé 100.000 euros et que les factures réceptionnées ne représentent que 80.000 euros, le syndic ne régularisera pas les 20.000 euros d’excédent puisqu’il considère que les travaux ne sont pas finis et qu’il y aura donc encore d’autres factures à recevoir.
II. Une vigilance du conseil syndical
S’il arrive qu’en fin d’exercice des travaux ne soient pas terminés, dans d’autres cas, il peut s’agir d’un abus du syndic qui va volontairement considérer des travaux non terminés alors qu’ils sont achevés.
L’objectif est simple : ne pas rétrocéder le trop appelé et le garder dans la trésorerie de la copropriété.
Ainsi, le conseil syndical devra contrôler un par un les travaux et opérations exceptionnelles figurant dans l’annexe 5.
Trois hypothèses sont alors possibles :
- Cela était prévu lors du vote des travaux.
- Il faudra tout de même contrôler que leurs avancements est bien conforme à ceux votés.
- Il existe des blocages dans la réalisation des travaux.
- Le conseil syndical devra les étudier afin de les traiter.
- Le syndic les a volontairement considérés comme non terminés grâce à des manipulations comptables.
- Le conseil syndical devra demander au syndic de les sortir de l’annexe 5 et de procéder à leur répartition.
Rappelons que l’ARC met à la disposition de ses adhérents des consultations comptables assurées par des experts afin d’aider le conseil syndical dans l’analyse et la lecture des cinq annexes comptables remises par son syndic.