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La grille de répartition des charges est initialement définie par le règlement de copropriété. Cependant, cette grille n’est pas immuable et peut être amenée à évoluer au cours de la vie du syndicat des copropriétaires.

Le principe pour modifier une grille de répartition des charges, est comme vous l’avez souligné l’unanimité. À ce titre, pour pouvoir modifier la grille de répartition, il faut la participation de tous les copropriétaires à l’assemblée générale et que ces derniers votent favorablement pour la nouvelle répartition. Si un seul copropriétaire ne participe pas (n’a pas donné de pouvoir, ni renvoyé son formulaire de vote par correspondance), la résolution ne pourra pas être adoptée.

Toutefois, pour répondre à des évolutions de la copropriété, il est prévu des exceptions pour modifier la répartition des charges, afin d’adapter la répartition à la réalité de la copropriété.

Ainsi, l’article 11 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « (…) la répartition des charges ne peut être modifiée qu’à l’unanimité des copropriétaires. Toutefois, lorsque des travaux ou des actes d’acquisition ou de disposition sont décidés par l’assemblée générale statuant à la majorité des voix exigée par la loi, la modification de la répartition des charges rendue ainsi nécessaire peut être décidée par l’assemblée générale statuant à la même majorité. »

Ainsi, dans votre cas, la vente de partie commune est un acte de disposition qui se vote à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (soit la majorité des membres du syndicat des copropriétaires représentant les 2/3 des voix du syndicat), dès lors, la modification de la grille de répartition de charges se vote aussi à cette même majorité.

Il convient de noter, que depuis le 1^er juin 2020, si la résolution n’a pas atteint le seuil requis, mais a obtenu au moins l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins les tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée générale se prononce à la majorité des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. 

Une fois cette résolution adoptée, la nouvelle grille de répartition des charges s’appliquera immédiatement pour les charges et provisions futures.

Toutefois, il faudra bien penser à voter en assemblée générale la publication au fichier immobilier et à faire publier cette modification pour qu’elle soit opposable aux futurs copropriétaires.

En effet, si les copropriétaires n’ont pas eu connaissance de cette nouvelle grille (notamment via la communication des trois derniers PV), alors ils pourront exiger la répartition des charges pour leur quote-part sur l’ancienne grille de répartition.

Conformément à l’article 9 alinéa 1^er de la loi du 10 juillet 1965 : chaque copropriétaire dispose des parties comprises dans son lot ; il use et jouit librement des parties privatives et des parties communes sous la condition de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble.

Ainsi, chaque copropriétaire est libre de disposer de ses parties privatives comme il l’entend. La Cour de cassation a d’ailleurs reconnu dans un arrêt en date du 08 juillet 1980 que les copropriétaires étaient libres de réunir leurs lots.

Toutefois, ce principe comporte deux exceptions :

• Il faut respecter les dispositions particulières du règlement de copropriété
• Il ne faut porter atteinte ni à la destination de l’immeuble, ni aux droits des autres copropriétaires

Vous n’avez donc pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour réunir vos lots (sauf disposition contraire dans votre règlement de copropriété, qu’il faudra respecter tant que cette clause ne sera pas réputée non-écrite par un juge ou par l’assemblée générale).

Néanmoins, vous devez impérativement modifier le règlement de copropriété ainsi que l’état descriptif de division (civ.3 06 février 2002).

En effet, il faut modifier le règlement de copropriété en raison de la modification des tantièmes liées à ce nouveau lot. Il n’est cependant pas nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale dans la mesure où il s’agit simplement d’additionner les tantièmes des anciens lots pour obtenir ceux rattachés au nouveau lot.

Cependant, si la réunion des lots entraine un changement d’usage (par exemple un lot à usage commercial en habitation ou inversement), il est nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale puisque cela entraine une réelle modification de la répartition (modification des charges communes entraînées par les services communs ou élément d’équipement commun), conformément à l’article 25 e) de la loi du 10 juillet 1965.

