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La remise des archives du syndicat s’opère en principe entre l’ancien syndic et son successeur. En effet, il appartient normalement au syndic en exercice de conserver les documents de la copropriété selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, puisqu’il est l’unique représentant légal du syndicat administrant l’immeuble (parties et installations communes).

La gestion d’une résidence par le syndic, durant son mandat, implique donc de disposer des pièces nécessaires telles que :

- le règlement de copropriété et ses avenants ;

- le registre contenant les originaux des procès-verbaux des assemblées ;

- les contrats du syndicat relatifs aux équipements collectifs et au personnel ; 

- les marchés du syndicat (ravalement de façade, réfection de la couverture...) ;

- les justificatifs des charges communes (factures, bulletins de paie du gardien ou de l’employé) ;

- la comptabilité collective (syndicat) et individuelle (copropriétaires) ;

- les relevés des comptes bancaires séparés du syndicat des copropriétaires, etc.

Dès lors, tout changement de syndic suppose que le sortant transfère à l’entrant ces documents impératifs à un fonctionnement approprié et licite de l’immeuble (art. 18-2 de la loi) ; accompagnés d’un bordereau établi en deux exemplaires et signés par ces deux parties (art. 33-1 du décret du 17 mars 1967), visant à attester des pochettes transmises (nature, date ou périodes).

L’article 33-1 du décret impose cependant l’envoi d’une copie de ce bordereau au conseil syndical. Cet organe collégial, ayant pour fonction d’assister et de contrôler le syndic dans sa gestion, la connaissance de la liste des archives restituées entre l’ancien et le nouveau syndic s’avère compréhensible. Elle permet, le cas échéant, d’alerter ce dernier sur certaines omissions en la matière.  

Le droit de la copropriété n’exige donc pas la présence d’un conseiller syndical lors de la restitution des archives entre deux syndics. L’importance consiste plutôt, pour cet organe collégial, à préparer cette entrevue avec le nouveau syndic, en soulignant les dossiers particulièrement sensibles (travaux de bâtiment avec procès-verbal de réception, attestations d’assurance, contentieux...), dont il lui faudra inspecter le contenu lors de cette passation. Ainsi, le syndic en exercice peut optimiser cette formalité et exiger immédiatement, de son confrère, les éléments manquants, en restreignant le recours à des démarches ultérieures fastidieuses, voire onéreuses (relances, action judiciaire).

Plusieurs voies croisées sont envisageables pour obtenir ces réponses. 

Pour pouvoir administrer licitement une copropriété à titre professionnel, l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, impose notamment à tout syndic de détenir : 

- une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (C.C.I.) régionale, dont la durée de validité est de trois années (article 80 du décret du 20 juillet 1972) ;

- deux assurances : une assurance responsabilité civile (indemnisant la victime pour des fautes de gestion du syndic) et une garantie financière (protégeant le syndicat contre des versements indus de celui-ci depuis les comptes bancaires séparés de cette collectivité).

Le décret du 26 mars 2015 oblige par conséquent à faire figurer ces mentions sur tout projet de contrat de syndic, joint à la convocation de l’assemblée se prononçant sur cette nomination (article 11 alinéa 4 du décret du 17 mars 1967). Il s’agit ainsi, de permettre aux copropriétaires de délibérer en connaissance de cause, en disposant de ces informations essentielles.

Pourtant ces éléments font défaut dans la plupart des propositions de mandat de syndic, en raison principalement d’une trame non actualisée par leurs soins au jour de la demande et accessoirement de documents expirés lors de la requête.

Il convient tout d’abord de souligner cette carence auprès du prospect et d’exiger la correction immédiate.

Par la suite, de réclamer du syndic l’attestation en cours de validité de ses deux polices impératives, transmises annuellement par le ou les assureurs concernés. Il est recommandé d’appeler dans la foulée ces compagnies, afin qu’elles confirment la réalité de leur couverture. 

