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Il nous faut d’abord rappeler qu’en vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le syndic professionnel, sauf dispense expresse de l’assemblée générale, est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (extranet) comportant un certain nombre de documents relatifs à la gestion de la copropriété. La liste minimale de ces documents est fixée par un décret du 23 mai 2019 (voir lien ci-dessous).

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038501555/

Il est à noter en outre que l’article 18 et le décret précité prévoient que les membres du conseil syndical ont accès à un plus grand nombre de documents que les simples copropriétaires. Seuls ces derniers peuvent ainsi avoir accès aux relevés bancaires des comptes séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires (cf. article 3 du décret).

Pour en venir plus spécifiquement à l’actualisation de ces documents il convient de se reporter à l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit que :

« […] L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes. »

Ainsi, le syndic n’est donc pas tenu, règlementairement, d’actualiser plus d’une fois par an le contenu de l’extranet postérieurement à l’assemblée générale annuelle qui a vocation à approuver les comptes de l’exercice comptable écoulé.

Cela étant, au sujet spécifiquement des relevés bancaires, l’article 18. II. énonce que « Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci » ; cette obligation concerne le compte bancaire « courant » mais également le compte bancaire rémunéré qui doit être obligatoirement ouvert afin d’y recueillir les cotisations du fonds travaux. Il s’agit certes d’une obligation peu respectée en pratique par les syndics mais qu’il convient de rappeler !

D’autre part, rappelons également que de façon générale l’extranet doit notamment comporter, dans l’espace individuel de chaque copropriétaire, les avis d’appel de fonds qui leur ont été adressés sur les trois dernières années (article 2 du décret précité) ; ce qui contraint le syndic à une actualisation plus régulière qu’une simple mise à jour annuelle.

Le contrat de syndic n’est pas un contrat qui se renouvelle tacitement. Chaque contrat est ainsi indépendant du précédent, et il doit être expressément adopté à l’issue d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire la majorité absolue des tantièmes de propriété), avec une possibilité d’un deuxième vote à la majorité simple de l’article 24 si la candidature du syndic a reçu au moins un tiers des voix en sa faveur lors du premier vote (cf. article 25-1, qui prévoit cette possibilité).

Cela étant posé, il faut rappeler que le syndic n’a pas la possibilité de continuer à administrer la copropriété une fois son mandat expiré. Quand bien même le ferait-il, il n’a pas davantage la possibilité de continuer à prélever des honoraires forfaitaires fondés sur le contrat expiré. Cette règle a été rappelée à de nombreuses reprises par la jurisprudence (voir en ce sens notamment un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 14 janvier 2016, n° 14-23.898, qui rappelle que « le syndic professionnel ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion des opérations de gestion immobilière, que celles dont les conditions sont précisées dans sa désignation ou dans un mandat écrit préalable »).

Rappelons également que le syndic, agissant en dehors de tout cadre contractuel, ne sera plus couvert par son assurance de responsabilité civile professionnelle ni par sa garantie financière, qui garantit la bonne restitution des sommes versées par les copropriétaires sur les comptes bancaires de la copropriété.

De la même manière, il ne peut valablement convoquer une assemblée générale, faute d’être encore le représentant légal du syndicat des copropriétaires. S’il le faisait néanmoins, cette assemblée générale pourrait ainsi faire l’objet d’un recours judiciaire par un copropriétaire opposant ou défaillant, visant à obtenir son annulation intégrale.

Dans une telle hypothèse, où la copropriété se retrouve dépourvue de syndic à la suite de l’absence de convocation d’AG par ce dernier, l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire aux fins de nommer un syndic ; cette démarche nécessite d’être en possession de la liste à jour des copropriétaires et de leurs adresses ; une telle liste doit en principe figurer sur l’espace extranet réservé aux membres du conseil syndical.

Si cette convocation n’est pas effectuée par un copropriétaire, il est également possible, pour tout intéressé, d’adresser une requête au président du tribunal judiciaire afin qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic. Il s’agit naturellement d’une solution plus complexe, plus longue, et plus coûteuse…

Il nous faut rappeler en préambule que depuis la loi du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé », les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, sans que les copropriétaires aient à donner au préalable leur accord (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version actuelle), contrairement au précédent régime où il fallait nécessairement que les copropriétaires donnent leur accord. Dorénavant, le principe et l’exception ont été inversés et il revient aux copropriétaires de se manifester auprès du syndic s’ils souhaitent conserver un mode d’envoi classique, c’est-à-dire par voie postale, des notifications et mises en demeure. A cet égard, l’article 42-1 précité dispose que le syndic doit informer les copropriétaires qu’ils ont la possibilité de demander à continuer de recevoir par voie postale ces notifications et mises en demeure.

