Syndics professionnels, un conseil : contrôlez les archives de la copropriété avant de les récupérer aveuglément

19/07/2019 Actions et Actus

Depuis le 24 mai dernier est entré en vigueur le décret du 23 mai 2019 fixant à 15 euros par jour les pénalités en cas de retard par le syndic à remettre les documents demandés par le conseil syndical.

Nous allons expliquer l’étendue des pouvoirs du conseil syndical et surtout ce que cela implique pour le syndic.

Rappelons encore une fois que l’objectif de ce décret n’est pas de réduire les honoraires du syndic mais bien de le responsabiliser en imposant qu’il fournisse les documents et les informations de la copropriété réclamés par le conseil syndical.

Dans le cadre de la revue trimestrielle n°125 de l’ARC, est dédié un dossier de fond pour permettre au conseil syndical de rendre opposables les pénalités de retard.

I. Un accès étendu aux informations de la copropriété

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 donne une possibilité au conseil syndical d’avoir un accès très étendu aux documents de la copropriété.

En effet, il peut prendre connaissance de toute pièce ou de tout document, correspondance ou registre se rapportant à la gestion du syndic d’une manière générale ainsi que de l’administration de la copropriété.

Ce texte se veut très large, incluant les données et supports comptables et financiers mais aussi l’ensemble des pièces juridiques et administratives (contrats, devis, factures, feuilles de présence…).

Plus encore, le conseil syndical est habilité à réclamer des documents qui relèvent des archives tels que les plans, les comptes des exercices précédents, les diagnostics, les carnets d’entretien, les règlements de copropriété antérieurs, et ce même s’il y a eu un changement de syndic.

Et pour cause, il s’agit des documents d’administration de la copropriété que le nouveau syndic est censé avoir récupérés.

II. Des pénalités qui pourraient s’appliquer

Dans bien des cas, les syndics ne vérifient pas les archives récupérées et se contentent de signer le bordereau de remise des pièces présenté par le syndic sortant.

Plus encore, sachant qu’elles sont stockées par une société spécialisée, le transfert se limite à présenter un bordereau de remise des pièces qui précise une immatriculation correspondant à l’emplacement où se situent les archives de la copropriété, ne permettant pas au repreneur de vérifier concrètement le contenu.

Si jusqu’alors cela ne présentait pas de risque majeur pour le syndic, mais plus pour le syndicat des copropriétaires, à présent la donne change.

Et pour cause, si le conseil syndical réclame des documents qui relèvent des archives, le syndic en place sera tenu de les remettre sous peine de pénalités.

Il ne pourra pas se défausser en invoquant que le document ne figure pas dans les archives ou bien que le syndic sortant ne le lui a pas remis à partir du moment où le bordereau fait mention de l’existence de ce document.

Au mieux, il reviendra au syndic en place d’apporter la preuve de son incapacité matérielle à fournir la pièce réclamée en obtenant du sortant une attestation affirmant que le document ne lui a pas été remis.

Voilà pourquoi nous conseillons aux syndics professionnels de ne pas signer aveuglément le bordereau de remise des archives, mais de bien contrôler l’ensemble des pièces remis dans le cadre du transfert des archives.

A défaut de suivre nos conseils, vous risquez des pénalités.

Vous ne pourrez pas dire que l’ARC est un mauvais joueur puisqu’on vous aura averti.

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