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Chaque année, le syndic - unique représentant légal du syndicat des copropriétaires - doit actualiser les informations détenues dans le registre, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Toutefois, avant de procéder à cette mise à jour annuelle, il doit au préalable renouveler son mandat de syndic ou déclarer le changement de représentant légal du syndicat dans les mêmes délais.

Précisions les procédures qui doivent avoir lieu annuellement pour les mises à jour des données financières, en cas de modifications techniques et administratives particulières ou en cas de modification concernant le mandat de syndic. A chaque modification déclarée, la fiche synthétique, que l’on trouve sur le site du registre, est actualisée :

- Déclaration de renouvellement de mandat de syndic ou de changement de représentant légal                                                                

• Déclaration de renouvellement de mandat

Pour le renouvellement du mandat de syndic, la procédure est simple.

Dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée.

Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de «Renouveler mandat» en saisissant les dates de début et de fin du nouveau mandat. La seule vigilance à avoir ici, concerne la date de fin de mandat précédent qui doit être la veille de la date de début du nouveau mandat.

Le syndic reçoit, après validation, un courriel confirmant la prise en compte de sa déclaration de renouvellement.

A noter

Il est possible de mettre à jour les données de la copropriété lorsque le mandat est  expiré mais dans un délai maximum de 60 jours après la fin du mandat de gestion. Si cela n’est pas effectué durant ce délai, le nom de la copropriété n’apparaitra plus dans l’onglet « gérer mes copropriétés » et il sera nécessaire pour le syndic de rattacher à nouveau celle-ci à son compte de télédéclarant.

• La déclaration de changement de syndic

En cas de changement de représentant légal, c’est normalement au syndic sortant d’effectuer les démarches pour procéder à la déclaration de changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic. Il a un délai de 60 jours après expiration de son mandat pour effectuer cette déclaration. Au-delà de ce délai, le mandat est archivé et le syndic sortant n’aura plus accès à la copropriété, ce sera alors au nouveau syndic de procéder à cette déclaration.

Pour procéder à la déclaration de changement de syndic, dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic sortant de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée. Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de déclarer le « changement de représentant légal ».

Il faut ensuite procéder à la saisie des informations de changement de syndic en précisant l’adresse mail du successeur s’il s’agit d’un syndic non-professionnel, et en complément le numéro de Siret s’il s’agit d’un syndic professionnel.

Le nouveau représentant légal reçoit ensuite par courriel :

• s'il est déjà inscrit au Registre : une invitation à confirmer le rattachement ainsi effectué ;
• s'il n'est pas encore inscrit au registre : une invitation à s'inscrire au registre.

A noter

En tant que représentant légal sortant, le syndic recevra le cas échéant un courriel lui rappelant l'obligation de saisir les données relatives à la copropriété pour son dernier exercice de représentation. Il a un délai de 2 mois suite à l’approbation des comptes pour l’effectuer.

Du côté du syndic entrant et avant de pouvoir procéder à la procédure de rattachement d’une copropriété, il devra s’identifier en tant que « télédéclarant » s’il ne l’a jamais effectué. Pour créer le compte, le syndic doit fournir des éléments d’identification sur la base desquels, l’ANAH créera un compte au nom du syndic qui est activé, grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.

Ensuite, pour se rattacher à la copropriété, il doit tout simplement indiquer le numéro d’immatriculation de la copropriété (transmis par le syndic sortant ou disponible dans l’annuaire des copropriétés).

Le syndic précise alors la date de début et de fin de son mandat comme indiqué dans le procès-verbal de l’assemblée et fournir une pièce justificative : soit son contrat de syndic, soit le procès-verbal de l’assemblée générale l’ayant désigné (en format PDF).

Après validation, le syndic reçoit immédiatement un courriel l’informant de la réussite de la demande de rattachement.

A noter

Dans le cas où le syndic sortant n’aurait pas effectué dans les délais la déclaration de changement de syndic, le nouveau syndic pourra procéder de lui-même à la procédure de rattachement de la copropriété avec son compte de télédéclarant.

- Mise à jour annuelle des données

Conformément à l’article R711 du Code de la construction et de l’habitation : « Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711- 9 dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les compte de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change. ».

Le syndic doit donc actualiser les informations détenues dans le registre et ceci, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Par exemple, si l’assemblée générale approuvant les comptes arrêtés au 31/12/2019 se tient le 1er juin 2020, le syndic aura jusqu’au 1er août 2020 pour effectuer cette mise à jour qui actualisera également la fiche synthétique directement éditable du site.

Afin de procéder à la mise à jour annuelle des données, il faut cliquer sur la liste déroulante « Mes copropriétés » et sélectionner l’onglet « Gérer mes copropriétés ».

