Vigilance sur les frais de photocopies dissimulés

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Actualités
11/07/2017

Vigilance sur les frais de photocopies dissimulés

 
Depuis l’entrée en vigueur du contrat type, la production de photocopies doit être comprise dans le forfait de base.
 
Cela résulte du point 7.1.1 du contrat type qui indique expressément ce principe :

« les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire. »
 
La plupart des syndics ont donc largement profité de cet impératif pour imposer une augmentation de leurs honoraires de base allant jusqu’à 50%, n’ayant aucune commune mesure avec le coût réel que représente l’intégration des frais de photocopies.
 
Malgré cela, voyons comment certains syndics continuent de manière sournoise à facturer les photocopies.
  1. L’appel à un prestataire

La production de photocopies la plus importante concerne bien évidemment celle relative aux convocations d’assemblées générales et aux procès-verbaux.
 
La plupart des syndics et surtout les moyens et grands cabinets sous-traitent cette tâche auprès d’une société spécialisée.
 
La prestation globale comprend les photocopies des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, la mise sous pli et l’affranchissement.
 
Ainsi, en parallèle des honoraires de syndic, ce dernier impute dans les charges de la copropriété la facturation du prestataire.
 
Jusqu’à présent, cela ne posait pas trop de problèmes puisque le syndicat de copropriétaires devait prendre à sa charge les photocopies produites à son profit.
 
En revanche, compte tenu du fait qu’à présent les reprographies doivent être incluses dans le forfait de base, le syndic ne peut plus imputer cette facture au syndicat de copropriétaires.
 
Il doit donc prendre à sa charge au moins le coût des photocopies et la mise sous pli facturée par le prestataire.
  1. Comment détecter et contrôler ces factures

Généralement, ces factures se situent dans les comptes « 623 » intitulés « tiers intervenant ».
 
Il s’agit généralement de la société ATHOME, leader dans ce type de prestations au profit des syndics.
 
L’indice qui doit alerter le conseil syndical est le montant facturé.
 
En effet, si le coût est quasiment identique à celui facturé l’année précédente, c’est que la société a facturé l’intégralité de la prestation y compris les photocopies.
 
Dans tous les cas, il faudra contrôler la facture afin d’avoir la certitude que le syndic n’a pas facturé à la copropriété des coûts qu’il est censé prendre à sa charge.