À partir de sa désignation par l’assemblée, le syndic professionnel supporte d’ailleurs l’obligation de mettre à disposition ces attestations sur l’espace de l’extranet du syndicat dédié au conseil syndical (article 3 alinéa 5 du décret du 23 mai 2019) ;

- également de se rendre sur la page du site internet de la C.C.I. régionale spécifique aux cartes professionnelles des syndics. Elle comporte un moteur de recherche présentant la dernière carte en vigueur éditée et sa date exacte d’échéance triennale ;

- enfin le conseil syndical a la capacité d’examiner, à tout moment, l’existence de ces documents, en sollicitant du syndic en exercice leur communication. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 concède un droit permanent de diffusion par le syndic, au conseil syndical, de toute pièce intéressant le syndicat. Et ce texte de préciser, que tout refus dans le mois de la pétition, entraîne, pour le cabinet fautif, une pénalité journalière fixée réglementairement à 15 € (article 2 du décret du 7 octobre 2020), qu’il lui faut défalquer de sa rémunération imputée dans les comptes clos du syndicat présentés pour approbation des copropriétaires à l’assemblée.

Le conseil syndical et/ou les copropriétaires ne doivent pas faire l’impasse sur la carte et les assurances d’un syndic professionnel. Cet examen s’opère aussi bien lors d’un  premier contact avec un potentiel cabinet, qu’au cours du mandat du syndic élu. En effet, ce cabinet peut se retrouver dépourvu de ses assurances impératives, perdant par la même occasion sa carte professionnelle qui en est indissociable, et donc sa capacité à gérer légitimement une résidence.

De plus, l’absence de carte professionnelle par un syndic constitue une infraction pénale passible de six mois d’emprisonnement et d’une amende de 7.500 € (article 14 de la loi du 2 janvier 1970).

Au titre de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est « seul responsable de sa gestion », et il ne peut se faire substituer. Cela étant, dans le cas des rachats de cabinet de syndic, deux hypothèses se présentent.

La première hypothèse correspond au cas où la structure juridique au sein de laquelle l’activité du cabinet était exercée fait l’objet d’une fusion-absorption avec une autre entité juridique, et disparaît.

Dans ce cadre, la jurisprudence estime que la société absorbante (le cabinet qui rachète) ne se trouve pas de plein droit substituée à la société absorbée (le cabinet qui est cédé), si bien que le contrat de syndic ne peut faire l’objet d’une transmission automatique à la nouvelle société : voir en ce sens un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, en date du 10 novembre 1998, n° 97-12.369.

En d’autres termes, il n’y a pas de transmission automatique des contrats de syndics qui étaient détenus par le cabinet de syndic absorbé, et l’assemblée générale des copropriétaires doit ainsi approuver le nouveau contrat avec la nouvelle entité.

En pratique, il appartiendra donc à la société absorbée de convoquer une assemblée générale avant sa dissolution, ce qui est rarement fait ! Dans cette situation, la copropriété devra être considérée comme dépourvue de tout mandat de syndic en cours de validité et tout copropriétaire pourra convoquer une AG afin de faire nommer un nouveau syndic (voir les développements à ce sujet en fin d’article).

La deuxième hypothèse, beaucoup plus fréquente, correspond au cas où la société au sein de laquelle l’activité du cabinet était exercée continue d’exister, mais est détenue par un actionnariat différent ; en d’autres termes, seule la propriété des actions (ou parts sociales) de la société a changé.

Aussi, la jurisprudence ainsi qu’une réponse ministérielle ont estimé que de tels rachats ne pouvaient pas être assimilés à une substitution. Voir ainsi un arrêt de la Cour de cassation en date du 28 avril 2011, troisième chambre civile, n° 10-14.298, ou encore la réponse ministérielle n° 16177 en date du 14 septembre 1998.

Il en va de même y compris en cas de changement de gérance du cabinet : cf. un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 9 mai 2019, n° 18-14.360.

