Bien souvent, les conseillers syndicaux fixent avec le syndic une date pour contrôler les comptes de l’exercice qui, généralement, se situe trois à quatre mois après l’arrêté des comptes.
L’argument du syndic consiste à indiquer que même si l’exercice s’arrête, par exemple, au 31 décembre, il faut que son service dispose de plusieurs mois après cette date pour saisir l’ensemble des écritures restantes et pour générer les documents comptables.
Comme nous allons l’expliquer, cette façon de procéder est catastrophique pour la copropriété, réduisant considérablement les pouvoirs du conseil syndical.
I. Un gain de temps
Même si depuis le décret et l’arrêté comptable il a été prévu de voter le budget prévisionnel à venir, ne nécessitant plus forcément de convoquer dans les six mois, une grande majorité de syndics s’obligent tout de même à le faire.
Cela s’explique pour plusieurs raisons : soit parce que son mandat arrive à échéance, étant contraint d’en proposer un nouveau, soit parce qu’il y a des travaux urgents à voter, soit encore car il faut voter des procédures judiciaires comme une saisie immobilière à l’égard d’un copropriétaire débiteur.
Ainsi, même si le contrôle des comptes se réalise trois mois après la fin de l’exercice, le conseil syndical n’aura pas suffisamment de temps pour analyser les comptes et, surtout, imposer au syndic de passer des écritures correctives.
Et pour cause, le syndic va rappeler au conseil syndical qu’il a déjà un délai légal de vingt et un jour pour convoquer l’assemblée générale auxquels s’ajoutent des jours pour procéder à la reprographie des documents auxquels s’ajoutent encore un délai de quinze jours pour le routage.
Cela impose donc au conseil syndical de valider les comptes en moins d’un mois et demi avant l’assemblée générale ce qui rend la tâche très compliquée, voire impossible pour procéder à un contrôle de comptes efficace.
II. Comment procéder
Le mot d’ordre est clair : le contrôle des comptes de l’exercice se fait depuis le début de l’exercice.
Autrement dit, même si nous sommes le 2 février, il faut déjà débuter le contrôle de la comptabilité de l’exercice 2018 et ce afin d’éviter de se retrouver acculé en fin d’année.
Ainsi, en fonction de la complexité de la copropriété et de son budget, il faudra imposer au syndic un calendrier prévisionnel de réunions pour procéder à des contrôles de comptes périodiques.
Lors de ces réunions, le syndic devra procéder de la même façon que pour le contrôle de comptes de fin d’exercice en présentant : la comptabilité saisie, les factures, les relevés bancaires, etc.
Le conseil syndical pourra alors établir un procès-verbal mettant en exergue les anomalies constatées ainsi que les corrections à réaliser.
De cette façon lors du prochain contrôle de compte, il sera aisé de vérifier si les recommandations ont été suivies d’effet et ensuite procéder à la vérification de la période qui s’est écoulée depuis le dernier contrôle.
Cette procédure devra être respectée d’une séance à l’autre.
Par ce biais, en fin d’exercice, le « gros » du travail sera réalisé permettant de se focaliser uniquement sur les écritures de fin d’exercice et de clôture qui, en soit, sont une tâche à part entière à ne surtout pas négliger.
À ce titre, nous invitons les lecteurs à lire les nombreux articles déjà publiés sur notre site internet, particulièrement sur ce sujet.