Préparation de l’assemblée générale annuelle : Une concertation obligatoire entre le syndic et le conseil syndical

07/03/2017 Dossiers conseils Dossier conseils

L’assemblée générale annuelle (ou ordinaire) du syndicat est régulièrement source de conflits entre le conseil syndical et le gestionnaire, souvent en raison d’un manque de disponibilité de ce dernier.

Or, cet évènement majeur de la vie d’une copropriété ne doit pas être négligé et le conseil syndical doit, en la matière, être force de proposition pour favoriser sa pleine réussite.

La concertation obligatoire entre les parties

Les obligations du syndic

Le syndic est tenu de convoquer au moins une fois par an les copropriétaires en assemblée générale annuelle, afin notamment de se prononcer sur :

  • les comptes clos du syndicat (art. 2 du décret du 14 mars 2005) ;
  • le budget prévisionnel de fonctionnement (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965) ;
  • la désignation du syndic, selon le/les contrats de mandat annexés à la convocation (art. 29 du décret du 17 mars 1967) ;
  • la désignation des membres du conseil syndical (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965).

À ces décisions récurrentes, s’ajoutent toutes les questions sur la réalisation de travaux ou d’études, voire d’engagement de procédures judiciaires. Voir dossier : www.arc-copro.com/xgd6.

Les pouvoirs du conseil syndical

Le conseil syndical, dont la fonction est de « contrôler et assister le syndic dans sa mission » (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965) doit établir en concertation avec le syndic selon l’article 26 du décret du 17 mars 1967 :

  • l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
  • le budget prévisionnel.

Pour mener à bien cette mission, le conseil syndical dispose auprès du syndic d’un droit permanent d’accès ou de copie à tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965).

C’est ce qu’il doit faire tout au long de l’année afin d’être à même de réagir à l’instant de la réunion préparatoire avec le syndic.

Les recommandations de l’ARC en la matière

Avant la clôture des comptes par le syndic

Au minima un mois avant la date de clôture de l’exercice comptable, le conseil syndical doit solliciter le syndic pour connaître la date à laquelle :

  • les comptes clos seront disponibles pour contrôle par le conseil syndical. L’ARC recommande d’effectuer ce contrôle tout au long de l’année, d’une part pour être moins fastidieux et d’autre part, pour faire corriger au plus vite les erreurs à l’instant de leur survenance ;

Par ailleurs, le conseil syndical dispose maintenant souvent d’un accès à tous les documents via l’extranet (grand livre, factures, relevés des consommations individuelles de fluides et d’énergie, projet des 5 annexes comptables réglementaires) ;

  • le syndic sera disponible pour la réunion, obligatoire, de préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle avec le conseil syndical ;
  • il pourra adresser pour étude préalable tous les documents déjà prêts et qui seront joints, tels que : son contrat de syndic, les devis pour travaux, les dossiers relatifs aux procédures judiciaires, …

Après un premier contrôle, le conseil syndical devra demander au syndic de procéder aux corrections éventuelles (exemple : imputations erronées des dépenses au regard des grilles de charges…) avant de finaliser ce contrôle lors de la réunion préparatoire de l’assemblée générale.

Lors de la réunion préparatoire avec le syndic

Cette réunion préparatoire de l’assemblée générale annuelle doit permettre :

  • la finalisation de l’ordre du jour de l’assemblée générale, c'est-à-dire l’ordonnancement des questions de l’ordre du jour ;
  • la mise au point du budget prévisionnel ;
  • d’exposer au syndic les divergences ou les positions du conseil syndical qui seront portées à la connaissance de l’assemblée générale ;
  • de solliciter l’inscription de questions à l’ordre du jour : il est important que le conseil y ait travaillé en amont de façon à disposer de TOUS les documents pour effectuer une réunion productive.

En conclusion : la réunion de concertation avant l’assemblée générale est une étape indispensable qui se prépare attentivement.

Le conseil syndical doit veiller à sa mise en œuvre systématique.