Retour d’expérience sur la mise en place d’un « world café » en copropriété

30/07/2019 Actions et Actus

L’ARC intervient régulièrement auprès de copropriétés fragiles et ou en difficulté dans le cadre de dispositif public en partenariat avec des collectivités territoriales. C’est le cas avec la Communauté d’agglomération Cœur d’Essonne Agglomération (CDEA) qui anime un Club des copropriétaires adressé à l’ensemble des copropriétés de son territoire afin de prévenir toute fragilité et de renforcer les liens entre les copropriétaires.

C’est au travers d’un deuxième Programme Opérationnel Préventif d'Accompagnement des Copropriétés (POPAC) qui a débuté en septembre 2018 (un premier dispositif a eu lieu entre 2015 et 2017) que l’ARC a pu développer une méthodologie particulière visant à faire du Club des copropriétaires, un lieu de formation et d’échanges d’expériences et de bonnes pratiques entre copropriétaires.

L’objectif de ce club est de développer son rôle, comme instance à part entière d’animation du dispositif et comme lieu de repérage et de prise de contact avec de nouvelles copropriétés. Il prend la forme d’un programme de formation/d’ateliers adapté aux besoins du territoire, associé à des évènements favorisant la pédagogie, le partage d’expérience autour des relations dans les copropriétés (acteurs internes et externes). Ces évènements annuels vont contribuer au renforcement du réseau du club.

C’est dans ce contexte que l’ARC a pu mettre en place un événement spécifique appelé world café.

I. Le world café, un événement facilitant le débat et l’émergence d’idées

Le world café est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées, en vue de créer un réseau d’échanges et d’actions. Cet événement est donc censé reproduire l’ambiance d’un café dans lequel les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables. A la fin du délai imparti, un des participants restitue à l’ensemble de l’auditoire les réflexions apportées par sa table. Ensuite, à intervalles réguliers, certains participants changent de table et une partie d’entre eux reste sur cette même table afin de bénéficier des réflexions de la précédente conversation.

L’objectif est donc de créer un climat de confiance propice à un débat constructif et à l’émergence d’idée au fur et à mesure de l’événement. Ainsi les idées des uns viennent compléter celles des autres, permettant la pollinisation des idées et des connaissances de chacun.

Concernant le déroulé du world café, il convient de préciser que l’animation est réalisée par un chargé de mission de l’ARC. Il se charge d’introduire et de conclure la rencontre, d'énoncer les questions auxquelles les participants doivent répondre dans un délai imparti et de s’occuper également de la bonne répartition/rotation de chacun.

Au niveau de chaque table, un chargé de mission de l’ARC accompagne les participants pour cadrer le débat, le relancer et assurer un certain équilibre dans la prise de parole des différents participants, et par la même occasion éviter de répondre de manière trop superficielle.

En parallèle, une graphiste a été missionnée pour mettre en image les différentes idées soumises par les participants, ce qui favorise les échanges et les réflexions au sein d’un groupe afin de construire une vision commune. Cette facilitation graphique permet de développer un processus de collaboration et de co-construction autour de multiples liens qui interviennent à chaque intervention. A la fin du world café, les dessins forment une fresque que chacun peut contempler.  

L’animateur principal conclut alors l’événement en utilisant les différentes restitutions des copropriétaires recueillies tout au long de l’atelier, illustrées par la graphiste.                                                     

II. Le thème de la mobilisation des copropriétaires au sein de leur conseil syndical comme point de départ

Dans le cadre du POPAC « Club copropriété » de la Communauté d’agglomération Cœur d’Essonne Agglomération, l’objectif du world café était d’axer les discussions autour de trois questions dans une approche positive et interactive qui invite les participants à faire part de leurs expériences et à explorer les possibilités qui leur sont offertes. Ces questions devaient faire émerger des connaissances nouvelles et surtout stimuler la créativité.

En collaboration avec la collectivité, il a donc été acté que le thème central de cet événement sera la mobilisation des copropriétaires au sein de leur conseil syndical.

