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Réponse

Avant de répondre à votre question, il est important de rappeler qu’il n’existe pas de question relative au renouvellement du contrat, mais au vote d’un nouveau contrat.

Et pour cause, même s’il s’agit du syndic en place qui soumet son contrat, il s’agit bien d’un nouveau mandat qui peut présenter des clauses différentes par rapport au précédent contrat.

A présent, pour répondre à votre question il faut jumeler deux dispositions qui sont l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 33 du décret du 17 mars 1967.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical, et à plus forte raison son président, peut prendre connaissance de toute pièce, document, correspondance ou registre se rapportant à la gestion du syndic.

En parallèle, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic détient en particulier, les registres « contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes (…). »

Ainsi, dans le registre doivent figurer les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale dans lesquelles sont présents, entre autres, les pouvoirs remis et comptabilisés dans les votes.

Le conseil syndical, qui est en mesure de consulter les registres, est donc tout à fait en droit d’avoir accès aux pouvoirs, que ce soit pendant ou après l’assemblée.

Profitons de cette interrogation pour rappeler que conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, les éventuels employés ou gardiens de la copropriété, ou les salariés du syndic, ne peuvent en aucun cas détenir des pouvoirs.

De plus un copropriétaire ne peut pas avoir plus de trois mandats si la somme des voix que cela représente est supérieure à 5 % des voix de l’ensemble du syndicat des copropriétaires.

Par contre il peut détenir plus de trois pouvoirs tant qu’il reste en dessous de ce seuil de 5 %.

Vous avez à présent tous les éléments pour accéder aux pouvoirs et contrôler qu’ils ont été utilisés en conformité avec les exigences légales et réglementaires.

Réponse :

Oui et… Non !

Il est vrai que les syndicats de copropriétaires ont désormais deux nouvelles obligations : l’immatriculation et la fiche synthétique.

Les dates d’entrée en vigueur ont été fixées respectivement au :

• 31 décembre 2016 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots.
• 31 décembre 2017 pour les copropriétés entre 200 et 50 lots.
• Et, pour une majorité de copropriétés (copropriétés de moins de 50 lots) qui ont jusqu’au 31 décembre 2018 pour procéder à cette immatriculation, il s’agit bien de la dernière échéance. 

Les dates d’entrée en vigueur de l’obligation d’immatriculation des syndicats de copropriétaires doivent s’entendre uniquement en fonction du nombre de lots principaux à usage de logements, de bureaux, de commerces. Les caves, parkings ou boxe ne sont pas à prendre en considération.

En parallèle de cette immatriculation, le syndic est tenu de réaliser une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.

Effectivement, la fiche synthétique peut directement être extraite du registre national des copropriétés si l’immatriculation est faite.

Elle doit alors comporter :

• la date de délivrance du document,
• la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».

MAIS, le syndic peut également compléter lui-même cette fiche.

Dans ce cas, il faut se référer à l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 qui détaille les informations qui doivent obligatoirement apparaître dans la fiche synthétique.

Votre syndic pouvait donc tout à fait attendre 2018 pour immatriculer la copropriété et, dans l’intervalle, établir lui-même la fiche synthétique.

Vous trouverez un modèle de cette fiche synthétique en annexe, n’hésitez pas à la transmettre à votre syndic.

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REPONSE

Votre syndic a tout à fait raison, à quelques précisions près.

En effet, l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’à défaut du versement à sa date d’exigibilité d’une provision émanant du budget prévisionnel voté, les autres provisions non encore échues deviennent exigibles.

La loi ALUR a complété cet article en précisant que les provisions pour le fonds travaux bénéficient du même régime.

Ainsi, à partir du moment où un copropriétaire ne paie pas son premier appel de fonds de l’exercice comptable, tous les autres appels sont judiciairement exigibles. En conséquence, le président du Tribunal d’Instance peut juger comme en matière de référé et condamner le copropriétaire à payer l’intégralité des appels de fonds de l’exercice.

La limite de cet article réside dans le fait que les appels de fonds pour les travaux prévus à l’article 14-2 et les avances ne bénéficient pas du même dispositif.

Autrement dit, le syndic ne pourra pas utiliser cette procédure pour réclamer les provisions travaux non encore exigibles, même si l’un des appels de fonds travaux est en impayé.

Ceci étant, cette procédure est très efficace aussi bien d’un point de vue juridique, économique, que psychologique.

Juridique, puisque le copropriétaire débiteur devra faire appel de la décision judiciaire s’il souhaite s’y opposer, et non uniquement procéder à une simple contestation. En effet, il s’agit d’une décision au fond, c’est-à-dire qu’elle va emporter « autorité de la chose jugée ».

Economique, car le syndicat des copropriétaires n’est pas contraint de faire appel à un avocat pour engager ce type de procédure. Et pour cause, il s’agit d’une procédure « comme en référé » et non « en référé ».