Ces précisions étant faites, il est tentant et légitime en effet de vouloir faire supporter les frais d’envoi postaux des recommandés papiers plus élevés que les frais de recommandés électroniques aux seuls copropriétaires qui ont fait le choix de vouloir conserver ce mode d’envoi.
 

Cela étant, d’après un arrêt de la Cour de cassation en date du 21 mai 2003, troisième chambre civile, n° 02-11.221, publié au Bulletin de la Cour de cassation, les frais d’envoi des convocations et le coût des notifications des décisions prises (concrètement, cela fait référence au procès-verbal de l’assemblée générale) font partie des charges relatives à l’administration des parties communes. Le  syndic ne peut donc  pas procéder à une répartition différente de celle prévue par la loi. 

Par conséquent, en l’état actuel de la législation et de la jurisprudence, il n’est pas possible de faire individualiser ces frais liés aux envois postaux. Ces frais  doivent être répartis en charges communes générales. 

L’article L. 113-3 du Code des assurances régit cette problématique.

Tout d’abord, à défaut de paiement de la prime ou d’une partie de cette prime dans les 10 jours qui suivent son échéance l’assureur adresse à l’assuré une mise en demeure de payer, sous un délai de 30 jours.

De là, plusieurs situations se présentent :

Si la cotisation est finalement réglée dans le délai de 30 jours à compter de l’envoi de la mise en demeure, il n’y a pas de conséquence préjudiciable et le contrat d’assurance ne fera pas l’objet d’une suspension quelconque.

Si la cotisation n’a pas été payée dans ce délai de 30 jours à compter de la mise en demeure : le contrat peut faire l’objet d’une suspension de garantie et l’assureur a la possibilité de le résilier 10 jours plus tard. Il est à noter que, dans cette hypothèse, lorsque le contrat a été résilié à la suite du non-paiement de la prime, cette dernière reste intégralement due à l’assureur. 

Si la cotisation finit malgré tout par être payée dans le délai de 10 jours qui suivent ce délai de 30 jours à compter de la mise en demeure, le contrat d’assurance aura été suspendu, mais entrera de nouveau en vigueur à midi le lendemain du jour du paiement de la cotisation. Il est ainsi à noter, dans cette hypothèse, que l’assurance ne garantira pas les sinistres éventuellement survenus entre la date de suspension du contrat et celle de sa remise en vigueur.

Par conséquent, dans votre situation, si le retard de paiement date de plusieurs mois, il est à craindre que votre contrat d’assurance ait été résilié par l’assurance, dès lors qu’un courrier recommandé contenant mise en demeure de payer a bien été adressé à votre syndic. Il convient dès lors de faire souscrire au plus tôt un nouveau contrat par votre syndic !

Il faut également rappeler à ce titre que la seule assurance obligatoire pour le syndicat des copropriétaires est une assurance de responsabilité civile, conformément à l’article 9-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Cela étant, indépendamment de ces dispositions, si votre copropriété avait souscrit un contrat multirisques immeuble aux garanties plus étendues, les conséquences préjudiciables résultant de cette absence de paiement de la prime d’assurance pourraient justifier l’engagement de la responsabilité civile du syndic, ou, au préalable, une tentative de saisine de son assurance de responsabilité civile professionnelle, sur le fondement de l’article L. 124-3 du Code des assurances.

Il est exact en effet que le contrat de syndic peut être résilié plus de trois mois avant son terme pour cause d’inexécution suffisamment grave, à l’issue d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, correspondant à la majorité absolue des tantièmes de copropriété. Dans l’hypothèse où cette majorité ne serait pas atteinte lors du vote, il est possible toutefois de procéder à un deuxième vote à la majorité simple de l’article 24, où l’on tient compte uniquement des voix exprimées, sans tenir compte des abstentions et des absents non représentés ; il suffit donc que le total des voix « pour » soit supérieur au total des voix « contre » pour que la résolution soit adoptée. Cette possibilité de passerelle permettant ce deuxième vote est envisageable dès lors qu’à l’issue du premier vote la résolution a recueilli au moins un tiers du total des tantièmes de copropriété en sa faveur (cf. article 25-1). 