Pour l’état descriptif de division, conformément au décret du 14 octobre 1955 portant réforme de la publicité foncière. Dès lors qu’il y a réunion de lots et donc incorporation de divers lots en un seul, il est impératif que le copropriétaire concerné modifie l’état descriptif de division pour qu’il soit conforme à la réalité et pour en aviser la publicité foncière. Cette modification répond à des règles précises prévues par ce décret.

En conclusion, vous n’avez pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale, mais vous devez impérativement procéder à des formalités diverses.

A titre liminaire, si votre syndic vous menace de démissionner après un contrôle des comptes opéré et une demande de régularisation des comptes, c’est qu’il a certainement des choses à se reprocher.

La réforme du droit de la copropriété a effectué de forts bouleversements concernant les différentes possibilités de mettre fin au contrat de syndic.

Soyons vigilants, ce qui va suivre ne s’applique que pour les contrats conclus après le 1^er juin 2020.

Pour les contrats conclus avant cette date, l’ancienne rédaction de l’article 18 prévoyait que le syndic ne pouvait renoncer à son contrat sans respecter un délai de préavis de trois mois.

Ainsi, même avant la réforme, le syndic ne pouvait démission sans préavis, le cas échéant il commettait une faute.

Depuis la réforme, la notion de démission n’existe plus. L’article 18 prévoit deux cas de figure dans lesquels le syndic peut mettre fin à son contrat plus tôt que ce qui est prévu au contrat.

Ainsi, le syndic peut :

• En cas d’inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires, le syndic peut décider de mettre un terme à son contrat. Dans ce cas, le syndic doit notifier sa volonté au président du conseil syndical ou à défaut à l’ensemble des copropriétaires en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires. Il devra par ailleurs, dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois à compter de cette notification, convoquer une assemblée générale afin de désigner un nouveau syndic.
• Si le syndic ne souhaite pas conclure un nouveau contrat, il en informe le conseil syndical au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée générale. Dans ce cas, si une assemblée générale est tenue dans les trois mois précédant le terme effectif de son contrat, la désignation du nouveau syndic mettra un terme au contrat actuel et ne permettra pas au syndic de réclamer des indemnités.

En conséquence, non, votre syndic ne peut pas démissionner sans préavis sans commettre de faute. Les nouveaux textes encadrent d’autant plus, la possibilité pour le syndic de mettre un terme à son contrat.

Vous avez raison, il appartient au syndic d’assurer la conservation des archives, conformément aux articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967.

Néanmoins, la loi prévoit qu’il est possible pour le syndic de demander à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le cas échéant à l’article 25-1 la possibilité de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat.

Il est par ailleurs, précisé qu’une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.

Toutefois, accepter une telle décision c’est enlever des missions du syndic celle de la conservation des archives pour laquelle il obtient une rémunération via le forfait de base du syndic.

C’est la raison pour laquelle, le contrat de syndic a prévu au point 7.1.5 « modalités de rémunération » les dispositions suivantes :

« Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires, a en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives au syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- De la somme de € (que les parties conviennent dès à présent) ;

- De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Hélas, force est de constater que la plupart des syndics choisissent la première option en mentionnant une somme de 1€ à déduire de sa rémunération forfaitaire, ce que les conseillers syndicaux ne relèvent pas faute de comprendre l’ampleur d’une telle décision. L’ARC préconise dans l’intérêt des syndicats des copropriétaires de choisir l’option n°2. Il appartient donc au conseil syndical d’être vigilant concernant ce point.

Si l’assemblée générale vote pour l’externalisation des archives, en cas de changement de syndic, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans un délai d’un mois suivant la cessation des fonctions, le syndic est tenu d’informer le prestataire de ce changement et de communiquer les coordonnées au nouveau syndic.

En conclusion, même s’il entre dans les missions du syndic de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, ce dernier peut après décision d’assemblée générale les confier à un prestataire.

