Lors d’une assemblée générale, la désignation d’un secrétaire de séance est obligatoire au même titre que le président et le ou les scrutateurs. Le non-respect de cette règle peut entraîner la nullité de l’assemblée générale.
Ce mandat de secrétaire est usuellement assuré par le syndic, qui ensuite rédige le procès-verbal d’assemblée général. Ainsi, comment procéder lorsqu’un changement de syndic est prévu et que plusieurs contrats sont mis à l’ordre du jour de l’assemblée générale ?
I. Le syndic est secrétaire de droit
En principe, le syndic est de droit le secrétaire de séance à moins que l’assemblée générale ne décide d’en désigner un autre.
En effet, au terme de l’article 15 du décret du 17 mars 1967 : « Au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l’article 21-1 de la loi du 10 juillet 1965 et de l’article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale ».
L‛assemblée générale peut désigner comme bon lui semble qui sera secrétaire de séance que celui-ci soit copropriétaire ou non. La Cour de cassation admet même que le salarié de l’un des candidats aux fonctions de syndic puisse être désigné en tant que secrétaire de l‛assemblée (Cour de cass. 3° civ, 17/07/1996, n° 94-1514).
II. Organisation de la constitution du bureau en cas de changement de syndic
Si l’assemblée générale décide de ne pas renouveler le mandat du syndic, qui assurait jusque-là le secrétariat de séance, il est d’usage que celui-ci quitte la séance et ne puisse donc plus assurer le secrétariat. Il convient alors d’élire un nouveau bureau.
Pour autant, il n’est pas conforme de voter pour le non-renouvellement du syndic actuel, puis de voter pour la désignation du nouveau syndic et enfin de le désigner comme secrétaire de séance.
Dans ce cas de figure-ci, un copropriétaire opposant ou défaillant pourrait obtenir, par voie judiciaire, l’annulation de la désignation du nouveau syndic pour défaut de secrétaire quand la résolution a été voté.
Pour que l’assemblée générale dispose d’un secrétaire pendant toute la séance et donc qu’elle soit conforme, il convient d’élire le secrétaire de séance avant la désignation du nouveau syndic.
En effet, il n’existe pas de simultanéité de vote entre la nomination du nouveau syndic et sa désignation comme secrétaire de séance.
Le président de l’assemblée doit alors décider de faire voter une résolution pour reconstituer le bureau de l’assemblée générale immédiatement après la résolution portant sur le non-renouvellement du syndic.
Cette résolution doit être votée à la majorité simple et le président devra mentionner sur le procès-verbal l’heure du départ du syndic et la résolution ayant nommé le nouveau secrétaire.
Bien que cette résolution ne soit pas prévue à l’ordre du jour, la jurisprudence l’accepte considérant que c’est une résolution de circonstance.
L’assemblée générale disposera alors de deux procès-verbaux, un avec le premier bureau et un second avec le nouveau bureau.
Conclusion :
Lors d’un changement de syndic et pour que l’assemblée générale soit conforme au décret du 17 mars 1967, il convient de désigner un nouveau secrétaire de séance qui peut être un copropriétaire, avant les résolutions qui concernent le vote des contrats de syndics.
Une des solutions pratiques consiste aussi à nommer dès le début de l’assemblée générale un secrétaire de séance autre que le syndic en fonction (un copropriétaire présent par exemple) et de procéder aux votes des résolutions jusqu’à celle relatives aux contrats de syndic. Puis de prévoir une résolution pour nommer le nouveau syndic en tant que secrétaire de séance. Sinon, le secrétaire démissionne dès la désignation du nouveau syndic qui prendra alors sa place.