Notification électronique : les économies sont pour le syndic, le copropriétaire ou la copropriété ?
Question
Nous venons de recevoir la convocation d’assemblée générale dans laquelle le syndic fait la promotion de la notification électronique de la convocation et du procès-verbal de l’assemblée générale, ainsi que des mises en demeure.
Sur ce document, il est indiqué que l’envoi électronique permet de faire des économies substantielles sur les frais postaux puisque l’envoi électronique ne coûte que 1 euro au lieu d’une moyenne de 6 euros pour l’envoi papier.
Néanmoins, j’aimerais savoir si cette économie est réelle et à qui elle bénéficie : au syndic, à la copropriété ou uniquement au copropriétaire qui opte pour cette solution.
Réponse
Pour que la réponse soit claire pour l’ensemble de nos lecteurs, la notification électronique est un dispositif légal qui permet au syndic d’envoyer aux copropriétaires les documents sous forme numérique.
Il ne s’agit pas d’envoyer un simple mail, mais bien de respecter une procédure règlementaire et drastique définie par le décret du 21 octobre 2015 permettant de certifier l’émetteur et le récepteur ainsi que le document n’a pas été altéré ou modifier.
De plus, précisons deux points importants :
- L’envoi électronique ne peut être utilisé uniquement pour les documents qui doivent être notifiés. Il s’agit principalement de la convocation d’assemblée générale ou des mises en demeure. En revanche, les appels de fonds qui doivent être envoyés en courrier simple ne peuvent bénéficier de ce dispositif même après avis favorable du copropriétaire.
- Cette solution ne peut être déployée que si le copropriétaire a donné son consentement exprès et préalable à l’envoi de la notification.
Ces deux exigences résultent de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise :
« Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. »
Compte tenu du fait que l’envoi électronique dispense d’acheminement postal, les frais qu’il engendre produisent logiquement une économie aussi bien de photocopie que d’affranchissement.
Néanmoins, comme nous allons l’expliquer, ces économies seront au profit du syndicat des copropriétaires et du syndic.
En effet, indépendamment du choix retenu par les copropriétaires, les frais d’envoi qu’ils soient postaux ou électroniques seront imputés en charges générales dans le compte comptable « 6213 : frais postaux » pour ensuite être répartis sur les copropriétaires en fonction des millièmes de leur lot.
Par conséquent, les économies réalisées en optant pour l’envoi électronique ne vous seront pas directement attribuées mais bien réparties à l’ensemble du syndicat des copropriétaires (dont vous faite aussi partie).
Mais encore, il faut préciser que si l’envoi électronique permet de faire des économies d’affranchissement, le copropriétaire devra prendre aussi en considération l’impression des documents qu’il devra réaliser à partir de son imprimante qui peut s’avérer au final plus coûteuse que les économies générées au profit de la copropriété.
J’ajoute pour finir que le réel bénéficiaire de cette opération reste le syndic.
En effet, il économise des frais de photocopie des documents qui sont inclus dans son forfait puisqu’il se contente de les transmettre par voie électronique.
Ainsi, si le syndic veut réellement pousser les copropriétaires à opter pour l’envoi électronique pour des raisons économiques ou écologiques, il doit prévoir une décote de ses honoraires équivalente aux économies de papier qu’il réalise et qui peuvent être graduelles en fonction de l’adhésion des copropriétaires à cette solution.