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RÉPONSE :

En ce qui concerne l’audit énergétique : il est obligatoire pour les immeubles qui répondent aux trois caractéristiques suivantes :

• Chauffage collectif ;
• 50 lots ou plus (compter tous les lots : logements, commerces, annexes, caves, parkings, etc.) ;
• Le permis de construire a été déposé avant le 1^er juin 2001.

La loi précise que cet audit devait être réalisé avant le 1^er janvier 2017. Cette obligation court toujours pour les copropriétés qui ne l’ont pas encore réalisé.

En ce qui concerne le DTG, seule son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est obligatoire. Par contre, sa réalisation est facultative dans la plupart des cas ; en effet, la loi précise que ce diagnostic est uniquement obligatoire pour les copropriétés suivantes :

• Bâtiments de plus de 10 ans ET qui font l'objet d'une mise en copropriété (par vente à la découpe) ;
• Copropriétés qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité ET pour lesquelles l'administration demande au syndic de produire un DTG.

En conclusion, avant d’engager toute démarche d’audit ou de DTG, l’ARC conseille vivement de réaliser en premier lieu le Bilan initial de copropriété (BIC : voir cet article) et de consulter à la suite le pôle énergie pour un accompagnement personnalisé, chaque copropriété ayant ses spécificités une analyse sur mesure est indispensable.

À noter :

• le DTG comprend l’audit énergétique.

Références réglementaires :

• Pour l’audit énergétique : loi Grenelle 2 du 12 juillet 2010, décret du 17 janvier 2012 et arrêté du 28 février 2013 - articles R.134-14 à 18 du code de la construction et de l’habitation ;
• Pour le DTG : loi ALUR du 24 mars 2014 et décret du 28 décembre 2016 - articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.
• Articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.

Réponse :

Votre question est à la fois très intéressante et très inquiétante.

Avant d’y répondre, nous allons repréciser le contexte juridique.

1. Depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui a subi deux modifications :

• la suppression de la nécessité de prévoir tous les trois ans à l’ordre du jour une question relative à la constitution d’une avance travaux ;
• l’obligation de constituer un fonds travaux.

1. Alors que les sommes affectées à l’avance travaux sont remboursables, celles constituant le fonds travaux ne le sont pas. Cette distinction résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « les avances sont remboursables » alors que l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que «Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. » Autrement dit, cette épargne est non remboursable aux copropriétaires vendeurs.

1.  Ces deux comptes répondent donc à une définition juridique différente, imposant  une vigilance du conseil syndical et en premier lieu du syndic pour ne pas les amalgamer.

Ainsi, l’avance travaux pourra toujours perdurer en parallèle du fonds travaux obligatoire, puisque la loi ALUR a supprimé uniquement l’obligation faite au syndic de mettre à l’ordre du jour tous les trois ans la constitution d’une avance travaux, et non son principe.

Mais encore, la loi n’a jamais prévu que le fonds travaux allait substituer l’avance travaux en absorbant les sommes affectées pour le constituer.

Par conséquent, il n’est pas question que le syndic décide, de sa propre initiative, que les sommes affectées à l’avance travaux se confondent avec celles du fonds travaux. Seule l’assemblée générale est souveraine pour voter cette résolution.

D’ailleurs, en pratique, les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de continuer à abonder l’avance travaux et en parallèle alimenter le fonds travaux qui lui, est obligatoire.

Nous vous invitons à faire preuve de vigilance, car nous avons eu connaissance de cas de syndics ayant retenu d’une main des sommes à rétrocéder aux copropriétaires vendeurs, alors même qu’ils appelaient de l’autre main ces mêmes montants aux copropriétaires acquéreurs.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse de l’expert :

Depuis le 1^er avril 2017, l’arrêté du 24 janvier 2017 oblige les professionnels artisans du secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison à fournir un devis à leurs clients pour toute prestation de dépannage, de réparation et d’entretien et la liste des prestations concernées a augmenté : aux  prestations de l’arrêté de 1990 (électricité, peinture, maçonnerie, menuiserie, revêtements de murs et de sols, serrurerie…) viennent désormais s’ajouter : évacuations des eaux pluviales, nettoyage et curage des canalisations, dératisation, désinsectisation, dispositifs d’alarme et de télésurveillance,…

Il a également supprimé le seuil de 150 € TTC en dessous duquel les professionnels étaient dispensés de la rédaction d’un devis.