Et enfin psychologique, car souvent les copropriétaires ne paient pas leurs charges pensant qu’ils ne seront pas inquiétés par une procédure judiciaire dans la mesure où leur dette est faible.

Ainsi, si la copropriété et, surtout, les copropriétaires de mauvaise foi sont informés que le syndic a pour consigne d’engager cette procédure qui s’appelle « la déchéance du terme », et ce dès le premier impayé, on peut penser qu’ils réfléchiront à deux fois avant de retarder ou de ne pas payer leur appel de fonds.

Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.

Réponse

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que : « Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses parents en ligne collatérale, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, (…), ne peuvent être membres du conseil syndical. »

Ainsi, cette disposition est sans équivoque. Le gardien d’immeuble, qui reçoit des ordres directs du syndic, est bien son préposé, il ne peut pas présenter sa candidature pour être membre du conseil syndical et encore moins être élu.

Profitons de votre interrogation pour préciser que conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 un copropriétaire qui est aussi gardien d’immeuble, employé ou salarié du cabinet de syndic ne peut pas non plus détenir de pouvoirs.

En effet, cet article précise que « Le syndic, son conjoint, (…), et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire. »

A cela est ajouté un alinéa qui précise que « Les salariés du syndic, leurs conjoints (…) ne peuvent pas porter de pouvoirs d’autres copropriétaires pour voter lors de l’assemblée générale. »

A défaut d’être redondant, cet article a le mérite de bien préciser qu’aussi bien les salariés que les préposés du syndic, que sont les gardiens et employés d’immeuble, ne peuvent détenir de pouvoirs.

L’objectif du législateur est d’éviter que le salarié puisse être influencé par le syndic sachant que conformément à l’article 31 du décret du 17 mars 1967, c’est « le syndic qui engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe les conditions de son travail (…). »

Réponse :

L’article 24 du décret du 17 mars dispose que c’est le règlement de copropriété qui, dans le cadre de dispositions particulières, organise la désignation des représentants du syndicat secondaire au conseil syndical du syndicat principal.

Dans votre cas, les mentions du règlement de copropriété précisent que c’est bien l’assemblée générale du syndicat secondaire qui désigne ses représentants pour conseil syndical du syndicat principal et absolument pas un vote pris lors de l’assemblée générale du syndicat principal.

Vous pouvez donc engager une action en nullité contre cette résolution, dans les délais et conditions impartis par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire dans le délai de deux mois APRES notification du procès-verbal et à condition d’avoir été opposant ou défaillant lors du vote de cette résolution.

En l’absence de précision dans le règlement de copropriété au sujet de cette représentation, l’article 24 dispose que c’est l’assemblée générale du syndicat secondaire qui désigne ses représentants, ce qui relève du bon sens.

La représentation, au sein du conseil syndical principal, du syndic secondaire est proportionnelle à l’importance de ses tantièmes de copropriété par rapport à l’ensemble des tantièmes du syndicat principal. Chaque syndicat secondaire ayant au minimum un représentant.

L’assemblée générale du syndicat principal n’est compétente que pour désigner les membres représentant les copropriétaires qui n’appartiennent pas à un syndicat secondaire au sein de la copropriété.

Il est donc impératif que le syndic du syndicat secondaire soit vigilant et inscrive à l’ordre du jour de l’assemblée générale de ce syndicat, la désignation de ses représentants au conseil syndical du syndicat principal.

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le décret du 17 mars 1967 a prévu, avec l’article 26, une obligation pour le syndic « d’organiser l’ordre du jour de l’assemblée en concertation avec le conseil syndical ».

Visiblement cette disposition n’a pas été respectée, ce qui aurait évité de recevoir une convocation « surprise ».

Ensuite, la convocation d’une assemblée générale doit respecter un certain formalisme, établi par l’article 9 du décret précité :

• le lieu de la réunion doit y figurer, il doit se situer dans la commune de situation de l’immeuble sauf disposition contraire du règlement ou vote d’assemblée précédent ;
• la date et l’heure doivent être mentionnées ;
• l’ordre du jour doit préciser chacune des questions qui seront soumises ;
• le délai de convocation est encadré : il sera d’au moins 21 jours, sauf urgence, et le point de départ de ce délai se calcule à compter du lendemain de la première présentation par le facteur du courrier recommandé (ou du dépôt du bordereau permettant le retrait au bureau de poste).

Dans votre cas, il ne s’agit pas d’une assemblée réunie dans un contexte d’urgence, mais de l’assemblée annuelle, le délai de convocation requis de 21 jours n’ayant pas été respecté, cette convocation peut donc faire l’objet d’une procédure en annulation.

Le juge des référés n’est pas compétent en la matière et ne pourra donc pas être saisi d’un tel sujet.

Vous devrez saisir le Tribunal de Grande Instance, d’une demande en annulation de cette assemblée générale en constituant avocat.

