DOSSIER DU MOIS DE MAI 2017 : Mettre en place un comptage divisionnaire efficace

L’installation de compteurs d’eau dans chacun des logements permet de répartir les charges au prorata des consommations réelles.

Ces compteurs dits « divisionnaires » présentent plusieurs intérêts :

• Chaque copropriétaire paiera ses charges suivant ses consommations ce qui évite les injustices propres à une répartition selon une grille de charges statique (exemple : une personne habitant seule un grand appartement qui paiera l’équivalent des consommations d’une famille de 4 personnes) ;
• Le fait de visualiser et de payer sa consommation exacte peut inciter les copropriétaires à réduire leurs consommations individuelles ;
• Cela permet aussi de repérer des fuites en parties communes, de les traiter en conséquence en évitant une dépense exorbitante.

La mise en place d’un tel dispositif est une obligation légale pour certaines copropriétés (voir notre question de l’expert à ce sujet), mais cela représente surtout une opportunité de gérer les charges en « bon père de famille ». La technologie mise en œuvre pour compter les consommations d’eau étant plutôt fiable, il est souvent conseillé d’installer de tels compteurs d’eau (mais attention à ne pas confondre avec à l’aide de répartiteurs).

Voici comment mettre en place un comptage divisionnaire dans les règles de l’art.

I.Les choix techniques à opérer

1.Faire appel au bon professionnel

La première étape est de contacter des entreprises spécialisées pour obtenir des devis. Vous avez deux possibilités pour mettre en place le comptage divisionnaire :

• Acheter les compteurs et les faire installer puis, chaque année, réaliser la relève en interne. Avant de choisir cette option, il est conseillé de vérifier que les compteurs peuvent être installés à l’extérieur des logements (colonnes de distribution d’eau passant dans les parties communes) : cela facilitera grandement le relevé des index. Ce relevé peut être réalisé par un référent bien identifié au sein de la copropriété : membre du conseil syndical, syndic bénévole ou gardien (selon son contrat de travail).
• Signer un contrat avec une entreprise pour une prestation de location-entretien-relève (ou contrat LER). La copropriété confie alors au prestataire l’installation puis la gestion du parc de compteurs d’eau. Le relevé est transmis chaque année au syndic.

Notons toutefois que les sociétés qui proposent ce type de contrats LER ne donnent pas systématiquement satisfaction sur le long terme : délai d’intervention en cas de problème technique sur un compteur, absence d’entretien du parc si le conseil syndical n’y prend pas garde, relevés de consommation incomplets (qui faussent les répartitions de charges, car si un relevé d’index est manquant pour un lot, c’est toute la copropriété qui en pâtit !).

L’ARC a signé un accord-cadre avec plusieurs entreprises pour encadrer cette prestation. Cela permet d’obtenir un contrat mieux défini ainsi qu’une réduction tarifaire.

Pour cela il suffit de contacter ces prestataires en précisant que vous souhaitez bénéficier de l’accord-cadre signé avec l’ARC. Les cordonnées des prestataires se trouvent sur le site Copro-devis accessible depuis la plateforme de l’adhérent (catégorie « COMPTAGE D’EAU ET DE CALORIES »).

 2.Choisir le type d’équipements à installer

Il existe aujourd’hui trois technologies principales de comptage en copropriété :

• Les capteurs « vitesse » qui sont composés d’une simple hélice. Ce sont les moins chers, moins précis, mais ils ne permettent pas de mesurer les petits débits (comme une fuite dans des toilettes) ;
• Les compteurs « volumétriques » légèrement plus encombrants, mais plus précis et capables de mesurer tous les débits. C’est la technologie conseillée
• Les compteurs « à ultrasons » plus récents, mais plus onéreux.

Par ailleurs, il faut choisir un compteur ayant un degré de précision (ou classe métrologique) adapté : il faut préférer les compteurs a minima de classe C (sur une échelle A, B, C, D, les compteurs de classe D étant les plus précis).

Cela correspond au classement MID R160 selon le classement de la directive européenne de 2004 qui est de plus en plus utilisé.

 3.Ne pas oublier de relever le compteur général ! 

Pour que le syndic puisse répartir les charges de manière efficace, il est nécessaire de relever l’index du compteur général (celui du distributeur d’eau) en même temps que les compteurs divisionnaires. Si vous choisissez le contrat LER, il faut donc demander au prestataire de réaliser la relève du compteur général en même temps que les compteurs divisionnaires.

D’ailleurs ce relevé est important à un second titre, car il permet au conseil syndical d’étudier l’écart entre la somme des consommations individuelles et la consommation relevée au compteur général. Si cet écart est supérieur à 5%, c’est qu’il y a vraisemblablement un problème (voir notre article Mettre en place un suivi des consommations d’eau en copropriété pour plus de précisions).

