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Réponse :

Tout d’abord, rappelons qu’il n’est jamais dans l’intérêt du syndicat de copropriétaires d’autoriser l’externalisation des archives à une société spécialisée.

Votre situation est une nouvelle démonstration des difficultés sous-jacentes que cela implique.

Néanmoins, la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi ALUR ainsi que le décret du 17 mars 1967 précisent clairement les obligations qui s’imposent au syndic, même en cas d’externalisation des archives.

En effet, l’article 18-2 (2^ème phrase du 1^er alinéa) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit la possibilité de décharger le syndic de la gestion des archives pour les transférer à une société spécialisée.

Ceci étant, l'article 33-2 du décret du 17 mars 1967 précise : « L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, tel que prévu à la première phrase du même alinéa.».

Ainsi, peu importe le choix du syndicat de copropriétaires en matière de gestion des archives, le syndic cédant est contraint de se charger de la transmission des documents et archives de la copropriété au nouveau syndic.

Nous vous invitons à lire sur notre site Internet les multiples raisons qui justifient de ne pas céder la gestion des archives à une société spécialisée et de laisser cette charge au syndic en place.

Bonne lecture...

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle met en exergue les subtilités du droit et plus précisément celui de la copropriété. Les syndics ont effectivement souvent tendance à rétorquer qu’ils n’ont pas à remettre au président du conseil syndical des informations personnelles concernant les copropriétaires.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical peut réclamer les documents ou registres « se rapportant à la gestion du syndic et d’une manière générale à l’administration de la copropriété ». Les noms et adresses personnelles des copropriétaires peuvent donc être sujets à interprétation sur le fait qu’ils rentrent ou non dans le cadre de la gestion de la copropriété.

Néanmoins, il existe un montage juridique implacable qui oblige le syndic à remettre au conseil syndical (et à plus forte raison à son président) les noms et adresses des copropriétaires.

Attention, on décolle.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« il détient en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires ».

Par ailleurs, l’article 14 de ce même décret indique que le syndic tient « une feuille de présence, [...] qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire. ».

Cet article précise que «  la feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée ».

Le syndic doit donc réglementairement conserver les annexes de la convocation d’assemblée générale dans lesquelles figure la feuille d’émargement où l’on retrouve les noms et adresses des copropriétaires.

Il suffit alors pour le président du conseil syndical de réclamer, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, la copie des documents annexée au procès-verbal lui permettant de récupérer les adresses postales des copropriétaires. CQFD.

Merci qui ?

Réponse :

I. Définition de l’aide juridictionnelle

L’aide juridictionnelle est régie par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, elle permet à toute personne physique ayant peu ou pas de ressources financières, de bénéficier d’une prise charge totale ou partielle (par l’État) des frais de justice (huissier, avocat, etc.) dans le cadre d’une procédure.

Il est possible d’accorder l’aide juridictionnelle à une personne morale à but non lucratif (association ou encore syndicat de copropriétaires), les critères de sélection restant basés, dans ce cas, sur la faiblesse des ressources financières de cette personne morale. Une copropriété dite « en difficulté » qui se trouve sous administration provisoire (art. 29-1 de la loi du10 juillet 1965) ou bénéficiant d’un dispositif public de plan de sauvegarde peut solliciter l’aide juridictionnelle au titre de l’article 2 de la loi du 10 juillet 1991 précisée. La demande se fait auprès du bureau de l’aide juridictionnelle du TGI (Tribunal de Grande Instance) du lieu de situation de l’immeuble, avant l’engagement d’une procédure de recouvrement des impayés auprès d’un copropriétaire débiteur.

Pour aller plus loin, vous trouverez ci-après un lien renvoyant vers un dossier de l’ARC sur l’aide juridictionnelle (mise à jour en 2015) : www.arc-copro.com/hx64.

II. Les limites à l’utilisation de l’aide juridictionnelle

Lorsque le syndicat de copropriétaires a obtenu l’octroi de l’aide juridictionnelle, son emploi est-il limité à la première étape d’une procédure judiciaire, ou peut-elle être utilisée aussi en cas d’appel de la décision rendue en première instance ?

