Cela fait un an que nous avons plongé dans l’ère numérique, ce qui nous a permis d’assurer en distanciel des consultations, des formations, des réunions, le salon annuel, des conférences, des colloques et même des assemblées générales que l’on ne pouvait plus assurer en présentiel du fait de la crise pandémique.
Le moins que l’on puisse dire, c’est que nos adhérents apprécient ces nouvelles façons de communiquer même s’ils leur tardent toutefois de retrouver le monde du présentiel en cohabitation avec l’univers numérique.
I. Réussites et difficultés rencontrées pour chaque manifestation évoquée ci-dessus.
1) Les consultations avec un conseiller de l’ARC ou de Copropriété Services
Ces consultations sont assurées via le système ZOOM qui permet de visualiser les correspondants et de partager des documents. Cette pratique est complémentaire à celle des consultations par téléphone ou par mail et remplace efficacement les rendez-vous présentiels qui étaient tenus sur notre site de la rue de Thionville ou dans les permanences locales.
2) Les formations techniques, comptables et juridiques
Ces formations sont assurées en mode visioconférence via le système ZOOM qui offre la possibilité de poser des questions ou d’intervenir comme en mode présentiel.
Elles rencontrent un grand succès puisque nous constatons une audience 3 à 5 fois plus importante qu’en présentiel. Une des raisons est que cette formule numérique permet aux adhérents de Province ou de la Grande Couronne parisienne d’y participer et de découvrir ainsi toutes les facettes des services dont peuvent bénéficier nos adhérents.
3) Les réunions de travail
Rien de plus simple que de se réunir en mode visioconférence, quelle que soit notre localisation. Il est possible de partager des documents et même de travailler sur les mêmes documents.
Il est indiscutable que cette façon de procéder fait économiser du temps du fait que les réunions durent moins longtemps et qu’il n’est plus nécessaire de se déplacer.
Par exemple, de nombreuses réunions de préparation des assemblées générales entre les syndics et les conseils syndicaux ont été ou sont organisées selon cette formule numérique.
4) Les conférences et les colloques
L’engouement pour les conférences et les colloques en ligne traduit bien l’intérêt de nos adhérents pour l’animation de ces manifestations sous forme de webinaire. Comme pour les formations, nous constatons une audience 3 à 5 fois plus importante que pour la formule présentielle.
5) Le salon indépendant de la copropriété 2020
À l’instar des autres manifestations, l’organisation de notre salon annuel, tenu habituellement en présentiel à l’Espace Charenton, selon une configuration digitale a rencontré un important succès comme le relate l’article de la page 12 de la revue trimestrielle n°131 de janvier 2021. Pour en savoir plus sur le déroulement et les présentations réalisées lors de ce salon, vous pouvez consulter le site www.salon-copropriete-arc.fr
6) Les assemblées générales de copropriété
De prime abord, il parait séduisant et facile a priori de tenir les assemblées générales de copropriété à distance par visioconférence. C’est loin d’être le cas, car il est très difficile de les assurer correctement lorsqu’il y a un grand nombre de participants du fait de l’hétérogénéité des équipements bureautiques des personnes qui souhaitent participer à l’assemblée générale.
En effet, il faut disposer d’un système garantissant l’accès et la permanence de la connexion afin que chaque participant puisse s’exprimer et voter en ligne sans interruption, ce qui peut constituer une cause d’annulation d’une AG. Or, il existe à ce jour peu de systèmes intégrant les deux volets de cette formule de tenue des assemblées générales : participation par visioconférence et vote numérique.
C’est pour cela que nous recommandons seulement de privilégier le mode numérique seulement pour des assemblées générales de moins de 10 participants, en s’assurant au préalable que tous les participants potentiels pourront se connecter et participer sans problème technique.
Pour les grosses copropriétés, nous préconisons d’opter pour la formule du vote par correspondance, tout en organisant, dans la semaine qui suit l’envoi de la convocation, une visioconférence d’informations pour que le conseil syndical présente les enjeux de chaque résolution et explique les modalités de fonctionnement du vote par correspondance.
De plus, le conseil syndical peut négocier avec le syndic que le dépouillement ait lieu en sa présence à la date affichée pour la tenue de l’assemblée générale.
7) Et cerise sur le gâteau, la prochaine assemblée générale de l’ARC se tiendra en distanciel !
La prochaine assemblée générale de l’ARC est programmée le 22 juin 2021. Compte tenu que la formule présentielle sera difficile à mettre en œuvre, le conseil d’administration a décidé de tenir cette assemblée générale en distanciel en faisant appel à un site internet permettant d’assurer à la fois la participation active des adhérents et le vote à distance prenant en compte le nombre de pouvoirs de chaque participant. Une grande première qui fera date !
II. L’assistance de Copropriété Services, la coopérative technique de l’ARC
Copropriété Services propose aux adhérents l’offre suivante :
- Mise à disposition d’un accès professionnel sécurisé ZOOM ;
- Formation du conseil syndical ou du syndic bénévole à l’animation d’une réunion ou d’une assemblée générale avec l’outil ZOOM ;
- Support technique tout au long de la manifestation pour résoudre les éventuels problèmes techniques rencontrés par les copropriétés ;
Pour en savoir plus, lire l’article accessible à l’adresse suivante : www.arc-copro.com/vyxm