Sur la page « Gestion des copropriétés », un tableau indique le nom de la copropriété. En sélectionnant la roue dentée qui permet d’avoir accès à une liste déroulante, le syndic peut procéder à la « Mise à jour annuelle ». Il accède alors à l’interface composé de 5 onglets qui permet de saisir toutes les modifications nécessaires notamment celles concernant les données financières. Si d'autres informations changent concernant l’identification de la copropriété (modifications de lots, vente de parties communes, etc.), la mise en place de procédures administratives (arrêté de péril par exemple) ou de données techniques (réalisation du DTG), elles doivent également être mises à jour à cette occasion.

Une attestation de mise à jour accompagnée de la fiche récapitulative des données déclarées sont rapidement envoyées par mail au syndic.

La solution de l’ARC pour l’immatriculation initiale et les mises à jour annuelles

Vous ne souhaitez pas effectuer cette mise à jour seul ou vous n’y arrivez pas ?

L’ARC reste au service de ses adhérents et propose ainsi depuis juillet 2018 un nouveau service d’assistance à l’immatriculation et à la mise à jour des données.

L’immatriculation initiale est au coût de 50 euros et la mise à jour de 30 euros.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à faire appel à nos services (01.40.30.42.82. ou par mail à contact@copropriete-services.com).

Bon d’inscription disponible ici : https://arc-copro.fr/sites/default/files/pieces-jointes/2019/12/AssistanceImmatriculation.pdf

Et dans cette période particulière et si vous avez un peu de temps, n’hésitez pas à visionner  notre vidéo sur le sujet disponible ici

https://arc-copro.fr/documentation/en-quoi-consiste-la-mise-jour-des-donnees-de-limmatriculation-emission-video

Réponse :

La loi précise à l’article 13 du décret du 17 mars 1967 : « L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I »  

L’ordre du jour doit donc contenir des questions, les projets de résolutions afférents et un certain nombre de documents obligatoires.

Il y a un grand absent dans ces textes : les majorités de vote.

Il faut donc aller chercher une réponse ministérielle n°30070 JOAN du 11/12/1995 qui expose « qu’aucune disposition n’interdit de faire figurer dans la convocation aux assemblée générales la règle de majorité applicable pour chaque résolution qui sera soumise au vote ».

A contrario, aucun texte ne prescrit d’indiquer les majorités de vote. Il y a une certaine liberté en ce domaine.

La jurisprudence va même plus loin, la nullité d’une résolution n’est pas encourue lorsque la majorité indiquée dans la convocation n’est pas la bonne mais que le vote est acquis en application de la majorité légale (CA Orléans, 23 janvier 2012, n°10/03575).

Il ressort donc de tout cela que les copropriétaires ne sont pas liés par les majorités indiquées par le syndic dans la convocation.

Lors de l’assemblée générale, le président de séance doit veiller à ce que le syndicat vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, il doit indiquer si la résolution est adoptée ou non et a quelle majorité.

C’est donc le président de séance qui naturellement a le pouvoir de modifier les majorités indiquées dans la convocation.

Dans votre cas, la majorité légale pour des travaux affectant les parties communes est la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Lors de votre assemblée générale, il suffira donc que le président de séance corrige la majorité, en expliquant aux copropriétaires l’erreur qui a été faite.

La résolution ne risquera alors pas la nullité en justice pour erreur sur la majorité de vote.

Si le remplacement d’un membre du conseil syndical est autorisé, il est toutefois très encadré et répond à des critères déterminés.

En effet, conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967 :

- les membres suppléants doivent être désignés par l’assemblée générale selon la même majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965 avec la possibilité d’une passerelle, article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 : si la désignation emporte un tiers des voix, il peut être procéder immédiatement à un second vote à la majorité des copropriétaires présents ou représentés).

-les membres titulaires doivent cesser définitivement leur fonction de membre du conseil syndical

- le remplacement se fait par ordre d’élection s’il y a plusieurs suppléants.

Autrement dit, votre qualité d’époux d’un membre titulaire du conseil syndical ne permet pas à elle seule de vous permettre de remplacer votre femme aux réunions.

En effet, si l’assemblée générale a un pouvoir souverain pour désigner les membres du conseil syndical, cela signifie que seule la désignation des membres (titulaires ou suppléants) émanant de l’ensemble des copropriétaires est valable.

Dès lors, on ne peut donc contourner l’assemblée générale pour devenir suppléant, même si sa femme est membre du conseil syndical. C’est une désignation personnelle.

Ainsi, la seule possibilité pour remplacer votre femme au conseil syndical, serait que l’assemblée générale décide d’élire des membres suppléants au conseil syndical.

Puis d’être élu par l’assemblée générale, ensuite que votre femme cesse son mandat de conseiller syndical.

Enfin que vous soyez le premier en cas de pluralité de suppléants pour la remplacer.

Il n’y a donc pas de qualité « d’adjoint » accordé à un copropriétaire qui viendrait suppléer en cas de besoin ponctuel, un conseiller syndical.

Néanmoins, une autre alternative s’offre à vous, qui n’est ni prévu par la loi, ni par le décret mais qui émane de la pratique : il s’agit de représenter votre femme au conseil syndical.