Ce thème a ainsi était décliné en une série de trois questions simples :

  • La première est une question d’exploration qui a pour objectif de « briser la glace » entre les copropriétaires afin de faciliter la prise de parole : Qu’est-ce qui vous motive dans le rôle de conseil syndical au sein de votre copropriété ?
  • La seconde question vise à cibler des orientations pratiques au regard d’un thème : Comment pouvez-vous susciter l’intérêt des autres copropriétaires pour intégrer le Conseil syndical?
  • La troisième question vise à récolter les bonnes idées retenues par le groupe et à dynamiser le groupe quant aux actions à mener pour le futur. De fait c’est une question plus libre et qui laisse plus de place dans la réflexion : Quelles seraient les actions idéales à mettre en place pour assurer un suivi satisfaisant de votre copropriété ?

III. Le world café, un bilan positif à capitaliser pour le futur

L’un des premiers bilans de cet événement, c’est la participation satisfaisante des copropriétaires et notamment des conseillers syndicaux. En effet, le nombre d’inscrits qui visait un minimum de 12 personnes afin d’avoir assez de participants par tables a largement été dépassé puisque 18 personnes sont venues.

Il faut souligner l’important travail de communication réalisé par la Communauté d’agglomération Cœur d’Essonne, mais également par l’ensemble des villes du territoire qui ont communiqué avec les copropriétés de leur secteur afin de permettre une interconnexion entre copropriétaires.

action

 

Le déroulement du world café a été salué par l’ensemble des participants qui ont joué le jeu en débattant à chaque question acceptant de prendre la parole assez rapidement et librement.

Une vraie dynamique s’est mise en place au fur et à mesure des questions permettant une ouverture d’esprit et le dégagement d’idées potentielles. Dès la première question (Qu’est-ce qui vous motive dans le rôle de conseil syndical au sein de votre copropriété ?), au-delà de l’argument de la préservation de la valeur patrimonial du bien, l’exploration de la question et de ses réponses a permis de faire apparaître que l’une des principales motivations était le fait de faciliter le vivre ensemble, de comprendre le fonctionnement de la copropriété et de transmettre les informations aux autres copropriétaires.

Pour la deuxième question (Comment pouvez-vous susciter l’intérêt des autres copropriétaires pour intégrer le conseil syndical?) il semblerait que le meilleur moyen d’impliquer d’autres copropriétaires ne se limite pas à la « simple » promesse d’économies futures mais bien le fait de les intégrer dans un projet précis et viable. Il y a une véritable volonté des conseillers syndicaux en place de partager et de créer du lien social pour que tout le monde participe au projet. De ce postulat, plusieurs idées ont émergé quant au recrutement de nouveaux conseillers syndicaux en fonction de leur compétences ou d’adapter la communication entre copropriétaires ou conseil syndical via les réseaux sociaux, etc.

La troisième question (Quelles seraient les actions idéales à mettre en place pour assurer un suivi satisfaisant de votre copropriété ?) a vraiment facilité l’émergence d’idées tournées autour d’une nouvelle communication entre les conseil syndical, le syndic et les copropriétaires avec la mise en place de rétro planning, de préparation en amont d’assemblées générales ou de réunions de travail avec une vraie démarche collaborative avec le syndic (qui était jusqu’ici hors des débats).

Progressivement, l’idée selon laquelle l’implication dans la gestion de sa copropriété se limite à des motivations pécuniaires est apparu réductrice et l’accent a été mis sur les nécessités de lien humain et social pour créer de la cohérence dans les actions de gestion de la copropriété mais aussi pour aborder les problématiques de programmation des travaux.

Ces questions ont amené à réfléchir au rôle du conseil syndical et aux outils qu’il a en sa possession pour gérer des situations de crise, motiver les autres copropriétaires à s’investir et à favoriser le bien vivre ensemble.

Dès la fin du world café de nombreux copropriétaires issus de différentes copropriétés ont commencés à échanger des idées, des contacts, etc. En espérant que ces émulations d’idées puissent permettre une recrudescence de la mobilisation et accroître une meilleure gestion des copropriétés.

fresque

 

Mots clés associés

actions engagées par l'ARC
Programme opérationnel de prévention et d' accompagnement en copropriété (POPAC)
collectivités territoriales