Dans un monde idéal où le syndic ne serait pas en conflit d’intérêt et serait complètement désintéressé des fonds de ses copropriétés mandantes, il ne serait pas nécessaire de contrôler les factures ou encore le paiement effectif de celles-ci.
Mais dans la vraie vie, c’est tout à fait différent.
Malgré que les syndics sont censés ne plus être rémunérés sur la trésorerie de leurs copropriétés mandantes, on constate des usages qui non seulement sont problématiques, mais surtout nous interrogent sur leur finalité.
Parmi eux, nous avons les retards de paiement des fournisseurs qui comme on va le constater sont largement abusifs, entraînant des difficultés pour les copropriétés.
I. Les factures non réglées depuis cinq mois
Le délai de paiement des fournisseurs doit être particulièrement contrôlé par le conseil syndical et cela pour deux raisons essentielles.
Tout d’abord les fournisseurs qui ne sont pas payés dans les délais convenus sont moins enclins à intervenir. Soit ils refusent, soit ils réclament au préalable un acompte, soit ils proposent une date d’intervention dans des délais plus ou moins long.
La logique est simple : ils préfèrent privilégier les clients qui paient dans les délais en mettant de côté ceux qui trainent.
D’ailleurs, cette méthode est utilisée par les syndics pour dégouter les prestataires proposés par le conseil syndical ou notre coopérative technique afin qu’ils refusent de intervenir à nouveau dans les copropriétés.
Mais encore, ces prestataires essaient de compenser les retards de paiement en gonflant les devis de 10 à 15 %.
C’est pour cela que le conseil syndical doit être attentif à la réception des factures et de leur règlement.
A ce titre, voyons l’échange de mail entre un président du conseil syndical et le syndic Foncia :
Eh oui ! Pas moins de six mois pour payer une facture et encore nous avons que l’engagement écrit par le gestionnaire sans avoir la confirmation du paiement par le prestataire.
La question mystère est de comprendre pourquoi un syndic qui a ouvert un compte bancaire séparé impliquant qu’il n’a pas d’intérêt sur les fonds des syndicats qu’il gère retarde malgré tout le paiement des fournisseurs ?
On pourrait supposer que d’une manière ou d’une autre, il bénéficie de la trésorerie de ses copropriétés mandantes, justifiant le retard des fournisseurs.
II. Comment contrôler le paiement des fournisseurs ?
Que ce soit au cours ou en fin d’exercice, le conseil syndical doit contrôler la réception de la facture ainsi que son règlement.
Pour cela, le conseil syndical ne devra pas hésiter à réclamer périodiquement le classeur des factures en vérifiant et en comparant trois informations :
- La date de facturation.
- La date de réception de la facture.
- La date de sa saisie comptable.
Ce comparatif est important car il permet de vérifier la réactivité du syndic et surtout de son service comptable.
Plusieurs contrôles devront être réalisés :
- La date de la saisie comptable de la facture doit être plus ou moins proche de celle de sa réception. Celle-ci est souvent renseignée par le service comptable soit par le biais d’un tampon daté soit à la main.
- Le règlement effectif des factures doit être vérifié. Pour cela, il faudra corroborer la date de règlement mentionnée dans la comptabilité par rapport à celle figurant dans le relevé bancaire. En cas de décalage entre ces deux dates, il faudra une explication sérieuse du syndic sachant que c’est la date figurant dans le relevé bancaire qui fait foi.
- Le décalage entre la réception de la facture et son règlement devra être contrôlé. Avant de demander des explications au syndic, il faudra au préalable vérifier l’échéance de paiement figurant dans la facture. Généralement elle se situe entre un et trois mois.
Si le syndic a largement retardé les paiements, c’est qu’il y a anguille sous roche. Le conseil syndical devra acculer son syndic pour connaître les raisons et surtout l’avertir de ne plus manquer de diligence.
Ces contrôles devront être réalisés fréquemment, surtout s’il y a des retards chroniques de paiements.
Il y a alors de fortes chances que votre compte bancaire soit bel et bien non séparé. Sinon, pourquoi retarderait-il le paiement ?