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Vous avez raison, il appartient au syndic d’assurer la conservation des archives, conformément aux articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967.

Néanmoins, la loi prévoit qu’il est possible pour le syndic de demander à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le cas échéant à l’article 25-1 la possibilité de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat.

Il est par ailleurs, précisé qu’une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.

Toutefois, accepter une telle décision c’est enlever des missions du syndic celle de la conservation des archives pour laquelle il obtient une rémunération via le forfait de base du syndic.

C’est la raison pour laquelle, le contrat de syndic a prévu au point 7.1.5 « modalités de rémunération » les dispositions suivantes :

« Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires, a en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives au syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- De la somme de € (que les parties conviennent dès à présent) ;

- De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Hélas, force est de constater que la plupart des syndics choisissent la première option en mentionnant une somme de 1€ à déduire de sa rémunération forfaitaire, ce que les conseillers syndicaux ne relèvent pas faute de comprendre l’ampleur d’une telle décision. L’ARC préconise dans l’intérêt des syndicats des copropriétaires de choisir l’option n°2. Il appartient donc au conseil syndical d’être vigilant concernant ce point.

Si l’assemblée générale vote pour l’externalisation des archives, en cas de changement de syndic, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans un délai d’un mois suivant la cessation des fonctions, le syndic est tenu d’informer le prestataire de ce changement et de communiquer les coordonnées au nouveau syndic.

En conclusion, même s’il entre dans les missions du syndic de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, ce dernier peut après décision d’assemblée générale les confier à un prestataire.

Nous ne saurons que vous conseillez d’opter pour cette décision que dans le cas où la facture du prestataire sera déduite de la rémunération forfaitaire du syndic.

A titre liminaire, rappelons que le conseil syndical ne dispose d’aucun pouvoir décisionnaire, sauf s’il a obtenu une délégation de l’assemblée générale.

L’ordonnance copropriété a effectivement instauré la possibilité pour l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical la possibilité de « prendre toute ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ». (article 21-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965).

A côté de cette délégation dite « élargie », il existe une autre délégation ponctuelle, laquelle n’a pas été supprimée par la réforme du droit de la copropriété.

Ainsi, à l’article 25a) de la loi du 10 juillet 1965 il est indiqué : «  toute délégation de pouvoir donnée au syndic, au conseil syndical, ou à toute personne de prendre l’une des décisions visées à l’article 24 ».

Pour exécuter cette délégation, il faut atteindre la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix des copropriétaires, avec la possibilité d’utiliser la passerelle de l’article 25-1 de ladite loi.

Cette délégation ne peut porter que sur des décisions relevant de la majorité de l’article 24 (civ.3. 25 mai 1976) et en aucun cas porter sur l’approbation des comptes du syndic et lui donner quitus ou la désignation du syndic.

Par ailleurs, la délégation doit être expressément déterminée comme la désignation de l’entreprise. Une fois l’entreprise choisie, le rôle  du conseil syndical sera alors terminé.

Vous devez naturellement vous conformer à la délégation qui vous a été confiée et en aucun cas outrepasser vos droits.

Enfin, vous devrez rendre compte de la délégation accordée en assemblée générale

Concomitamment à la mutation d’un lot, la question de la restitution des sommes se pose pour le copropriétaire vendeur. Il faut bien distinguer les avances des cotisations pour le fonds travaux.

Pour les cotisations du fonds travaux, la réponse est négative : le syndicat des copropriétaires n’a pas à rembourser les cotisations versées au titre du fonds travaux.

En effet, l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que les sommes versées au titre du fonds travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Aussi, le syndicat des copropriétaires n’a pas à restituer les sommes versées au titre du fonds travaux. Ceci étant dit, rien n’empêche le copropriétaire vendeur d’inclure dans le prix de vente le montant versé au fonds travaux.

Concernant les avances, l’article 45-1 du décret du 17 mars 1965 dispose que les avances sont remboursables. Une avance est une somme fixée par le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale pour constituer des réserves (ex : avance de trésorerie permanente).

Autrement dit, le syndicat des copropriétaires doit donc rembourser le copropriétaire vendeur des sommes versées et non utilisées au titre des avances.

Cependant, la jurisprudence notamment un arrêt du 27 mars 2013 (n°12-11.808) énonce que le syndic peut appeler auprès du copropriétaire acquéreur les sommes restituées au titre des avances du copropriétaire vendeur.

Ainsi, les avances resteront constituées malgré la vente du lot et la restitution des avances du copropriétaire vendeur.

En conséquence, en fonction de la nature des cotisations, le syndicat des copropriétaires devra ou non rembourser le copropriétaire vendeur.

Votre interrogation est légitime dans la mesure où la jurisprudence admet qu’il est impératif de convoquer tous les copropriétaires et que le défaut de convocation d’un copropriétaire ou du représentant désigné dans le règlement de copropriété serait une cause de nullité de l’assemblée générale (civ.3. 12 janvier 1988).

Cependant, dans votre cas, vous connaissez certes les enfants, mais vous ne savez pas si ces derniers ont accepté ou non la succession du copropriétaire décédé. Dès lors, vous ne savez pas s’ils ont qualité pour recevoir la convocation et participer à l’assemblée générale.