Un devis doit également être réalisé même pour les prestations effectuées en situation d’urgence absolue ou se limitant à faire cesser un danger manifeste pour la sécurité des personnes ou l’intégrité des locaux.

Le professionnel qui ne respecte pas l’arrêté s’expose, à la fois à des sanctions pénales (amende de 150 000 €, peine d’emprisonnement de 2 ans et interdiction d’exercer), civiles (nullité du contrat ou de la clause litigieuse) et administratives (amende de 3000 € pour les personnes physiques et de 15 000 € pour les personnes morales).

Les clients peuvent saisir le tribunal d’instance si le devis n’excède pas 10 000€ ou le tribunal de grande instance au-delà de ce montant.

Recommandations de Copropriété Services

Lorsque les conseils syndicaux et les syndics bénévoles consultent des entreprises, il convient d’exiger / vérifier que les devis mentionnent bien certaines informations :

-les  coordonnées de la société,

-les  références de ses garanties légales ;

- la date du devis ;

- la durée de validité du devis et son caractère gratuit ou payant ;

- la date et le lieu d’exécution des travaux ;

- le prix global HT et TTC ;

- les prestations et produits nécessaires à sa réalisation avec l’indication de leur prix unitaire ;

- la faculté de rétractation.

Les professionnels ayant le droit de faire payer l’établissement de leur devis s’ils se déplacent sur site ou si leur rédaction nécessite une étude approfondie, vous devez au préalable leur demander s’il s’agit d’un devis gratuit ou payant. 

Copropriété Services a négocié la gratuité des devis auprès des entreprises référencées sur COPRO-DEVIS.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter Copropriété Services par mail à coproservices@arc-copro.fr ou par téléphone au 01 40 30 42 82.

Réponse de l’expert : la justification de votre syndic est vraie. Voici au travers de deux exemples, les mouvements enregistrés par la Banque d’un côté et par le Syndic d’un autre côté, lorsqu’un copropriétaire effectue un règlement, par chèque ou par virement, ou encore par prélèvement automatique.

1er cas, le règlement s’effectue par chèque :

Le copropriétaire envoie son chèque chez le syndic, il est alors enregistré par le service comptabilité qui le saisit sur un bordereau de remise de chèque, ou transmet l’ensemble des chèques en l’état à sa banque (qui effectuera cette tâche pour son compte).

Il doit juste indiquer pour chaque syndicat les références de comptes à créditer. Le service comptabilité doit en même temps enregistrer l’écriture dans la comptabilité du syndicat, débit du compte  512 (banque) par le crédit du compte 45 du copropriétaire et il doit adresser régulièrement les chèques aux banques concernées pour que les comptes des syndicats soient effectivement alimentés !

 Ce n’est qu’une fois que toutes ces opérations sont réalisées qu’il y a concordance entre les sommes versées et les sommes encaissées.

2éme cas, le règlement s’effectue par un virement automatique, ou ponctuel, à l’initiative du copropriétaire :

La banque reçoit alors automatiquement une somme X avec l’identifiant du copropriétaire et du compte du syndicat à créditer.

A cet instant, le syndic ne connaît officiellement pas l’effectivité du paiement par le copropriétaire. Il n’en sera réellement informé que lorsqu’il recevra, de la banque, un bordereau papier ou informatique, récapitulant tous les virements reçus depuis le dernier bordereau émis et le compte du copropriétaire ne sera effectivement crédité que lorsque l’opération énoncée sous le 1^er cas sera réalisée.

Dans cet exemple, on peut conclure que le syndic a reçu le bordereau de virement le 23 décembre, il disposait donc encore de quelques jours pour l’enregistrer sur l’exercice 2016 et ne pas faire apparaître « débiteur » un copropriétaire qui avait payé.

Pour mémoire dans le présent exemple, il est à noter que s’il s’agissait du règlement pour le dernier appel de fonds annuel exigible au 1^er octobre alors le copropriétaire était malgré tout en retard dans sa situation.

3éme cas, le règlement s’effectue par un prélèvement automatique sur le compte du copropriétaire :

La même démarche que sous le cas n°2 est effectuée.

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.