Enfin, il a été jugé qu’il n’y a pas de rupture de mandat lorsque la société syndic change seulement sa forme juridique (par exemple, une SARL qui se transformerait en SAS) et sa dénomination sociale (son appellation), l’entité juridique restant identique. On peut citer en ce sens un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, en date du 18 septembre 2012, n° 11-17.701.

En pratique, afin de savoir dans quelle situation vous vous trouvez, il convient d’examiner le numéro d’immatriculation à 9 chiffres au registre du commerce et des sociétés, qui doit figurer notamment sur les appels de provisions sur charges que vous recevez, et d’examiner ensuite sur le site Infogreffe ou le site du Bodacc si la société existe toujours ou si elle a été dissoute et liquidée.

De même, nous vous invitons à examiner le numéro d’immatriculation figurant sur les appels de fonds adressés par votre syndic postérieurement au rachat et de le comparer au numéro d’immatriculation figurant sur les appels de fonds antérieurs au rachat du cabinet.

S’il y a une concordance, cela signifie que seule la structure actionnariale a changé mais que la société est la même.

S’il n’y a pas de concordance, cela signifie que la société a changé et que cette substitution aurait dû être autorisée en assemblée générale.

Dans ce cas, rappelons que les mandats de syndic ne peuvent se former ou être reconduits tacitement, et il appartiendrait alors à tout copropriétaire de convoquer une assemblée générale afin de faire nommer un nouveau syndic, ce qui suppose d’avoir les coordonnées de l’ensemble des copropriétaires… ou, à défaut, de saisir le président du tribunal judiciaire afin qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic (article 17 de la loi du 10 juillet 1965).

La réponse est juridiquement assez simple et imparable. Le critère requis, pour déterminer le débiteur de ces montants, est celui de leur exigibilité.

L’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 dispose qu’en cas d’aliénation d’un lot, la personne redevable des provisions ou charges (courantes et exceptionnelles) s’entend de celle qui possède le bien immobilier à leur date d’exigibilité, Cass. 3e civ. 20 mai 2021, n° 20 - 15633.

En ce qui concerne donc les provisions du budget prévisionnel :

- de fonctionnement pour charges communes courantes, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise, que sauf décision de l’assemblée, ces sommes s’imposent au détenteur d’un lot par quart au 1er jour de chaque trimestre concerné (article 6-2 al. 1er du décret) ;

- exceptionnel (cela concerne essentiellement les travaux collectifs hors opérations de maintenance comprises dans le budget de fonctionnement). Elles sont exigibles selon les modalités fixées par l’assemblée (nombre, ratio et dates), art. 6-2 al. 2 du décret.

Il résulte de ce qui précède, que la mutation d’un lot peut entrainer un partage de ces frais entre vendeur et acquéreur selon leur date exigibilité. Exemple : une cession intervient le 2 mai 2025, notifiée par le notaire au syndic le 10 mai 2025, le vendeur assumera les 2 premiers appels trimestriels du 1er janvier et 1er avril 2025 et l’acquéreur les deux appels suivants du 1er juillet et 1er octobre 2025.

En ce qui concerne les charges [différence entre le budget (estimation) et les dépenses effectives du même exercice], elles incombent (solde débiteur) ou bénéficient (solde créditeur) au copropriétaire du lot à la date de l’assemblée approuvant les comptes clos du syndicat (art. 6-2 al. 3 du décret), Cass 3e civ. 21 novembre 2006, n° 04 6 20473.

Bien évidemment, les parties peuvent en décider autrement dans l’acte authentique de vente. Cependant, un tel aménagement conventionnel n’est pas opposable au syndicat des copropriétaires représenté par son syndic (art. 6-3 du décret). Ce dernier s’adressera donc au propriétaire du lot à la date d’exigibilité de la somme, sans que l’acquéreur ne puisse invoquer l’accord convenu avec le vendeur.