Cette possibilité de résiliation anticipée est ainsi prévue expressément par l’article 18, VIII, précité dont nous reproduisons un extrait ci-dessous :

« VIII.-Le contrat de syndic peut être résilié par une partie en cas d'inexécution suffisamment grave de l'autre partie. […]

Lorsque le conseil syndical est à l'initiative de la résiliation du contrat, il notifie au syndic une demande motivée d'inscription de cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, en précisant la ou les inexécutions qui lui sont reprochées.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale dans un délai de deux mois à compter de la première présentation d'une lettre recommandée, lorsque le président du conseil syndical en fait la demande. A défaut, le président du conseil syndical est habilité à la convoquer.

L'assemblée générale se prononce sur la question de la résiliation du contrat et, le cas échéant, fixe sa date de prise d'effet au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

Lorsqu'au cours de la même assemblée le syndicat des copropriétaires désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d'effet du contrat. »

Cela étant, la notion d’inexécution suffisamment grave, qui est directement reprise de l’article 1224 du Code civil, n’est pas définie par une loi ou un décret, et il revient ainsi au juge, en fonction de chaque cas, d’estimer si les manquements imputés au syndic constituent une inexécution suffisamment grave.

Il est à noter en outre que dans l’hypothèse où le juge estimerait cette résiliation non justifiée, il pourrait octroyer au syndic la perception des honoraires dont ce dernier a été indument privé à la suite de cette résiliation anticipée, sans toutefois que cela ne remette en question la résiliation du contrat de syndic. Il existe même certains cas où le syndic prélève d’office, sur le compte du syndicat des copropriétaires, les honoraires auxquels il pouvait prétendre jusqu’à la fin de son contrat, charge ensuite à la copropriété de saisir le juge afin qu’il tranche ce litige…

Afin de cerner davantage les contours de cette notion, plusieurs décisions de justice peuvent être citées.

En premier lieu, la Cour d’appel d’Amiens, aux termes d’un arrêt en date du 11 juin 2024, 1re chambre civile, n° 22/00659, a estimé qu’était justifiée la résiliation d’un contrat de syndic, même en l’absence de préjudice financier pour la copropriété, dans une affaire où le syndic avait payé avec retard des factures d’ENGIE, ainsi que diverses autres factures. Le syndic avait également fait preuve de défaillance dans le recouvrement des charges, le juge a relevé que les relances, portant sur des sommes nettement inférieures à celles figurant sur les appels de fonds communiqués, étaient « redondantes et truffées d’erreurs », démontrant la « désorganisation structurelle du syndic ». Enfin, il était reproché au syndic un défaut de réalisation des comptes rendus de ses visites annuelles, une défaillance dans le suivi des travaux et la reprise de désordres, ou encore un prélèvement injustifié d’honoraires d’établissement d’un état daté dus par un copropriétaire vendeur sur le compte du syndicat des copropriétaires. 

En deuxième lieu, aux termes d’un jugement rendu par le tribunal judiciaire de Béziers, chambre 1 section 8, en date du 7 juillet 2025, n° 23/00597, la résiliation anticipée du contrat de syndic a été estimée fondée dans une affaire où le syndic s’était montré défaillant dans la mise en œuvre de la garantie de parfait achèvement et dans la déclaration de sinistre relative à un dégât des eaux ; le juge relevant alors, dans le premier cas, que ces manquements ont abouti à une perte de chance pour le syndicat des copropriétaires de bénéficier de la garantie de parfait achèvement. 

En troisième lieu, on peut relever un intéressant jugement du tribunal judiciaire de Toulouse en date du 5 mars 2025, n° 23/01349, dans une affaire où le syndicat des copropriétaires avait résilié de façon anticipée le contrat du syndic pour des faits reprochés qui étaient antérieurs à la date de souscription du contrat objet de la résiliation ; les manquements s’étaient produits au cours d’un précédent contrat avec le même syndic. Dans ce contexte, le juge a alors estimé que les manquements invoqués « […] ne sauraient être regardés comme des inexécutions suffisamment graves à ce contrat justifiant sa résiliation. Il appartenait seulement au syndicat des copropriétaires, compte tenu des griefs qu’il formulait à l’encontre de [la société X], de ne pas renouveler le moment venu son contrat de syndic. »

Ce jugement incite donc à la prudence quand vous décidez de renouveler le contrat d’un syndic dont vous êtes déjà insatisfaits en raison de sa mauvaise gestion…

Dans tous les cas, nous vous incitons à toujours garder des traces écrites de vos échanges avec le syndic et, en cas de besoin, à lui adresser vos demandes par courrier recommandé avec accusé de réception contenant mise en demeure, afin de prouver ultérieurement, en cas de contentieux, les différents manquements que vous lui reprochez.