Nous ne saurons que vous conseillez d’opter pour cette décision que dans le cas où la facture du prestataire sera déduite de la rémunération forfaitaire du syndic.

A titre liminaire, rappelons que le conseil syndical ne dispose d’aucun pouvoir décisionnaire, sauf s’il a obtenu une délégation de l’assemblée générale.

L’ordonnance copropriété a effectivement instauré la possibilité pour l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical la possibilité de « prendre toute ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ». (article 21-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965).

A côté de cette délégation dite « élargie », il existe une autre délégation ponctuelle, laquelle n’a pas été supprimée par la réforme du droit de la copropriété.

Ainsi, à l’article 25a) de la loi du 10 juillet 1965 il est indiqué : «  toute délégation de pouvoir donnée au syndic, au conseil syndical, ou à toute personne de prendre l’une des décisions visées à l’article 24 ».

Pour exécuter cette délégation, il faut atteindre la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix des copropriétaires, avec la possibilité d’utiliser la passerelle de l’article 25-1 de ladite loi.

Cette délégation ne peut porter que sur des décisions relevant de la majorité de l’article 24 (civ.3. 25 mai 1976) et en aucun cas porter sur l’approbation des comptes du syndic et lui donner quitus ou la désignation du syndic.

Par ailleurs, la délégation doit être expressément déterminée comme la désignation de l’entreprise. Une fois l’entreprise choisie, le rôle  du conseil syndical sera alors terminé.

Vous devez naturellement vous conformer à la délégation qui vous a été confiée et en aucun cas outrepasser vos droits.

Enfin, vous devrez rendre compte de la délégation accordée en assemblée générale

Concomitamment à la mutation d’un lot, la question de la restitution des sommes se pose pour le copropriétaire vendeur. Il faut bien distinguer les avances des cotisations pour le fonds travaux.

Pour les cotisations du fonds travaux, la réponse est négative : le syndicat des copropriétaires n’a pas à rembourser les cotisations versées au titre du fonds travaux.

En effet, l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que les sommes versées au titre du fonds travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Aussi, le syndicat des copropriétaires n’a pas à restituer les sommes versées au titre du fonds travaux. Ceci étant dit, rien n’empêche le copropriétaire vendeur d’inclure dans le prix de vente le montant versé au fonds travaux.

Concernant les avances, l’article 45-1 du décret du 17 mars 1965 dispose que les avances sont remboursables. Une avance est une somme fixée par le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale pour constituer des réserves (ex : avance de trésorerie permanente).

Autrement dit, le syndicat des copropriétaires doit donc rembourser le copropriétaire vendeur des sommes versées et non utilisées au titre des avances.

Cependant, la jurisprudence notamment un arrêt du 27 mars 2013 (n°12-11.808) énonce que le syndic peut appeler auprès du copropriétaire acquéreur les sommes restituées au titre des avances du copropriétaire vendeur.

Ainsi, les avances resteront constituées malgré la vente du lot et la restitution des avances du copropriétaire vendeur.

En conséquence, en fonction de la nature des cotisations, le syndicat des copropriétaires devra ou non rembourser le copropriétaire vendeur.

Votre interrogation est légitime dans la mesure où la jurisprudence admet qu’il est impératif de convoquer tous les copropriétaires et que le défaut de convocation d’un copropriétaire ou du représentant désigné dans le règlement de copropriété serait une cause de nullité de l’assemblée générale (civ.3. 12 janvier 1988).

Cependant, dans votre cas, vous connaissez certes les enfants, mais vous ne savez pas si ces derniers ont accepté ou non la succession du copropriétaire décédé. Dès lors, vous ne savez pas s’ils ont qualité pour recevoir la convocation et participer à l’assemblée générale.

