Réponse :

Cela dépend.

Pour répondre à cette question, il faut partir de l’article 42, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 :

« Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic, dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale ».

En application de cet article, le syndic n’est obligé d’envoyer le procès-verbal d’assemblée en recommandé avec accusé de réception (c’est-à-dire de le notifier) qu’à deux catégories de copropriétaires :

• Les copropriétaires opposants ;

Et

• Les copropriétaires défaillants (c’est-à-dire ceux qui ne sont pas allés à l’assemblée générale et qui n’ont pas donné de pouvoir pour être représentés).

Il faut préciser qu’un copropriétaire opposant n’est pas obligatoirement un copropriétaire qui a voté « Contre » une décision adoptée, même si c’est le cas le plus souvent dans les faits.

En effet, si la majorité des copropriétaires a voté « Contre » et un seul a voté « Pour », le copropriétaire opposant sera celui qui a voté « Pour » car il aura émis un vote en opposition à la décision adoptée majoritairement par les autres copropriétaires.

Si nous faisons une interprétation stricte de l’article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965, rien n’oblige le syndic à envoyer le procès-verbal aux copropriétaires qui ne sont pas opposant ni défaillants.

Dans la pratique, le syndic envoie le procès-verbal à cette catégorie de copropriétaires en lettre simple, ce qui est tout à fait souhaitable.

D’ailleurs, pour éviter des charges inutiles, il faut bien vérifier que le syndic n’adresse pas le procès-verbal en recommandé accusé réception à tous les copropriétaires mais seulement à ceux visés par l’article 42, alinéa 2.

• En conclusion :

• Vous êtes copropriétaire opposant : le syndic doit vous notifier le procès-verbal, c’est-à-dire vous l’envoyer en recommandé accusé réception ;
• vous êtes copropriétaire défaillant (absent non représenté) : même obligation que pour le copropriétaire opposant ;
• vous étiez présent à l’assemblée générale ou absent mais représenté et vous n’étiez pas opposant : le syndic pourra vous envoyer le procès-verbal en courrier simple.

En théorie, cela n’est pas vrai, car les appels de fonds des charges courantes de l’année en cours sont basés sur le budget prévisionnel approuvé lors de l’assemblée générale ordinaire du précédent exercice (ou de l’exercice en cours lorsque le budget prévisionnel est réactualisé).

En conséquence, ces charges sont exigibles (généralement au premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée générale ou le règlement de copropriété en a décidé autrement).

Les charges devenues exigibles doivent être réglées, à défaut de quoi une procédure judiciaire peut immédiatement être engagée.

La procédure de « déchéance du terme » en est le parfait exemple. Introduite par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure permet de condamner, à l’avance, un débiteur au paiement de toutes les charges à venir de l’année en cours (charges approuvées dans le cadre du budget prévisionnel) dès la première échéance de retard. En effet ces charges sont connues suite à l’approbation du budget prévisionnel par l’assemblée générale. Cette procédure permet donc, si le juge le décide, de réclamer des charges déjà connues avant leur date d’exigibilité (déchéance du terme de l’exigibilité).

Or l’approbation ou non des comptes ne remet pas en question l’approbation du budget prévisionnel. L’approbation des comptes déterminera cependant si la régularisation des charges est ou non exigible.

Cet appel de régularisation (part résiduelle entre les charges prévisionnelles et réelles) ne sera pas exigible tant que l’assemblée générale n’aura pas approuvé les comptes. La quote-part de régularisation des charges ne pourra donc être ni appelée, ni recouvrée sans que les comptes de l’exercice clos n’aient été approuvés.  

Dans la réalité, la non-approbation des comptes par l’assemblée générale suscite la réflexion du juge, l’amenant parfois à conclure que la non-approbation des comptes est un problème de gestion qui impacte l’ensemble des charges, et bien que l’ensemble des charges prévisionnelles aient été approuvées en assemblée générale, certains juges hésitent parfois à condamner un débiteur à leur paiement en cas de non-approbation des comptes. C’est ainsi que le juge peut être amené à rejeter certaines demandes des syndicats de copropriétaires en cas de comptes non approuvés.

Ainsi, pour éviter que le juge ne rejette une partie des charges réclamées à un débiteur, le dossier d’assignation doit être particulièrement bien préparé avec l’avocat par le syndic, assisté du conseil syndical, en cas de comptes non approuvés.

Conclusions :

• Si les impayés sont importants, rien ne doit justifier que le syndic n’engage pas les actions de recouvrement adaptées.
• La présence d’impayés sur la copropriété ne doit pas non plus permettre à certains syndics de « forcer la main » aux copropriétaires pour approuver des comptes qui n’auraient pas été corrigés par le syndic conformément aux demandes du conseil syndical.