Par principe, au titre de l'article 25 b) de la loi du 10 juillet 1965, doivent être autorisés à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité des tantièmes de propriété), les travaux réalisés à l'initiative et aux frais des copropriétaires affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, et conformes à la destination de celui-ci. 

Cela étant, au sujet d'un raccordement de W.C à des canalisations d'eaux usées, la jurisprudence n'est pas toujours unanime, comme souvent en matière de copropriété…

Ainsi, on pourrait tout d'abord considérer que ces travaux ne requièrent pas une autorisation préalable en assemblée générale dans la mesure où des raccordements aux canalisations existantes ne constituent pas des travaux portant atteinte aux parties communes.  

On peut en ce sens citer un arrêt de la Cour de cassation en date du 29 novembre 2011, troisième chambre civile, n° 10-28.476, ayant approuvé un tel raisonnement d'une Cour d'appel. 

Cour de cassation, civile, Chambre civile 3, 29 novembre 2011, 10-28.476, Inédit - Légifrance

Cela étant, un autre arrêt de la Cour de cassation, du 15 janvier 2003, troisième chambre civile, n° 01-10.337, a considéré que ces travaux devaient être soumis à autorisation préalable d'AG. Toutefois, dans cette affaire, ces travaux de raccordement s'accompagnaient d'autres opérations plus substantielles qui avaient également touché aux parties communes. 

Cour de Cassation, Chambre civile 3, du 15 janvier 2003, 01-10.337, Inédit - Légifrance

D’autres arrêts des juridictions dites « du fond » (tribunaux judiciaires et Cours d’appel) ont eux-mêmes des positions qui peuvent sembler contradictoires.

Dans votre hypothèse, si les travaux ne consistent qu'en un simple raccordement de W.C au réseau existant, on peut donc considérer qu'il existe une certaine tolérance qui dispense d'avoir à solliciter au préalable cette autorisation. Toutefois, en cas de risque de contestation, le principe de précaution commande d’obtenir cet accord de l’assemblée générale.

Si, en revanche, vous souhaitez procéder à l’installation d’un sanibroyeur, cette installation devra impérativement être autorisée en assemblée générale, dans la mesure où il s’agit de raccorder des eaux vannes sur des canalisations d’eaux usées, et s’avérer conforme aux règles énoncées par le règlement sanitaire départemental qui s’applique à votre copropriété.

La remise des archives du syndicat s’opère en principe entre l’ancien syndic et son successeur. En effet, il appartient normalement au syndic en exercice de conserver les documents de la copropriété selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, puisqu’il est l’unique représentant légal du syndicat administrant l’immeuble (parties et installations communes).

La gestion d’une résidence par le syndic, durant son mandat, implique donc de disposer des pièces nécessaires telles que :

- le règlement de copropriété et ses avenants ;

- le registre contenant les originaux des procès-verbaux des assemblées ;

- les contrats du syndicat relatifs aux équipements collectifs et au personnel ; 

- les marchés du syndicat (ravalement de façade, réfection de la couverture...) ;

- les justificatifs des charges communes (factures, bulletins de paie du gardien ou de l’employé) ;

- la comptabilité collective (syndicat) et individuelle (copropriétaires) ;

- les relevés des comptes bancaires séparés du syndicat des copropriétaires, etc.

Dès lors, tout changement de syndic suppose que le sortant transfère à l’entrant ces documents impératifs à un fonctionnement approprié et licite de l’immeuble (art. 18-2 de la loi) ; accompagnés d’un bordereau établi en deux exemplaires et signés par ces deux parties (art. 33-1 du décret du 17 mars 1967), visant à attester des pochettes transmises (nature, date ou périodes).