Pour cela, il faut dans un premier temps vérifier que votre règlement de copropriété, le règlement du conseil syndical (s’il en est doté d’un) et les délibérations des assemblées générales antérieures n’ont pas voté l’interdiction d’une représentation d’un membre du conseil syndical.

Ensuite, il faut savoir qu’une représentation permanente ne sera pas valable. En effet, cela équivaudrait à détourner le choix de l’assemblée des copropriétaires pour l’élection du conseiller syndical. Or, comme nous l’avons indiqué précédemment, l’assemblée générale est souveraine dans le choix des membres du conseil syndical.

N’oubliez pas que vous représenterez votre femme, vous agirez donc en lieu et place de votre femme, vous devrez donc vous conformer à ses instructions éventuelles.

Enfin, rappelons que la désignation des membres suppléants au conseil syndical est fortement recommandée, car si un quart des sièges du conseil syndical est vacant, il ne pourra plus assurer sa mission d’assistance et de contrôle de gestion du syndic, conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967.

Question : le recours à une abréviation pour le titulaire du compte bancaire séparé est-elle juridiquement admissible ?

Réponse : NON.

De nombreuses conventions se contentent d’indiquer comme titulaire du compte bancaire séparé « SDC ». Or, ce sigle peut aussi bien désigner le syndicat des copropriétaires, que le syndic de copropriété.

Il convient donc d’exiger que le titulaire du compte bancaire séparé figure en toutes lettres avec sa dénomination (si l’immeuble en possède une), ainsi que l’adresse de la résidence.

Question : la référence au syndic dans le cadre réservé au titulaire du compte est-elle licite ?

Réponse : NON.

La loi du 10 juillet 1965 distingue très clairement le syndic, en sa qualité de représentant légal du syndicat des copropriétaires, de l’obligation pour le syndicat des copropriétaires de disposer d’un compte bancaire séparé.

Par compte bancaire séparé du syndicat des copropriétaires, on entend que celui-ci possède seul ce produit financier.

Autrement dit, toutes les mentions relatives au syndic (dénomination, adresse de son siège social, mandataires bénéficiant de la signature) doivent être comprises dans un espace dédié au représentant légal.

Question : le compte bancaire peut-il être dépourvu d’un numéro de compte, de la date et signature des cocontractants et de leur représentant ?

Réponse : NON.

Chaque compte bancaire doit détenir un numéro de compte permettant non seulement de l’identifier, mais également de pouvoir y effectuer les opérations financières adéquates (encaissements et règlements), sans avoir au demeurant à transiter par le compte bancaire tiers (tel celui professionnel du syndic) selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Les signatures et la date garantissent la conclusion de la convention, c’est-à-dire la prise d’effet des engagements respectifs des deux parties contractantes.

Elles permettent de contrôler, si le syndic a pleinement respecté son obligation légale d’ouverture du compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires dans le délai imparti, soit un maximum de trois mois à partir de sa désignation en assemblée générale (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Cette contrainte temporelle n’est pas anodine, puisque cette disposition légale prévoit qu’en cas de carence du syndic à s’y conformer, son mandat s’en trouve nul de plein droit.

REPONSE : L’ordonnance copropriété n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 a modifié la loi du 10 juillet 1965 en étendant les possibilités de candidature à la fonction de conseiller syndical.

En effet, l’article 20 de « l’ordonnance copropriété » qui a modifié l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, donne la possibilité à un.e ascendant.e ou descendant.e d’un ou d’une copropriétaire de candidater à la fonction de conseiller syndical.

Ainsi, même si l’ascendant.e ou le/la descendant.e n’est pas titulaire d’un droit de propriété d’un lot au sein de l’immeuble, il/elle peut malgré tout accéder à la fonction de conseiller syndical.

Néanmoins, l’ordonnance ne précise pas le degré d’ascendance. Vraisemblablement il se limite au premier degré.

Par conséquent, vous qui êtes fille ou fils de copropriétaire pouvez proposer votre candidature au cours de l’assemblée générale.

En revanche, à moins que vous ayez un pouvoir, vous ne pouvez pas être présent à l’assemblée générale. En effet, seuls les copropriétaires ou leur représentant peuvent assister à l’assemblée générale.

Ainsi, il reviendra à l’un de vos parents copropriétaires de proposer votre candidature lorsqu’il sera question d’élire les membres du conseil syndical.

Rappelons tout de même que cette fonction a pour but de défendre les intérêts de la copropriété et non ceux d’un copropriétaire, notamment vos parents.

Votre mission sera de contrôler et d’assister le syndic dans sa gestion de la copropriété.

Lors de l’assemblée générale, il est donc conseillé d’expliquer les raisons de votre candidature soit par l’intermédiaire de vos parents, soit si vous êtes présent à l’assemblée générale (compte tenu du fait que vous êtes détenteur d’un pouvoir), directement devant les copropriétaires présents ou représentés.