Réponse :

La loi du 10 juillet 1965 dispose dans son article 18-II :

 « II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : (…)

• d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix (…). Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. »

Le syndic n’a pas l’obligation de vous donner accès au site de la banque qui détient votre compte. Il a simplement l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical la copie des relevés dès qu’il les reçoit.

Il faudra ainsi vérifier à quelle date le syndic reçoit vos relevés de compte bancaire séparé et faire en sorte qu’un membre du conseil syndical passe au cabinet les chercher, si vous ne trouvez pas un autre arrangement (envoi régulier par email par exemple).

Afin de d’étudier les relevés de comptes communiqués par le syndic (ou mis à votre disposition à son cabinet), vous pouvez aussi lui demander la communication des bordereaux de remise de chèques ainsi que les ordres de virements.

Réponse :

Cela dépend des situations.

Lors de mutation de lots, le propriétaire vendeur reste propriétaire tant que la vente n’a pas été notifiée au syndic, en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967 qui est d’ordre public (c'est-à-dire qu’on ne peut pas y déroger).  Avant cette notification, le syndic doit donc adresser le procès-verbal de l'assemblée générale au vendeur.

En pratique, la vente intervient chez le notaire. Si la vente est signée chez le notaire par exemple le 30 octobre, elle n’est pas opposable au syndic à cette date. Elle ne concerne alors que les « parties » au contrat de vente : c'est-à-dire le vendeur et l’acquéreur.

Il faut attendre la notification par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR) pour que cela devienne opposable au syndicat des copropriétaires. Cette notification intervient quelques jours après la vente.

A savoir :

• cette notification est faite par le notaire dans 99% des cas mais elle peut être faite aussi par le vendeur ou l’acquéreur ;
• elle est faite au syndic ;
• elle contient les indications suivantes :

• le lot ou fraction de lot concerné par la mutation ;
• le nom, prénom et domicile réel (ou domicile élu) de l’acquéreur.

• Pour une personne morale il faut par ailleurs préciser :
  • la forme juridique de la personne morale ;  
  • sa dénomination ;
  • son siège social ;
  • et l’organe qui la représente légalement ou statutairement (cf. article 32 du décret du 17 mars 1967)

 A compter de cette notification en lettre RAR, l’acquéreur est officiellement copropriétaire et fait partie ipso facto du syndicat des copropriétaires, avec toutes les conséquences  juridiques que cela implique. L’acquéreur devient notamment redevable de toutes les charges exigibles à partir de la date de la notification faite au syndic. 

Cette notification est enregistrée dans le registre des copropriétaires (article 32 du décret du 17 mars 1967) que le syndic doit tenir à jour de toutes les notifications qui lui sont faites notamment en cas de mutation, mais aussi en cas de changement de domicile des copropriétaires, etc. 

Qui a intérêt à faire cette notification ? Le vendeur (ou son notaire) car tant qu’il ne l’a pas faite, c’est lui est tenu du paiement de charges notamment. Dans notre exemple, si un appel travaux est fait pour une échéance au 1^er novembre et que la vente (intervenue le 30 octobre) n’a toujours pas été notifiée (selon les dispositions de l’article 6 du décret du 17 mars 1967), c’est auprès du vendeur que le syndic appellera la quote-part travaux. 

Réponse :

L’obligation dépend du nombre de lots constituant la copropriété.

Le principe est effectivement que toutes les copropriétés doivent bénéficier d’un compte bancaire séparé.

Mais, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, il existe encore une exception à ce principe.

Les copropriétaires peuvent voter en assemblée générale une dispense d’ouverture de compte bancaire séparé lorsque le syndicat des copropriétaires comporte AU PLUS 15 LOTS à usage de logements, de bureaux ou de commerces. Le vote de la dispense se fait à la majorité de l’article 25 et le cas échéant 25-1. Cela est prévu par l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

Il est important de préciser que la loi ALUR a cadré cette dispense. L’article 18-II précise en effet qu’en cas de dispense accordée par l’assemblée générale :

• le syndicat de copropriétaires doit disposer d’un sous-compte individualisé ;
• le syndic doit transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés bancaires périodiques dès réception ;
• le syndic ne peut pas proposer de rémunération différenciée en cas d’autorisation de dispense ou non.

Par ailleurs, lorsque l’assemblée générale vote une dispense de compte séparé, elle doit impérativement fixer la durée de cette dispense. Cela résulte de l’application de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui vient compléter l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

Ce même article 29-1 précise que la dispense est renouvelable et qu’elle prend fin de plein droit en cas de désignation d’un autre syndic. L’ancien syndic ne pourra donc conserver sur son compte bancaire les fonds du syndicat des copropriétaires, dont il n’est plus mandataire.

