Les quatorze principaux points à contrôler pour apprécier le sérieux d’un syndic

19/06/2014 Dossier conseils

Les quatorze principaux points à contrôler pour apprécier le sérieux d’un syndic

  Les copropriétaires nous interpellent constamment sur des éléments simples et circonscrits leur permettant de se faire une première idée de leur syndic professionnel ou des candidats sollicités. Nous avons dressé en conséquence une première liste minimale des quatorze points à contrôler pour appréhender le sérieux du syndic, en distinguant d’une part ce qui a trait au contrat de mandat, et d’autre part ce qui concerne la gestion courante de l’immeuble.   I. Un contrat de syndic régulier et non abusif (sept points)   Un contrat de mandat de syndic est régulier et non abusif, s’il :  
  1. inclut sa présence à l’assemblée générale annuelle, soit une durée de deux à trois heures (aux heures habituelles de tenue, qui divergent généralement des heures ouvrables du cabinet), ainsi qu’une à deux heures pour sa participation exceptionnelle au conseil syndical préparatoire de cette assemblée générale (là encore aux heures habituelles où le conseil syndical se réunit) ;
  2. intègre la conservation et la gestion de toutes les archives du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 33 du décret du 17 mars 1967 ;
  3. ne contient pas d’indication sur ses éventuels honoraires de travaux hors budget prévisionnel, cette compétence relevant exclusivement d’une résolution spécifique de l’assemblée générale des copropriétaires (art. 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965) ;
  4. ne comprend pas de forfait administratif, puisqu’il ne peut réglementairement facturer en sus de ses honoraires de gestion courante, que des frais au titre de l’affranchissement, l’acheminement et le tirage des documents (arrêté NOVELLI du 19 mars 2010) ;
  5. n’entend pas imputer au syndicat des copropriétaires ses déplacements pour les urgences sur la résidence, la jurisprudence considérant cette proposition comme trop générique et donc source d’abus (Tribunal de Grande Instance et Cour d’Appel de Grenoble, respectivement jugement du 2 novembre 2009 et arrêt du 5 mars 2012) ;
  6. prévoit un nombre raisonnable de visites de l’immeuble, ainsi que leurs modalités telles que la durée, la présence d’un tiers (conseiller syndical et/ou personnel du syndicat) avec rédaction et diffusion d’un compte-rendu ; visites impératives pour mener à bien sa mission d’administration de l’immeuble (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
  7. propose l’ouverture d’un compte bancaire ou postal séparé sans majoration d’honoraires de gestion courante.
    II. Une gestion courante de l’immeuble et de ses équipements collectifs rigoureuse (sept points)   La gestion efficace de la résidence implique que le syndic :    
  1. renégocie régulièrement les contrats du syndicat (en recourant aux références d’entreprises fournies par le conseil syndical) et ne conclut pas de contrats et diagnostics illégalement ou inutilement ;
  2. se rende régulièrement sur la copropriété, afin de constater ce qui ne va pas, la situation du bâti, les interventions à envisager et à discuter avec les occupants ;
  3. fasse de réels appels d’offres en cas de gros travaux sur l’immeuble et ses équipements collectifs ;
  4. mette régulièrement et aisément à la disposition du conseil syndical l’ensemble des pièces intéressant le syndicat des copropriétaires (par envoi électronique ou postal), telles que les documents comptables : factures reçues, ordres de service, relevés bancaires, extraits du grand livre, etc., conformément à son obligation légale (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;
  5. garantisse un suivi des dossiers courants et exceptionnels (travaux, sinistres, etc.), malgré les changements de gestionnaires ;
  6. associe réellement le conseil syndical à la préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale (art. 26 du décret du 17 mars 1967).
Cela suppose un accès simplifié à la vérification des comptes clos pour le conseil syndical et les copropriétaires (pour l’assemblée générale annuelle destinée à approuver les comptes du syndicat), et l’annexion de devis compétitifs obtenus selon l’appel d’offres réalisé (art. 11 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967) ;
  1. veille à mettre en œuvre les résolutions du syndicat selon les modalités convenues en assemblée générale, et ce, conformément à son obligation légale (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965).
Or, ce qui pourrait paraitre comme une lapalissade se révèle fréquemment une gageure face à l’investissement défaillant du syndic.    En mettant en perspective ces quatorze points contractuels et matériels, les copropriétaires peuvent se faire une première idée sur l’aptitude de leur syndic à gérer leur immeuble de manière optimale et économique.  

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