Bien que le contrat de syndic soit règlementé, une vigilance accrue doit être opérée par le conseil syndical notamment lors de sa mise en concurrence.
Au-delà des variables à négocier (nombre de réunion du conseil syndical et de visite de l’immeuble) conformément aux besoins de la copropriété, le conseil syndical devra évacuer tout point illégal, mais également être attentif aux « petits détails » qui sont parfois loin d’être anodins.
Il s’agit de failles bien connues par les grands groupes de syndic qui leur permettent de dégager des honoraires en plus de leur rémunération de base.
Voyons un point particulier à contrôler.
I. Une assemblée générale avec ou sans collaborateur
Le contrat type impose que soit inclus au forfait de base la tenue d’une assemblée générale en définissant une durée et un créneau horaire.
Celle-ci peut être prévue pendant ou en dehors des heures ouvrables.
Autrement dit, si le contrat prévoit un créneau horaire de 9h à 18h et que l’assemblée générale se tient à partir de 18h, le syndic pourra alors facturer dès la première minute, des honoraires complémentaires.
Mais encore, ce contrat doit préciser qui au sein du cabinet participe à l’assemblée générale : deux options sont prévues soit le syndic uniquement soit un ou plusieurs préposés.
Ainsi, sur le contrat doit être rayée l’une des deux mentions afin de préciser ce qui a été convenu.
Néanmoins, d’autorité les syndics rayent la mention « syndic » permettant alors de faire participer à l’assemblée générale plusieurs collaborateurs tels que des gestionnaires, des assistants, le comptable…
L’intérêt est évident, facturer à la copropriété du personnel faisant monter les coûts de manière substantielle.
Voici où trouver cette information sur le contrat type de syndic.
II. Un élément qui doit être convenu avec le conseil syndical
Pour éviter tout abus, lors de l’élaboration du contrat type de syndic, le conseil syndical doit supprimer la mention « plusieurs collaborateurs » pour ne laisser que la présence du syndic.
D’ailleurs, un arrêt de la Cour d’appel du 5 mars 2012 précise que le syndic ne peut pas décider unilatéralement d’imposer dans son contrat la présence de plusieurs de ses collaborateurs.
Néanmoins, ce même arrêt indique que si le contrat prévoit la présence unique du syndic et que les circonstances requièrent l’intervention d’un collaborateur (pour faire par exemple un état des impayés ou des travaux), dans ce cas le conseil syndical pourra convenir avec le syndic de son intervention ponctuelle au cours de l’assemblée générale.
Ainsi, la mention du seul syndic dans le contrat n’interdit pas qu’exceptionnellement le conseil syndical décide la présence d’un collaborateur.
Afin de limiter les coûts, le conseil syndical devra demander que la question qui concerne l’intervention du collaborateur soit traitée en priorité afin de le remercier au plus tôt et limiter ainsi la facturation d’honoraires supplémentaires.