S’agissant enfin de la quote-part du fonds travaux du syndicat réglée par le vendeur, l’article 14-2-1 de la loi précise que cette contribution demeure acquise à la collectivité. En conséquence, le syndic ne procède à aucun remboursement auprès du cédant, libre à lui de négocier cette restitution au vendeur, via son notaire.

Il convient d’écarter toute méprise sur la répartition des provisions, des charges lors de l’alinéation d’un lot.

Cette ventilation s’opère réglementairement par le syndic, entre le vendeur et l’acquéreur, selon leur date d’exigibilité.

Toute autre disposition contractuelle revêt un caractère strictement privatif, qui n’intéresse pas le syndicat  des copropriétaires  par l’intermédiaire de son syndic.

Il est fréquent qu'en cas de changement de syndic, ou de rachat de cabinet, un changement d'établissement bancaire intervienne également de façon concomitante.

Même si cela peut être assez contrariant, ce changement n'a pas besoin d'être autorisé en assemblée générale. En revanche, il demeure possible d’imposer à votre syndic un établissement bancaire en particulier, il convient pour ce faire de faire inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale une résolution à ce sujet, et de l’approuver à la majorité absolue des voix des copropriétaires (majorité dite de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).

Ces principes résultent de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dont nous reproduisons un extrait ci-après.

Au sujet de votre deuxième interrogation : rien ne vous empêche de contacter l'ancien ou le nouvel établissement bancaire afin de s'assurer de la bonne transmission des fonds mais il est vraisemblable que la banque refuse de vous communiquer des informations à ce sujet au motif que, bien qu'étant copropriétaire ou membre du conseil syndical, vous n'êtes pas le représentant légal du syndicat (fonction dévolue au seul syndic). 

En revanche, au titre de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, vous pouvez demander à votre syndic qu'il vous transmette l'attestation d'ouverture des comptes bancaires, les conventions d'ouverture de ces comptes au sein de la nouvelle banque, ou encore les relevés bancaires correspondants. 

Sur ce dernier point vous pourrez utilement lui rappeler l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que : 

"[...] II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé :

[…]

-d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet ni d'une convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci ;

-d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il a choisi ou que l'assemblée générale a choisi pour le compte mentionné au troisième alinéa du présent II, un compte séparé rémunéré au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai les cotisations au fonds de travaux prévu à l'article 14-2-1. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet d'aucune convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. Les virements en provenance du compte mentionné au troisième alinéa du présent II sont autorisés. Les intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. [...]" 

Enfin, nous pouvons également rappeler les dispositions de l’article 3 du décret du 23 mai 2019 en vertu duquel la partie de l’espace extranet réservée aux membres du conseil syndical doit notamment comprendre les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires. Cela étant, l’actualisation de ces documents au sein de l’extranet peut n’intervenir qu’une fois par an, au titre de l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit notamment que : « […] L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes. »

Il est à noter tout d’abord que le mandat est défini par l’article 1984 du Code civil, qui dispose que :

« Le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom.

Le contrat ne se forme que par l'acceptation du mandataire. »

La jurisprudence a eu l’occasion de se prononcer sur une problématique similaire dans le cadre des assemblées générales des copropriétaires.

Ainsi, un arrêt rendu par la troisième chambre civile de la Cour de cassation en date du 8 septembre 2016, n° 15-20.860, publié au bulletin de la Cour de cassation, témoignant ainsi de la volonté de la haute juridiction de justice lui conférer une portée certaine, a jugé que le fait pour un mandataire de ne pas respecter la volonté de son mandant, même en présence d’un mandat dit « impératif », c’est-à-dire contenant des instructions de vote, ne pouvait être source de nullité pour la résolution en question.