L’article 26 de loi du 10 juillet 1991 prévoit : « En cas d'appel, le bénéficiaire de l'aide juridictionnelle est assisté ou représenté par l'avocat qui lui avait prêté son concours en première instance au titre de cette aide, sauf choix contraire de la partie ou refus de l'avocat. »

Le bénéficiaire de l’aide juridictionnelle peut donc utiliser la demande initiale d’aide juridictionnelle déjà accordée si le débiteur condamné fait appel de la décision rendue en première instance.

En cas de refus de l’avocat ou du bénéficiaire, en l’occurrence le syndicat de copropriétaires, il est possible de déposer une nouvelle demande d’aide juridictionnelle, pour obtenir un réexamen du dossier auprès du bureau de l’aide juridictionnelle (qui est aussi compétent pour l’examen des affaires portées devant la Cour d'Appel), afin d’obtenir par exemple la désignation d’un nouvel avocat.

Réponse :

Revenons tout d’abord sur la procédure de surendettement auprès de la Banque de France : toute personne qui se trouve confrontée à des difficultés financières et qui n’est plus en capacité d’assumer le paiement de ses charges courantes de copropriété, ainsi que son ou ses prêt(s) et autres charges de toute nature (impôts locaux, EDF, téléphone, etc.) peut solliciter la « commission de surendettement ».

Cette commission, dont le secrétariat est assuré par la Banque de France, dresse d’abord un état détaillé des dettes, créancier par créancier. Les créanciers (dont la copropriété si le copropriétaire est redevable d’un arriéré de charges) sont contactés et doivent fournir un justificatif des sommes dues.

La commission élabore ensuite différentes propositions de remboursement des dettes :

• établissement d’un échéancier de remboursement : étalement du paiement des dettes ;
• mise en place d’un moratoire : suspension des remboursements, durant un délai maximum de 3 ans.

Enfin, la commission peut décider de saisir le juge pour obtenir la suspension des poursuites judiciaires engagées (incluant aussi celles qui concernent le recouvrement des charges impayées).

Ainsi, pour répondre à la question posée, à savoir si la copropriété peut poursuivre la procédure contre un copropriétaire qui saisit la commission de surendettement :

Oui, la copropriété peut poursuivre la procédure pour l’obtention d’un titre exécutoire (tenue des audiences notamment) contrairement à ce que peuvent prétendre certains syndics.

Cependant, une fois le jugement obtenu, la copropriété ne pourra pas l’exécuter (saisie des loyers, salaires, saisie immobilière…) la décision sera « suspendue ».

L’ARC conseille dans tous les cas, pour ne pas perdre de temps, de procéder comme suit :

Obtenir le jugement, donc le « titre » qui pourra être exécuté dans deux cas :

• défaut de paiement de l’échéancier par le surendetté et dans ce cas le créancier ressaisira la banque de France pour pouvoir ensuite être en mesure de faire exécuter le titre, et donc recouvrer les impayés ;
• levée du moratoire de surendettement : le titre devient exécutable immédiatement.

Donc, OUI la procédure de surendettement suspend le recouvrement des impayés MAIS cela ne doit surtout pas être un motif pour attendre, il faut au contraire faire établir la dette auprès du Tribunal, ce procédé présente l’avantage de gagner du temps puisqu’alors le recouvrement interviendra directement dès la levée de la procédure de surendettement.

Réponse :

Décidemment, avec les syndics professionnels, il n’y a pas de petit profit.

Bien évidemment, les frais de notification des lettres de mises en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris les frais de notification qui caractérisent justement une mise en demeure doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

A défaut, le législateur aurait utilisé le terme précis de « lettre de mise en demeure » et non pas celui de « frais » de recouvrement.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réceptions doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Fin de la partie : « échec et mat ».

Et dire que certains syndics réclament en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui leur revient, tout frais compris, moins de 5 euros...

Quelle mesquinerie d’imputer de surcroît au syndicat de copropriétaires les frais de notifications !