 II.Le vote en assemblée générale

 1.Les résolutions principales

Une fois les devis obtenus, il faut voter l’installation des compteurs en assemblée générale.

Cela nécessite plusieurs résolutions dont voici des modèles types suivant le mode d’acquisition des compteurs choisi par le conseil syndical (voir paragraphe I.1.) : achat des compteurs ou contrat LER.

Dans tous les cas, il ne faut pas oublier que tous les devis doivent être joints à la convocation.

a. Si le conseil syndical a choisi l’achat des compteurs

• Premier vote : la copropriété se prononce sur le principe de l’achat des compteurs

Question : Achat de compteurs divisionnaires [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965) Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, approuve l’achat des compteurs [d’eau froide et/ou d’eau chaude] selon la proposition jointe à la convocation. Pour : … Contre : … Abstentions : …

• Deuxième vote : la copropriété choisit quelle entreprise va réaliser l’opération

Question : Choix de l’entreprise chargée d’installer les compteurs [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965) Projets de résolution : L’assemblée générale, après avoir pris connaissance des conditions essentielles, jointes à la convocation, des entreprises :  – … pour un montant de … € TTC  – … pour un montant de … € TTC  – … pour un montant de … € TTC Décide de faire installer les compteurs [d’eau froide et/ou d’eau chaude] par l’entreprise … pour un coût global de … € TTC. Décide que les coûts des travaux seront répartis conformément au règlement de copropriété et à la loi du 10 juillet 1965, suivant clé de répartition suivante : … Mandate le Syndic pour procéder aux appels de fonds nécessaires comme suivent :  – … % exigible le …/…/…  – … % exigible le …/…/…  – … % exigible le …/…/… La date prévisionnelle d’installation des compteurs est fixée au …/…/… . Pour : … Contre : … Abstentions : …

• Troisième vote : la copropriété définit qui va relever les compteurs

Question : Choix du référent pour la relève des compteurs d’eau [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965) Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, mandate Mr./Mme…membre du conseil syndical pour organiser la relève des index du compteur général et des compteurs divisionnaires chaque année, aux alentours du …/…/… . Pour : … Contre : … Abstentions : …

Dans le cadre de l’achat de compteurs et leur installation par une entreprise, le syndic peut demander des honoraires pour le suivi des travaux et leur réception. Nous vous conseillons de négocier le montant qu’il va demander. Pour nous 1% du coût HT des travaux est déjà une somme tout à fait convenable.

b.Si le conseil syndical a choisi la prestation de location-entretien-relève

La copropriété se prononce sur le principe de la prestation de location-entretien-relève des compteurs

Question : Signature d’un contrat de location-entretien-relève des compteurs divisionnaires [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965)   Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, approuve la signature d’un contrat de location, entretien et relève des compteurs [d’eau froide et/ou d’eau chaude] tel que joint à la présente convocation. Pour : … Contre : … Abstentions : …

• La copropriété choisit quelle entreprise va réaliser l’opération

Question : Choix de l’entreprise titulaire du contrat de location-entretien-relève des compteurs divisionnaires [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965) L’assemblée générale, après avoir pris connaissance des conditions essentielles, jointes à la convocation, des entreprises :  – … pour un montant de … € TTC/an  – … pour un montant de … € TTC/an  – … pour un montant de … € TTC/an Décide de signer un contrat de location, entretien et relève des compteurs [d’eau froide et/ou d’eau chaude] avec l’entreprise … pour un coût global de … € TTC/an. Décide que les frais seront répartis conformément au règlement de copropriété et à la loi du 10 juillet 1965, suivant clé de répartition suivante : … Mandate le Syndic pour procéder aux appels de fonds nécessaires le …/… de chaque année. La date prévisionnelle d’installation des compteurs est fixée au …/…/… . Pour : … Contre : … Abstentions : …

Les compteurs étant installés sous la supervision du prestataire qui les loue à la copropriété, il n’y a pas de raison pour que le syndic exige des honoraires pour suivi des travaux suite à la signature d’un contrat de location-entretien-relève.

2.Les résolutions complémentaires pour que tout se passe bien

Pour éviter les difficultés dans la mise en place du comptage, il faut également voter les « règles du jeu » applicables aux copropriétaires grâce à deux résolutions complémentaires :

• Eviter le refus de l’occupant de donner accès à ses locaux pour l’installation ou la relève des compteurs

Question : Recours en cas de refus d’installation, de maintenance ou de relève des compteurs divisionnaires [d’eau froide et/ou d’eau chaude] (résolution informative) Projets de résolution : Toute personne doit rendre accessible son logement ou son local sur demande du prestataire ou du syndic pour l’installation, la maintenance, la visite de contrôle annuel et la relève des index. En cas de refus de l’occupant de donner accès aux installations, le syndic engagera une procédure en référé devant le tribunal d’instance conformément à l’article 55 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, afin que le prestataire soit autorisé à pénétrer dans le lot privatif, avec le concours d’un huissier accompagné d’un commissaire de police, et ce aux frais des contrevenants.