L’article 33-1 du décret impose cependant l’envoi d’une copie de ce bordereau au conseil syndical. Cet organe collégial, ayant pour fonction d’assister et de contrôler le syndic dans sa gestion, la connaissance de la liste des archives restituées entre l’ancien et le nouveau syndic s’avère compréhensible. Elle permet, le cas échéant, d’alerter ce dernier sur certaines omissions en la matière.  

Le droit de la copropriété n’exige donc pas la présence d’un conseiller syndical lors de la restitution des archives entre deux syndics. L’importance consiste plutôt, pour cet organe collégial, à préparer cette entrevue avec le nouveau syndic, en soulignant les dossiers particulièrement sensibles (travaux de bâtiment avec procès-verbal de réception, attestations d’assurance, contentieux...), dont il lui faudra inspecter le contenu lors de cette passation. Ainsi, le syndic en exercice peut optimiser cette formalité et exiger immédiatement, de son confrère, les éléments manquants, en restreignant le recours à des démarches ultérieures fastidieuses, voire onéreuses (relances, action judiciaire).

Plusieurs voies croisées sont envisageables pour obtenir ces réponses. 

Pour pouvoir administrer licitement une copropriété à titre professionnel, l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, impose notamment à tout syndic de détenir : 

- une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (C.C.I.) régionale, dont la durée de validité est de trois années (article 80 du décret du 20 juillet 1972) ;

- deux assurances : une assurance responsabilité civile (indemnisant la victime pour des fautes de gestion du syndic) et une garantie financière (protégeant le syndicat contre des versements indus de celui-ci depuis les comptes bancaires séparés de cette collectivité).

Le décret du 26 mars 2015 oblige par conséquent à faire figurer ces mentions sur tout projet de contrat de syndic, joint à la convocation de l’assemblée se prononçant sur cette nomination (article 11 alinéa 4 du décret du 17 mars 1967). Il s’agit ainsi, de permettre aux copropriétaires de délibérer en connaissance de cause, en disposant de ces informations essentielles.

Pourtant ces éléments font défaut dans la plupart des propositions de mandat de syndic, en raison principalement d’une trame non actualisée par leurs soins au jour de la demande et accessoirement de documents expirés lors de la requête.

Il convient tout d’abord de souligner cette carence auprès du prospect et d’exiger la correction immédiate.

Par la suite, de réclamer du syndic l’attestation en cours de validité de ses deux polices impératives, transmises annuellement par le ou les assureurs concernés. Il est recommandé d’appeler dans la foulée ces compagnies, afin qu’elles confirment la réalité de leur couverture. 

À partir de sa désignation par l’assemblée, le syndic professionnel supporte d’ailleurs l’obligation de mettre à disposition ces attestations sur l’espace de l’extranet du syndicat dédié au conseil syndical (article 3 alinéa 5 du décret du 23 mai 2019) ;

- également de se rendre sur la page du site internet de la C.C.I. régionale spécifique aux cartes professionnelles des syndics. Elle comporte un moteur de recherche présentant la dernière carte en vigueur éditée et sa date exacte d’échéance triennale ;

- enfin le conseil syndical a la capacité d’examiner, à tout moment, l’existence de ces documents, en sollicitant du syndic en exercice leur communication. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 concède un droit permanent de diffusion par le syndic, au conseil syndical, de toute pièce intéressant le syndicat. Et ce texte de préciser, que tout refus dans le mois de la pétition, entraîne, pour le cabinet fautif, une pénalité journalière fixée réglementairement à 15 € (article 2 du décret du 7 octobre 2020), qu’il lui faut défalquer de sa rémunération imputée dans les comptes clos du syndicat présentés pour approbation des copropriétaires à l’assemblée.

Le conseil syndical et/ou les copropriétaires ne doivent pas faire l’impasse sur la carte et les assurances d’un syndic professionnel. Cet examen s’opère aussi bien lors d’un  premier contact avec un potentiel cabinet, qu’au cours du mandat du syndic élu. En effet, ce cabinet peut se retrouver dépourvu de ses assurances impératives, perdant par la même occasion sa carte professionnelle qui en est indissociable, et donc sa capacité à gérer légitimement une résidence.

De plus, l’absence de carte professionnelle par un syndic constitue une infraction pénale passible de six mois d’emprisonnement et d’une amende de 7.500 € (article 14 de la loi du 2 janvier 1970).