Il convient de noter qu’une nouvelle assemblée générale peut décider de mettre fin à la dispense, à tout moment.

REPONSE :

Oui le syndic peut percevoir des honoraires sur les travaux votés par l’assemblée générale, il s’agit des travaux définis par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 (hors  budget prévisionnel).

En application de l’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 « les travaux mentionnées à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic ». 

Par ailleurs, l’article 7.2.5. du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic (applicable obligatoirement aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1^er juillet 2015) précise que ces honoraires complémentaires doivent être votés lors de la même assemblée générale qui vote les travaux.

Mais il faut respecter un certain nombre de règles :

• Les travaux sont votés dans une résolution spécifique.

• Puis, dans une résolution séparée, les honoraires complémentaires du syndic font l’objet d’un vote à la même majorité que celle des travaux. Donc cela veut dire 2 choses : d’une part le syndic doit inscrire  à l’ordre du jour une question sur  celle des honoraires avec un projet de résolution et d’autre part, comme tout prestataire il doit joindre une  proposition de prestation détaillée à la convocation.

• L’assiette de calcul est le montant des travaux votés hors taxes.

• Il ne faut pas confondre le montant des travaux et le budget global des travaux. Le budget des travaux correspond à l’enveloppe des travaux et comprend : le  montant des travaux eux-mêmes, les honoraires de l’architecte, les honoraires du coordonnateur des travaux, le montant de l’assurance de dommage ouvrage. L’assiette de calcul est limitée au seul montant des travaux votés.

• Prévoir aussi un échéancier de paiement des appels de charges concernant ces honoraires sur travaux du syndic.

Quant à savoir si le montant de 5 % réclamé est acceptable, il faut pour cela déterminer quelle est la prestation effectuée par le syndic et négocier le montant des honoraires.

Réponse :

Sans entrer dans des développements complexes, précisons qu’un gardien à service complet a un taux d’emploi de 100 % ou davantage et doit donc consacrer tout son temps de travail (47,5 heures d’amplitude de travail par semaine) à la copropriété, selon son contrat de travail.

Le remplacement d’un gardien par un autre dans une copropriété est encadré par la convention collective (avenant n° 76 du 21 janvier 2010) : soit on diminue les propres tâches du gardien qui reste au travail dans la copropriété, d’une valeur équivalente à celle des tâches à réaliser dans le cadre du remplacement (avec un total égal) soit on détermine les tâches à ajouter au titre du remplacement, mais dans tous les cas le gardien ne peut pas dépasser 12 500 unités de valeur.

Les unités de valeur supplémentaires pour le remplacement doivent être valorisées spécialement : le supplément applicable était de 50 % jusqu’au 30/06/2015 et est un peu moins élevé depuis cette date

Pour le cas évoqué dans la question, il semblerait que le gardien qui reste prend en réalité la totalité de la charge de travail du gardien parti.

Il dépasse ainsi très largement 12 500 unités de valeur puisqu’il atteint entre 20 000 et 25 000 unités de valeur (il assure son travail en plus de celui de son collègue).

Sans parler du fait troublant que le gardien qui reste peut réaliser le travail de deux gardiens, il faut savoir qu’il va cumuler son salaire, le salaire du remplaçant (c’est lui-même) et près de la moitié de ce dernier salaire en indemnités de remplacement : il perçoit donc près de deux salaires et demi. Le gardien en congé reçoit normalement son salaire. Et on inverse le mois suivant. Cela coûte effectivement très cher à la copropriété et doit  être évité : un employé d’immeuble remplaçant ou une société de nettoyage coûte moins cher.

Ce genre de remplacement n’est en rien normal puisque c’est illicite (dépassement du seuil maximum possible d’unités de valeur de la convention collective) et même illégal puisque cela s’assimile au dépassement de la durée maximale du travail, ce qui constitue une infraction pénale[1]. La responsabilité du syndic est engagée, quand bien même tout le monde serait satisfait de cette solution (les gardiens qui perçoivent des salaires très importants et les copropriétaires qui trouvent toujours « leurs » gardiens qui connaissent les habitudes de la copropriété).

Cela ne doit donc plus se reproduire. Il est conseillé de faire appel à des remplaçants extérieurs (exemple : société de prestations de services).

[1] Article R. 3124-13 du Code du travail : contravention de 5^ème classe, soit 1 500 € par infraction (3 000 € en cas de récidive)

Réponse :

La réponse est, juridiquement, NON. 

Il y a toujours un risque que la copropriété ne récupère pas l’ensemble de la dette du copropriétaire, même si dans les faits, en cas de vente amiable, la copropriété est très généralement intégralement remboursée.

