La vérification des comptes du syndicat par tout copropriétaire rencontre encore de nombreuses obstructions des syndics, peu enclins à un contrôle minutieux de leur gestion.
Dans le millésime 2018 des convocations d’assemblées générales, nous avons constaté nombre d’irrégularités, venant autant des grands groupes que de petits cabinets de syndics.
I. La vérification des comptes à approuver : un droit pour les copropriétaires
Le décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015 relatif aux modalités de mise à disposition des pièces justificatives des charges de copropriété avait pour vocation de faciliter le contrôle des dépenses par tout copropriétaire avant l’assemblée générale appelée à connaître des comptes.
Ce décret s’applique depuis le 1er avril 2016 à toutes les convocations d’assemblées.
L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que tout copropriétaire dispose, entre la notification de la convocation et la tenue de l’assemblée générale annuelle, d’un droit d’accès aux pièces justificatives des charges, ce qui comprend notamment les factures et les contrats du syndicat.
L’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires.
Il arrête aussi le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.
Ces informations doivent être indiquées dans la convocation.
Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.
II. Les comportements des syndics par rapport à ce droit des copropriétaires
De la même manière que les syndics peinent à remplir leurs obligations, ils sont aussi enclins à les enfreindre et force est de constater que les abus sont gradués :
- Certains syndics, comme l’a fait par exemple une agence NEXITY, signalent en bas de page et en police de caractères réduite, probablement pour une meilleure transparence, que les pièces justificatives de charges seront consultables par exemple : « le vendredi 6 avril 2018 de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h, mais uniquement sur rendez-vous ».
Rappelons qu’une telle insertion est irrégulière car contraire au décret du 30 mars 2015, qui ne prévoit en aucun cas que les copropriétaires aient besoin de se signaler préalablement auprès du syndic.
Si le syndic prétend que cela se justifie par le nombre potentiel de « visiteurs », il lui suffit tout bonnement de mettre à disposition une salle adaptée. En effet, il connaît parfaitement le nombre de copropriétaires composant le syndicat, puisqu’il doit réglementairement établir leur liste et l’actualiser (art. 32 du décret du 17 mars 1967).
De plus, nous savons tous qu’un nombre limité de copropriétaires procède à ce contrôle.
- D’autres syndics, comme une agence ORALIA disposent par exemple : « La consultation de ces pièces se fait au siège du cabinet aux jours et heures ouvrables déterminées au paragraphe VII du contrat de syndic relatif à l’accueil physique des clients. Afin que les modalités matérielles de cet accueil soient optimales durant ces plages horaires, la prise préalable de rendez-vous est préconisée. »
Cette insertion est irrégulière car non seulement elle impose la prise d’un rendez-vous comme dans le cas précédent, mais elle requiert aussi de trouver un accord syndic/copropriétaire sur la date.
Imaginez si le syndic ne veut pas d’un copropriétaire opposant ? Sous prétexte d’une grande latitude offerte aux copropriétaires pour la vérification des comptes, le syndic pourrait tenter de s’opposer à certains intervenants.
Bien entendu, il ne sera pas facile au copropriétaire de se faire assister d’un membre du conseil syndical qui n’aura pas anticipé ce rendez vous.
- D’autres encore, comme par exemple une agence FONCIA, envoient des convocations sur lesquelles ne figure aucune mention relative à la vérification des comptes. C’est finalement la meilleure solution pour ne risquer aucun contrôle, même si c’est en toute illégalité.
Quelques soient les mentions insérées dans la convocation, tout copropriétaire peut contrôler les raisons des dépenses et, en cas de difficultés, doit échanger par courrier recommandé avec accusé de réception avec le syndic.
Rappelons pour conclure qu’un risque judiciaire est bien réel : avec une demande en nullité de la résolution votant l’approbation des comptes, pour défaut de contrôle des pièces, par un copropriétaire opposant.