• Prévoir la refacturation des charges d’eau en cas de dysfonctionnement du dispositif (voir aussi cet article)

Question : Application d’un forfait de consommation [d’eau froide et/ou d’eau chaude] pour les lots dont les compteurs n’ont pu être relevés durant l’exercice comptable (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965) Projet de résolution : Si la relève annuelle des consommations n’a pu être effectuée en raison d’un dysfonctionnement ou de l’absence de relevé des consommations, le copropriétaire concerné devra régler un forfait équivalent à la consommation moyenne des trois années précédentes au titre de sa consommation d’eau [froide et/ou chaude]. Une régularisation sera effectuée après relève du compteur, à condition que les données de comptage soient accessibles.   Si les consommations des années précédentes ne sont pas disponibles, la consommation retenue sera équivalente à la moyenne de la consommation annuelle d’eau [froide et/ou chaude] de la copropriété sur la période considérée, divisée par le nombre de lots alimentés en eau.

Attention : il ne faut pas fixer un forfait dissuasif dans l’espoir que le copropriétaire concerné mette en œuvre des actions pour faire réparer son compteur. D’une part les compteurs appartiennent à la copropriété ou au prestataire (leur entretien n’est donc pas du ressort du copropriétaire), et d’autre part l’application d’un forfait disproportionné ne serait pas légale.

En effet l’article 10 de la loi de 1965 précise clairement que les charges doivent représenter la réalité objective de leur utilité à l’égard de chaque copropriétaire : le forfait appliqué doit être proportionnel à ce qu’aurait dû payer le copropriétaire en question, et seul un tribunal aurait le pouvoir de prononcer une sanction.

3.Est-il nécessaire de faire modifier la clé de répartition des charges « eau » dans le règlement de copropriété ?

Bien souvent, les copropriétés qui installent des compteurs divisionnaires omettent de mettre à jour leur règlement de copropriété pour y intégrer le nouveau mode de répartition des charges d’eau. Néanmoins cela peut avoir des conséquences lourdes pour le syndicat. En effet seul le règlement de copropriété s’impose aux nouveaux acquéreurs, et ces derniers peuvent refuser – en toute légalité – de payer leurs charges d’eau au prorata des consommations si cette disposition ne figure pas dans le règlement.

Suivant les dispositions de votre règlement de copropriété, il se peut donc que vous ayez à le modifier.

Si le règlement contient déjà une clause énonçant que « les charges d’eau et/ou d’eau chaude sont réparties suivant les tantièmes OU suivant les index relevés dès lors qu’il sera mis en place des compteurs divisionnaires », alors il peut être procédé à l’appel de charges selon les derniers relevés des compteurs sans aucun problème. Il pourra simplement être rappelé dans la première résolution (voir paragraphe II. 1.) que la clause du règlement de copropriété trouve application avec l’installation des compteurs divisionnaires.

Si, à contrario, le règlement ne prévoit qu’une répartition aux tantièmes, il faut inscrire dans la même assemblée générale une autre question portant sur la modification de la clause du règlement de copropriété :

Question : Modification de la clause du règlement de copropriété traitant des modalités de répartition des charges [d’eau froide et/ou d’eau chaude] suite à la mise en place des compteurs divisionnaires (vote à la majorité de l’article 25 et 25-1 de la loi de 1965, selon les dispositions de l’article 11 de la même loi) Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, décide de modifier la clause du règlement de copropriété (article … page …) traitant des modalités de la répartition des charges [d’eau froide et/ou d’eau chaude] pour tenir compte de la mise en place de compteurs divisionnaires et permettre une répartition des charges au prorata des consommations individuelles. Elle retient la nouvelle rédaction suivante : « Les charges [d’eau froide et/ou d’eau chaude] sont réparties suivant la différence des index de consommation relevés à la fin de chaque exercice comptable. Le différentiel qui résultera entre le volume total d’eau fourni au syndicat et le total des consommations des compteurs divisionnaires sera réparti suivant les tantièmes [généraux ou « eau »]. » L’assemblée générale donne mandat au syndic de procéder à la publication au fichier immobilier auprès du notaire de son choix, selon un montant plafond de … € TTC. Les appels de fonds nécessaires seront réalisés le …/…/… . Pour : … Contre : … Abstentions : …

La modification du règlement de copropriété n’est pas prévue dans l’immédiat, une autre solution peut être de mettre à l’ordre du jour de chaque assemblée générale ordinaire la question de la répartition des charges au prorata des consommations. Ainsi le nouvel acquéreur s’en trouvera informé et ne pourra se soustraire aux appels de charges.