En effet, en cas de vente, la copropriété bénéficie d’un privilège spécial, appelé « superprivilège » défini par l’article 2103 du Code civil. Ce superprivilège permet à la copropriété d’être prioritaire sur les éventuels autres créanciers pour récupérer les dettes de charges et travaux de l’année en cours (N) et des 2 dernières années échues (N-1 et N-2). Au-delà de ce délai, la copropriété est en concurrence avec le prêteur de deniers (la banque) pour les deux exercices antérieurs (N-3 et N-4).

De ce fait, ce « superprivilège » accorde à la copropriété la certitude de récupérer jusqu’à 3 ans de charges impayées (aussi bien les charges courantes que les travaux et éventuellement les frais de procédures pour lesquels le copropriétaire aurait été condamné), mais ne garantit pas le recouvrement au-delà de ce superprivilège, si d’autres créanciers comme la banque réclament aussi le remboursement d’une dette.

Pour se prévaloir du privilège spécial, en cas de vente amiable, il est nécessaire que le syndic, conformément à l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965 (que nous citons ci-dessous), fasse opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes dues par le copropriétaire vendeur.

« Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de quinze jours à compter de la date du transfert de propriété. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire (exploit d’huissier), opposition au versement des fonds […] pour obtenir le paiement des sommes restantes dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition […], à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Le notaire libère les fonds dès l'accord entre le syndic et le vendeur sur les sommes restant dues. »

Il faut comprendre que le privilège ne vaut que si l’opposition est régulière (faite dans les formes), c’est d’ailleurs cette opposition qui vaut mise en œuvre du « superprivilège ». A défaut, la copropriété ne pourra y prétendre.

En ce qui concerne les dettes au-delà du superprivilège, si le prix de vente ne permet pas de « désintéresser » la copropriété pour la totalité des dettes, c’est aux autres copropriétaires de devoir supporter ce qu’on appelle « les créances irrécouvrables ».

Cela peut arriver si, par exemple, ce que réclament la banque et la copropriété est supérieur au montant du prix de vente.

Mais, dans les faits, en cas de vente amiable, le prix de vente permet presque systématiquement de désintéresser tous les potentiels créanciers et la copropriété récupère toutes les sommes dues (au-delà du superprivilège).

Les risques sont plus grands pour la copropriété en cas de vente judiciaire (saisie immobilière) car le prix de vente est beaucoup plus faible qu’en cas de vente amiable.

Cependant, il est très important de retenir qu’il existe un risque de ne pas récupérer toutes les sommes dues. Cela peut exister dans les cas de dette sur des biens de faible valeur (parkings, etc.).

Il est donc nécessaire d’avoir un regard permanent sur l’évolution des impayés de la copropriété et sur leur suivi par le syndic. Laisser une situation s’aggraver, c’est augmenter le risque de créance irrécouvrable.

Il ne faut jamais laisser une dette dériver, même si le débiteur « promet » une vente amiable : il faut « sécuriser » la dette et la limiter. Vous retrouverez tous nos conseils à ce sujet dans les ouvrages suivants : « savoir traiter les impayés en copropriété » : www.arc-copro.com/61eh et: « copropriété les impayés en 25 questions » www.arc-copro.com/bt7w.

Réponse :

La réponse est OUI et NON. Tout dépend si la salle est mise à disposition par votre syndic ou si elle est louée à l’extérieur du cabinet.

NON : si la salle est mise à disposition par votre syndic, cela ne peut pas faire l’objet d’une facturation particulière, puisque la location d’une salle n’est pas prévue dans le cadre des prestations particulières définies par le décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type. Ainsi, si lors du contrôle des comptes, vous identifiez une facture de location de salle chez votre syndic, il faudra la refuser.

OUI : si la salle est louée directement pour le compte du syndicat de copropriétaires (salle communale, salle paroissiale, etc.) la facture sera adressée au syndicat des copropriétaires.

Important : Que ce soit chez le syndic ou non, il est important de rappeler que l’assemblée générale ne peut pas être convoquée dans une salle située en dehors de la commune de votre copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale l’autorise (article 9 du décret de 17 mars 1967).

Nos conseils : Il est souvent intéressant de louer une salle hors de chez le syndic afin de favoriser la participation des copropriétaires, puisque les salles louées sont, la plupart du temps, plus proches de l’immeuble que le cabinet de syndic.

Par ailleurs cela devient fortement conseillé en cas de changement de syndic :

• cela évite que le syndic « sortant » demande à l’assemblée générale de quitter la salle au milieu de l’AG, en cas de désignation de son confrère ;
• cela permet également plus de « neutralité » dans les échanges et permet d’éviter que le syndic « sortant », se sentant en difficulté, ne puisse mobiliser d’autres membres de son équipe pour convaincre l’assemblée générale de le réélire (intervention du directeur par exemple).