L’article 6 du décret du 17 mars 1967 dispose : « tout transfert de propriété d’un ou d’une fraction de lots, toute constitution de ces deniers d’un droit d’usufruit, de nue-propriété d’usage, ou d’habitation, tout transfert de m’un de ces droits est notifié sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l’acte, soit par l’avocat qui a obtenu la décision judiciaire, l’acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution. »

Autrement dit, c’est l’information du transfert de propriété qui encadre le régime juridique pour l’envoi de la convocation. Si vous avez été informé officiellement du transfert de propriété, alors vous devez envoyer la convocation à l’héritier ou au mandataire commun (en présence de plusieurs héritiers). Dans le cas contraire, vous n’avez pas à envoyer la convocation à l’héritier.

D’ailleurs, la jurisprudence énonce que lorsqu’un copropriétaire décède, son héritier ne peut être convoqué qu’autant que le syndic a été informé du transfert de propriété du lot dans les formes prévues par l’article 6 du décret (CA PARIS, 16 octobre 2003, 2003/04545).

Plus encore, la jurisprudence admet que si le syndic n’a pas été informé du décès d’un copropriétaire, ni du transfert de copropriété, il est fondé à continuer d’adresser la convocation au domicile du défunt (CA PARIS, 10 mai 2007) ou si le syndic n’est pas prévenu du transfert de propriété, au notaire chargé de la succession du copropriétaire décédé (CA Aix-en-Provence 13 septembre 1994).

Enfin, un arrêt récent de la Cour de cassation en date du 12 mars 2020 (18-11988), énonce qu’il ne peut être reproché au syndic de convoquer une copropriétaire décédée et non ses héritiers s’il n’a pas été prévenu à temps du décès, ni du transfert de propriété. Dans la mesure où le syndic s’était vu officiellement notifié le décès de la copropriétaire après l’envoi et la tenue de l’assemblée générale, celle-ci n’encourait pas la nullité.

En conséquence, si vous n’avez pas été informé officiellement du transfert de propriété, vous n’avez pas à envoyer la convocation à l’héritier.

La désignation des membres du conseil syndical  s’opère à la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix du syndicat des copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte pour tous les membres mais que certains candidats ou la totalité ont obtenu au moins un tiers des voix favorables, alors il devra être procédé immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24.

Cependant, il est possible que malgré la possibilité d’utiliser la passerelle, la désignation des membres du syndic ne puisse se faire. C’est la raison pour laquelle, le législateur a prévu une solution : la désignation judiciaire.

En effet, en application de l’article 21 alinéa 14 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « A défaut de désignation par l’assemblée générale à la majorité requise et sous réserve de l’absence d’une décision refusant d’instituer un conseil syndical, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut avec l’acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical; il peut également constater l’impossibilité d’instituer le conseil syndical ».

Cette désignation judiciaire n’intervient donc qu’à titre subsidiaire, lorsque l’assemblée générale n’est pas parvenue à désigner les membres du conseil syndical.

Le syndic ou un ou plusieurs copropriétaires sont habilités à demander une telle désignation au président du tribunal judiciaire statuant par voie de requête. Cela suppose donc la présence d’un avocat obligatoire.

Une fois saisi, le juge désigne les membres du conseil syndical avec leur acceptation. Autrement dit, les copropriétaires peuvent refuser d’être désignés judiciairement. Un arrêt de la Cour d’appel de Paris précise que si le juge a désigné 7 membres pour constituer le conseil syndical, mais que seuls deux membres acceptent, le conseil syndical est valablement formé par ces deux membres (CA PARIS 13 janvier 1999).

Par cette même ordonnance, le juge fixe également la durée de leurs fonctions. Néanmoins, ces fonctions cessent de plein droit lorsque des membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale.

Par ailleurs, comme évoqué précédemment, si personne ne consent à devenir conseiller syndical, alors, le juge devra constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical.

Une fois la décision rendue par le président du tribunal judiciaire, le syndic devra dans le mois suivant, la notifier à tous les copropriétaires. Les copropriétaires disposeront alors de 15 jours pour faire rétracter l’ordonnance, c’est-à-dire pour que le juge revienne dessus. La rétractation n’est possible que si dans le même délai l’assemblée générale est parvenue à nommer des conseillers syndicaux.