Réponse :

Votre question impose de clarifier deux points importants : dans un premier temps, les pouvoirs dévolus au conseil syndical et dans un second temps, les pouvoirs intrinsèques à l’assemblée générale.

Concernant le premier point, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical a une mission de contrôle et d’assistance des actes réalisés par le syndic.

Pour être clair, le conseil syndical doit contrôler que le syndic n’a pas engagé d’éventuelles factures abusives ou illégales, ni procédé à des écritures comptables incohérentes ou encore à des opérations bancaires douteuses.

Pour cela, l’article 27 du décret du 17 mars 1967 donne pouvoir au conseil syndical de faire appel à toute personne de son choix pour se faire assister dans sa mission de contrôle.

Plus encore, cet article précise que les frais engagés sont des dépenses courantes d’administration qui doivent entrer dans le budget. C’est à ce titre que ce même article précise qu’elles doivent être « supportées par le syndicat et réglées par le syndic ».

Abordons à présent les pouvoirs de l’assemblée générale.

Les articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 précisent quelles décisions relèvent du pouvoir de l’assemblée générale.

Il s’agit des décisions relatives à la gestion directe de la copropriété. A contrario, l’assemblée générale ne peut pas se prononcer sur une décision qui relève des prérogatives du conseil syndical.

Ainsi, pour répondre à votre question : ni le syndic, ni l’assemblée générale ne peuvent faire obstruction aux pouvoirs du conseil syndical et notamment refuser à ce dernier soit d’adhérer à une association de son choix pour obtenir des renseignements, soit de se faire assister dans sa mission de contrôle des comptes.

Si, malgré tout, le syndic maintient sa position, le conseil syndical expliquera aux copropriétaires que tout bien réfléchi…le meilleur ambassadeur d’un contrôle de compte assisté par l’ARC est justement ce même syndic qui leur met des « bâtons dans les roues » de façon à ce que personne ne vienne « fourrer son nez » dans ses comptes.

Il y a fort à parier qu’il a mauvaise conscience, ne voulant pas que les contrôleurs de comptes de l’ARC relèvent des « anomalies » qui pourraient le mettre en porte-à-faux.

Par conséquent, le syndic ne peut en aucun cas faire obstruction aux pouvoirs du conseil syndical et refuser que ce dernier fasse appel à l’ARC pour procéder à un contrôle de comptes.

Réponse :

Le taux d’intérêt légal est un pourcentage fixé chaque semestre par la loi, que l’on va appliquer à une somme d’argent due par le débiteur à son créancier, dans le but de réparer le dommage déjà causé par ce retard de paiement.

Pour le calcul des intérêts de retard, l’article 36 du décret du 17 mars 1967 prévoit que les intérêts légaux sont imputés sur le compte du copropriétaire à partir de la mise en demeure.

« Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant. »

Pour mémoire, la mise en demeure doit indiquer le rappel détaillé des charges impayées, l’absence de réponse à la (ou les) lettre(s) de rappel et qu’à défaut de paiement sous X jours à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée, une procédure sera engagée.

Au 1^er trimestre 2017, le taux d’intérêt légal est de 0.90 %.

Pour mémoire,

Évolution du taux d’intérêts depuis 2011

Afin de retrouver aisément le taux d’intérêts légal applicable à la copropriété réévalué chaque semestre, une solution simple est disponible sur cet article mis à jour régulièrement : www.arc-copro.com/mjba.

Quel calcul effectuer ?

Pour estimer les intérêts de retard à imputer sur le compte du copropriétaire défaillant, il convient d’effectuer le calcul suivant :

Montant dû X taux annuel applicable pour le semestre X nombre de jours de retard considéré / 365 jours

Exemple, pour un copropriétaire ayant une dette de 1 000 € sur 30 jours de retard à partir de la mise en demeure : 1 000 x 0.90 % x 30 jours / 365 jours = 0.74 € d’intérêts légaux, qui seront ajoutés à la dette initiale.

Un problème d’impayés de charges ?

Pour aller plus loin, deux manuels indispensables: