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Suite à plusieurs actions menées par l’ARC, le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 a précisé la liste minimale des documents devant figurer dans l’extranet de la copropriété tel que prévu à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Bien que le décret date de mai 2019, il est entré en vigueur au 1er juin 2020 soit plus d’un an après.
Précisons les documents à faire figurer dans l’extranet de la copropriété et pourquoi il est essentiel pour le conseil syndical de contrôler la réalité des documents mis en ligne.
I. Une liste minimale, mais essentielle
Avant d’entrer dans le détail, voici la liste minimale des documents qui doivent figurer dans l’extranet de la copropriété et qui a légèrement été modifiée par le décret du 7 octobre 2020 :
Tous les copropriétaires |
Chaque copropriétaire |
Le conseil syndical |
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Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés |
Le compte individuel arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle |
Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu |
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La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée |
Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire |
Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires |
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Le carnet d’entretien de l’immeuble |
Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle |
Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré |
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Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité |
Les avis d’appel de charges adressés au copropriétaire sur les trois dernières années |
La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 sus- visé |
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Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité |
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La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée |
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L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat |
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Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours |
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Les procès-verbaux des assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître les comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées |
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Le contrat de syndic en cours |
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Comme on le constate, la liste des pièces concernant le conseil syndical reste marginale, mais malgré tout essentielle.
En effet, on retrouve la liste des copropriétaires avec leurs coordonnées postales, ce qui permet au président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale en cas de carence du syndic.
Par ailleurs, sur l’interface « copropriété » on retrouve l’ensemble des documents à fournir pour la promesse d’achat d’un lot, permettant de ne pas être contraint de passer par le syndic pour récupérer ces documents qui sont facturés à l’unité entre 30 à 150 euros en fonction des cabinets.
Enfin dans l’onglet « copropriétaire » on retrouve la quote-part de fonds travaux attachée au lot, ce qui permet à chacun des copropriétaires de connaître le crédit attaché à son ou ses lots.
II. Un contrôle à effectuer
Bien que les syndics aient disposé de plus d’un an pour mettre à jour l’extranet de leurs copropriétés mandantes, on constate encore de nombreuses interfaces vides ou quasiment vides dans lesquelles ne figurent pas l’ensemble des informations et documents pourtant obligatoires.
Certains syndics évoquent la covid-19 pour justifier leur retard quant au respect de ces dispositions légales et règlementaires.
Si nous pouvons entendre cet argument, il est alors impératif que ces mêmes syndics ne facturent pas la remise des documents qui doivent figurer dans l’extranet.
En tout état de cause, le conseil syndical doit s’assurer que dans les plus brefs délais, les documents minimums devant figurer dans l’extranet de la copropriété doivent être mis à disposition des copropriétaires.
Bien gérer sa copropriété demande des connaissances précises et actualisées. Pour vous accompagner, l’ARC édite ses propres guides et ouvrages de référence, conçus pour être accessibles à tous, du copropriétaire débutant au conseiller syndical chevronné.
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