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La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

• Questions :

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

• La réponse de l’expert

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Réponse :

Le législateur a prévu cette période de passation en cas de vente, de succession, ou de toute autre opération constitutive du transfert de propriété d’un lot.

L’article 6 du décret du 17 mars 1967 énonce :

Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des noms, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. Elle comporte également, le cas échéant, l'indication des accords prévus à l'article 26-8 de cette loi.

Cette notification doit être faite indépendamment de l'avis de mutation prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée.

Ainsi, le syndic doit bien être informé de TOUT changement affectant un lot.

Cette notification imposée par l’article 6 a pour but de rendre la mutation opposable au syndicat des copropriétaires, ce qui est important afin de savoir à qui appeler les charges relatives au(x) lot(s) concerné(s), mais aussi de permettre au syndic le suivi des copropriétaires, ce qui fait partie de ses missions.

La notification sera faite « sans délai » par le notaire qui aura rédigé l’acte de vente ;

Dans la pratique, si le notaire n’a pas procédé à cette notification, situation fréquente qui résulte souvent d’un oubli, et qu’un nouvel arrivant est installé dans l’immeuble, il est possible soit au conseil syndical soit au syndic de prendre les devants en interrogeant le nouveau venu.

Il faudra lui demander qu’il justifie de ce transfert de propriété par la production d’une attestation notariée.

Cela permettra au nouveau venu de se présenter, et au syndic d’être en capacité d’appeler les charges

Réponse

NON

Il n’est pas possible de procéder de la sorte.

En effet, il s’agit d’un emplacement privatif sur lequel une intervention exposerait le syndic et le donneur d’ordre, donc le syndicat des copropriétaires, à des poursuites pour vol, de la même manière que s’il s’agissait d’un appartement dans lequel le syndic pénétrerait sans accord de son propriétaire.

Voici donc la marche à suivre lorsque vous êtes confronté à cette situation :

• Dans un premier temps, le syndic adressera une lettre recommandée au copropriétaire en question, en lui rappelant qu’au terme du règlement de copropriété, son emplacement de parking est à usage exclusif de stationnement – il pourra joindre une copie du paragraphe concerné pour mémoire – et demandera au copropriétaire de se conformer au règlement et de débarrasser les divers objets stockés sous un délai de XXX jours ( selon les cas, 10 à 30 jours par exemple, afin de prendre en compte l’éventuelle absence ou un temps d’organisation du destinataire).

Si le copropriétaire n’obtempère pas à l’expiration du délai, il conviendra de réitérer, mais en réduisant le délai imparti ET en faisant délivrer cela par huissier, ce qui se fait aux frais du syndicat des copropriétaires, seul un juge ayant le pouvoir d’imputer des frais ou pénalités à un copropriétaire.

S’il ne s’exécute toujours pas, il faudra alors l’assigner devant le Tribunal d’Instance ( litige de moins de 10 000 euros d’enjeu ) et demander sa condamnation à enlever ce stockage sous astreinte de X euros par jour de retard.

Il faudra demander également que lui soient imputés les frais précédents d’huissier, et bien entendu les éventuels frais de procédure, rappelons qu’il n’est pas obligatoire de se faire représenter par un avocat devant le tribunal d’instance.

Hors toute considération juridique pure, il faut que le conseil tente une discussion avec le copropriétaire récalcitrant pour lui expliquer les risques de ce stockage tant pour lui (vol, dégradations), que pour la copropriété (incendie).

Le rôle de médiateur du conseil syndical trouve là un véritable exercice de style.

Réponse :

Votre question est essentielle, car elle est stratégique.

En effet, la plupart des syndics élaborent seuls l’ordre du jour et le budget prévisionnel pour ensuite placer le conseil syndical devant le fait accompli, affirmant qu’il ne dispose que d’un court délai pour procéder à des corrections, au motif que l’assemblée générale doit être rapidement convoquée.

C’est ainsi que l’on se retrouve avec des questions ou des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui sont abusives ou illégales, contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires, ou avec d’autres questions qui n’ont pas eu le temps d’être inscrites.

Et pourtant, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 prévoient une procédure très stricte, qui n’est pas en conformité avec ces pratiques.

Pourquoi ? Parce que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, confirmé par l’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que la convocation d’assemblée générale ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel doivent se faire en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Autrement dit, le syndic ne peut pas établir seul l’ordre du jour, pour ensuite le soumettre au conseil syndical.

Ainsi, le conseil syndical, en la personne de son président, doit convenir avec le syndic d’une date de réunion afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le budget prévisionnel des exercices à venir.

Il faudra partir d’une page blanche et étudier la nécessité de chacune des questions et résolutions qui seront alors inscrites, au fur et à mesure, à l’ordre du jour.

Le conseil syndical devra procéder de la même manière en matière d’élaboration du budget prévisionnel.

Chaque poste de charges devra être contrôlé, afin de vérifier si le montant présenté lors de l’exercice précédent devra être maintenu, revu à la baisse, ou légèrement à la hausse, ou s’il faudra carrément la supprimer. C’est notamment le cas lors de la suppression du poste de gardien ou d’employé d’immeuble.

Avant d'effectuer une réunion avec le syndic, il est indispensable que le conseil syndical prépare « en privé » les questions et résolutions qu’il souhaite voir figurer dans la convocation d’assemblée générale, ainsi que les documents qu’il faudra joindre à l’ordre du jour.

Et maintenant… au travail !

Réponse :

Le législateur a prévu ce cas de figure avec l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce :

« …..En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété, les intéressés doivent être représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. »

En votre qualité de syndic lorsque vous avez été notifié de cette situation d’indivision du lot vous auriez dû AUSSI être informé sur les modalités de représentation de cette indivision.

Si cela n’a pas été le cas, et que vous ne savez pas qui représente l’indivision, il convient maintenant d’écrire sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des indivisaires, en leur demandant qui représente cette indivision.

À défaut de retour sous quinzaine, vous devrez saisir le tribunal de grande instance pour faire désigner un mandataire commun qui aura la responsabilité des paiements.

Dans l’intervalle, nous vous conseillons de mettre en demeure CHACUN des indivisaires individuellement au sujet de ces impayés pour ne pas perdre de temps si ultérieurement le déclenchement d’une procédure contentieuse était nécessaire.