La Cour de cassation a ainsi énoncé, d’une part, que « le caractère impératif du mandat est inopposable au syndicat des copropriétaires et que seul doit être pris en compte le vote exprimé par le mandataire » et d’autre part, « qu'un syndic n'a pas le pouvoir d'empêcher un mandataire d'émettre un vote contraire aux consignes exprimées dans un mandat ».

Par conséquent, il ressort de cet arrêt qu’on ne peut nullement exiger du syndic qu’il contrôle la conformité des votes exprimés par le mandataire avec le contenu du mandat.

Dans ces conditions, dans l’hypothèse où le mandataire ne respecterait pas les instructions qui lui ont  été données par son mandant, il reviendra à ce dernier d’engager la responsabilité civile dudit mandataire. Dans cette hypothèse, il faudra néanmoins prouver que le non-respect des consignes de vote du mandataire a causé un préjudice effectif au mandant ; la faute du mandataire n’étant pas suffisante à rendre possible une réparation par le versement de dommages-intérêts.

À ce titre, rappelons les dispositions de l’article 1992 du Code civil, qui prévoit que :

« Le mandataire répond non seulement du dol, mais encore des fautes qu'il commet dans sa gestion.

Néanmoins, la responsabilité relative aux fautes est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu'à celui qui reçoit un salaire. »

Au surplus, tel que nous l’évoquions précédemment, dans l’hypothèse où le mandataire a voté favorablement une résolution malgré les instructions écrites contraires du mandant, le mandant sera malgré tout réputé comme n’étant pas opposant à la résolution, et il sera par conséquent privé de son droit de contester judiciairement la résolution.

En conclusion, choisissez donc vos mandataires avec la plus grande attention !

Les règlements de copropriété, conformément à l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, doivent notamment fixer les règles relatives à l’administration des parties communes, et ils peuvent aussi comporter un certain nombre de règles sur la composition ou le fonctionnement du conseil syndical, conformément à l’article 22 du décret du 17 mars 1967.

La rédaction des règlements de copropriété est néanmoins encadrée par deux séries de règles.

D’une part, aux termes de l’article 8 précité, il est indiqué que le règlement ne peut imposer « aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l’immeuble, telle qu’elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation ».

D’autre part, l’article 43 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que toutes clauses contraires aux dispositions des articles 1er, 1-1, 4, 6 à 37, 41-1 à 42-1 et 46 et celles du décret prises pour leur application sont réputées non écrites.

Par conséquent en pratique une grande majorité des dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 sont d’ordre public. C’est pourquoi les règlements de copropriété ne peuvent pas comporter des clauses y dérogeant. 

Concernant la problématique énoncé aucun texte légal ou réglementaire ne prévoit pour  les copropriétaires d’être obligatoirement à jour de leurs charges pour pouvoir faire partie du conseil syndical.

La Cour de cassation (arrêt du 18 décembre 2002, 3 ch. civile, n° 01-12.269) a estimé que cette condition ajoutée par le règlement de copropriété n’était pas conforme aux dispositions d’ordre public de l’art. 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui détermine les personnes éligibles au conseil syndical. Le juge a estimé que cette clause qui ajoutait une condition d’éligibilité non prévue par la loi   devait être réputée non-écrite. 

Votre syndic peut donc légitimement indiquer que la clause n’est pas régulière. Cela étant, il nous faut également préciser que, par principe, le syndic doit faire application de la clause tant que celle-ci n’a pas été réputée non-écrite par le juge ou par l’assemblée générale elle-même, à la majorité simple de l’article 24. Nous vous invitons donc à la faire réputer non-écrite par l’assemblé générale, et, dans un second temps, à faire procéder à un audit de votre règlement de copropriété par un avocat ou un notaire afin de détecter les autres clauses potentiellement irrégulières contenues par votre règlement de copropriété, et de procéder à la rédaction d’un modificatif au règlement de copropriété.

Pour rappel, vous pouvez également solliciter l’ARC pour réaliser un audit de votre règlement de copropriété et la rédaction du modificatif.