A la suite, une nouvelle convocation d’assemblée devra être engagée et, cette fois-ci, votre syndic, pour qui la leçon vaudra bien un fromage, devrait avoir à cœur de vous consulter au préalable.

Réponse

Avant de répondre à votre interrogation, il est important de rappeler plusieurs dispositions légales :

• Conformément à l’article 3 de la loi du 10 juillet 1965, confirmé par la jurisprudence, à défaut de stipulation contraire dans le règlement de copropriété, les balcons sont réputés comme étant des parties communes.
• Même si les balcons sont des parties privatives, à partir du moment où il est question de procéder à des percements sur le gros œuvre, qui est partie commune, une autorisation de l’assemblée générale est nécessaire.
• Si les travaux ou l’installation ont une incidence sur l’aspect extérieur de l’immeuble, conformément à l’article 25 b de la loi du 10 juillet 1965, le copropriétaire doit au préalable obtenir une autorisation de l’assemblée générale à la majorité absolue des voix du syndicat des copropriétaires. Si aucune majorité ne s’est dégagée, une deuxième lecture est possible, réclamant uniquement la majorité des voix des présents et représentés à condition que la résolution ait obtenu au moins 1/3 des voix favorables.

Par conséquent, à partir du moment où votre climatiseur ou le moteur a une incidence sur l’aspect extérieur de l’immeuble, que le balcon soit considéré comme partie commune ou partie privative, il faudra effectivement obtenir une décision d’assemblée générale.

A défaut, le syndic est habilité à engager une action judiciaire en référé pour ordonner la suppression de cet équipement privatif.

Le copropriétaire doit donc s’y prendre suffisamment à l’avance pour demander au syndic que soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale l’autorisation de réaliser à ses frais les aménagements privatifs affectant des parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble.

Il faut savoir que généralement, les copropriétaires sont réticents à accorder ce type d’installation au motif que les moteurs génèrent des nuisances aussi bien sonores qu’esthétiques.

Il ne faudra donc pas hésiter à joindre à l’ordre du jour, au-delà des éléments purement factuels comme le type de climatiseur, des éléments techniques qui permettent de rassurer les copropriétaires aussi bien sur les décibels générés que sur les précautions prises pour limiter, voire neutraliser les vibrations.

Il faut savoir que ce cas est de plus en plus fréquent sachant qu’à défaut de réaction du syndic et éventuellement du conseil syndical, les copropriétaires, tour à tour, installent des équipements privatifs sur leur balcon.

Dernièrement, on a été confronté aux antennes paraboliques qui étaient fixées sur les balcons et qui ont soulevé de nombreux contentieux sachant qu’elles étaient installées à l’insu du syndicat des copropriétaires et avaient une incidence sur l’aspect extérieur de l’immeuble.

Réponse :

Régulièrement des copropriétaires détenant des lots privatifs contigus souhaitent les réunir pour agrandir leur appartement. Pour cela, ils s’appuient sur la loi du 10 juillet 1965 qui précise : « Chaque copropriétaire dispose des parties privatives comprises dans son lot ; il use et jouit librement des parties privatives […] » (Article 9).

En effet, un copropriétaire est libre de réunir ses lots sans obtenir l’approbation préalable de l’assemblée générale « […] sous la condition de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l'immeuble. »

Bien entendu, il est aussi nécessaire de respecter les dispositions particulières du règlement de copropriété. Les restrictions imposées doivent être justifiées pour ne pas être considérées par le juge comme non écrite.

C’est par un arrêt du 8 juillet 1980 que la Cour de Cassation confirme ce principe : les copropriétaires sont libres de réunir leurs lots sous conditions de respecter les tiers (syndicat des copropriétaires et autres copropriétaires) et le règlement de copropriété.

Si des travaux affectant les parties communes ou portant atteinte à leur aspect sont nécessaires lors de la réunion de ces parties privatives, ils doivent être autorisés en amont par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25-b, sur la base de documents présentant le projet de travaux (plans, rapport d’architecte, etc.)

A noter : Pour le copropriétaire souhaitant s’engager dans une réunion de lots privatifs touchant les parties communes de la copropriété, il convient de ne pas s’engager dans des travaux avant l’accord de l’assemblée générale. En effet, ni la loi, ni la jurisprudence ne prévoient de régularisation automatique a posteriori et le syndicat des copropriétaires est en droit de demander au copropriétaire une remise en état.

La réunion de lots privatifs pourra se traduire par une modification de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété.

L’assemblée générale qui prend acte de cette réunion de lots (disparition de ces lots anciens et création d’un nouveau), le fait à la majorité de l’article 24. Les tantièmes des parties communes générales des anciens lots s’additionnent sans la création de nouveaux.

Généralement, l’assemblée générale considère que c’est le copropriétaire demandeur qui doit prendre à sa charge ces frais de mise à jour.