Cette solution ne nous semble néanmoins pas la meilleure et nous la déconseillons dans la mesure où elle ne dispense pas de modifier le règlement de copropriété à terme. En revanche elle peut permettre de reporter la mise à jour jusqu’au moment où cette dernière est rendue nécessaire par d’autres modifications à apporter au règlement de copropriété.

III.S’assurer que le syndic tient compte des relevés des compteurs dans la répartition des charges

À la fin du premier exercice comptable, il faut vérifier que votre syndic répartit bien les charges au prorata des consommations à compter de la date d’installation des compteurs dans l’idéal il faudrait pouvoir faire poser les compteurs juste avant le début d’une nouvelle période comptable).

Voilà la procédure à suivre pour répartir les charges : tout au long de l’année, réaliser les appels de fonds sur la base de la clé de répartition « eau » initiale. C’est ensuite à la fin de chaque exercice comptable, que sera utilisé le relevé des index pour faire une régularisation :

• facturer à chaque copropriétaire le volume d’eau qu’il a réellement consommé :

• Pour l’eau froide : le prix unitaire est le coût d’un mètre cube tel que calculé grâce aux factures du distributeur d’eau (somme du montant de chaque facture divisée par le nombre de mètres cubes qui y est indiqué) ;
• Pour l’eau chaude : Il convient de lire notre dossier de juin 2016 qui détaille pas à pas la marche à suivre pour bien répartir les charges ;

• Les volumes soutirés dans les parties communes (eau froide uniquement) sont toujours facturés à l’ensemble des copropriétaires sur la base de la clé de répartition historique. Pour calculer ce volume, il suffit de soustraire la somme des mètres cubes relevés aux compteurs divisionnaires au nombre de mètres cubes relevés au compteur général.

Note : idéalement, il serait préférable de choisir une date de relevé des compteurs divisionnaires la plus proche possible de la date de relevé général effectué par le distributeur d’eau, cela permettrait de comparer directement compteurs divisionnaires et facture d’eau, et donc de répartir directement cette dernière entre les copropriétaires.

Mais en fin de compte, l’écart entre ces deux dates de relevés, qui se traduit par un écart comptable plus ou moins important se résorbe au final d’une année sur l’autre. Le seul point important pour éviter d’entrer dans un jeu comptable fastidieux est d’avoir un écart constant de 12 mois entre chaque relevé.

Un dernier point concernant la vente d’un lot : trop souvent l’acquéreur est obligé de payer des arriérés de charges d’eau, sans possibilité de recours. Voilà donc la procédure à suivre :

1. Le syndic note la présence du compteur dans l’état daté qu’il transmet au notaire
2. L’acquéreur et le vendeur constatent contradictoirement l’index à la date de sortie du logement

IV.Penser au renouvellement des compteurs

Dans tous les cas, le conseil syndical doit suivre l’état des compteurs au fil du temps et guetter les problèmes qui peuvent apparaitre : compteur qui s’est arrêté, impossibilité répétée de relever tel ou tel compteur…

Quand un problème survient, il est nécessaire de faire changer le compteur par un plombier (si les compteurs ont été achetés), ou il faut alerter le prestataire (si la copropriété a signé un contrat LER).

Car n’oublions pas un élément important : comme tout type de capteurs, les compteurs d’eau ont une durée de vie limitée dans le temps. Cette dernière est estimée à 10 ans pour les compteurs sur l’eau chaude et 15 ans pour l’eau froide.

Cela ne veut pas dire que le compteur va s’arrêter du jour au lendemain, il va progressivement ralentir : plus il aura dépassé sa durée de vie statistique, plus vont augmenter les risques qu’il sous-compte et que les relevés soient faussés.

Cela peut avoir de lourdes conséquences : une part de plus en plus importante des charges sera facturée aux tantièmes, rendant ainsi le système de comptage de moins en moins efficace et équitable.

Nous conseillons au conseil syndical de contrôler l’âge des compteurs (leur année de production est généralement indiquée sur le compteur), mais aussi de réaliser un suivi des relevés pour repérer les compteurs qui ne semblent plus fiables.

Et pour avoir une maitrise complète des charges, nous ne saurions que trop vous conseiller de mettre en place un suivi des consommations d’eau (individuelles et générales) grâce à notre article « Mettre en place un suivi des consommations d’eau en copropriété ». Cela vous permettra de maitriser pleinement ce poste de charges conséquent (10% en moyenne des charges de copropriété selon notre observatoire OSCAR), mais aussi de faire des économies et d’éviter les déconvenues (repérage des fuites par exemple).

Pour toute question complémentaire, n’hésitez pas à contacter le pôle « énergie, eau et rénovation » de l’ARC à energie-eau@arc-copro.fr.