L’article 6 du décret du 17 mars 1967 dispose : « tout transfert de propriété d’un ou d’une fraction de lots, toute constitution de ces deniers d’un droit d’usufruit, de nue-propriété d’usage, ou d’habitation, tout transfert de m’un de ces droits est notifié sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l’acte, soit par l’avocat qui a obtenu la décision judiciaire, l’acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution. »

Autrement dit, c’est l’information du transfert de propriété qui encadre le régime juridique pour l’envoi de la convocation. Si vous avez été informé officiellement du transfert de propriété, alors vous devez envoyer la convocation à l’héritier ou au mandataire commun (en présence de plusieurs héritiers). Dans le cas contraire, vous n’avez pas à envoyer la convocation à l’héritier.

D’ailleurs, la jurisprudence énonce que lorsqu’un copropriétaire décède, son héritier ne peut être convoqué qu’autant que le syndic a été informé du transfert de propriété du lot dans les formes prévues par l’article 6 du décret (CA PARIS, 16 octobre 2003, 2003/04545).

Plus encore, la jurisprudence admet que si le syndic n’a pas été informé du décès d’un copropriétaire, ni du transfert de copropriété, il est fondé à continuer d’adresser la convocation au domicile du défunt (CA PARIS, 10 mai 2007) ou si le syndic n’est pas prévenu du transfert de propriété, au notaire chargé de la succession du copropriétaire décédé (CA Aix-en-Provence 13 septembre 1994).

Enfin, un arrêt récent de la Cour de cassation en date du 12 mars 2020 (18-11988), énonce qu’il ne peut être reproché au syndic de convoquer une copropriétaire décédée et non ses héritiers s’il n’a pas été prévenu à temps du décès, ni du transfert de propriété. Dans la mesure où le syndic s’était vu officiellement notifié le décès de la copropriétaire après l’envoi et la tenue de l’assemblée générale, celle-ci n’encourait pas la nullité.

En conséquence, si vous n’avez pas été informé officiellement du transfert de propriété, vous n’avez pas à envoyer la convocation à l’héritier.

La désignation des membres du conseil syndical  s’opère à la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix du syndicat des copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte pour tous les membres mais que certains candidats ou la totalité ont obtenu au moins un tiers des voix favorables, alors il devra être procédé immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24.

Cependant, il est possible que malgré la possibilité d’utiliser la passerelle, la désignation des membres du syndic ne puisse se faire. C’est la raison pour laquelle, le législateur a prévu une solution : la désignation judiciaire.

En effet, en application de l’article 21 alinéa 14 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « A défaut de désignation par l’assemblée générale à la majorité requise et sous réserve de l’absence d’une décision refusant d’instituer un conseil syndical, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut avec l’acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical; il peut également constater l’impossibilité d’instituer le conseil syndical ».

Cette désignation judiciaire n’intervient donc qu’à titre subsidiaire, lorsque l’assemblée générale n’est pas parvenue à désigner les membres du conseil syndical.

Le syndic ou un ou plusieurs copropriétaires sont habilités à demander une telle désignation au président du tribunal judiciaire statuant par voie de requête. Cela suppose donc la présence d’un avocat obligatoire.

Une fois saisi, le juge désigne les membres du conseil syndical avec leur acceptation. Autrement dit, les copropriétaires peuvent refuser d’être désignés judiciairement. Un arrêt de la Cour d’appel de Paris précise que si le juge a désigné 7 membres pour constituer le conseil syndical, mais que seuls deux membres acceptent, le conseil syndical est valablement formé par ces deux membres (CA PARIS 13 janvier 1999).

Par cette même ordonnance, le juge fixe également la durée de leurs fonctions. Néanmoins, ces fonctions cessent de plein droit lorsque des membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale.

Par ailleurs, comme évoqué précédemment, si personne ne consent à devenir conseiller syndical, alors, le juge devra constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical.

Une fois la décision rendue par le président du tribunal judiciaire, le syndic devra dans le mois suivant, la notifier à tous les copropriétaires. Les copropriétaires disposeront alors de 15 jours pour faire rétracter l’ordonnance, c’est-à-dire pour que le juge revienne dessus. La rétractation n’est possible que si dans le même délai l’assemblée générale est parvenue à nommer des conseillers syndicaux.

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Il est malheureusement vrai que les copropriétés dont les permis de construire ont été déposés avant le 1^er janvier 2007 n’ont aucune obligation d’effectuer des travaux d’accessibilité lorsque l’immeuble est à usage exclusif d’habitation.

Pour pallier à ce manquement, le législateur a prévu deux mécanismes pour effectuer des travaux d’accessibilité.

Il est à noter que les travaux d’accessibilité ne sont pas définis par la loi mais par une réponse ministérielle en date du 06 octobre 1977 n°1646 : il s’agit de travaux ayant pour objet de rendre les parties communes ou les éléments d’équipement communs existants mieux accessibles aux handicapés, par exemple, l’installation d’une rampe, un élargissement des portes, l’installation d’un monte-charge…)

Le premier mécanisme est prévu à l’article 24IId) de la loi du 10 juillet 1965. Sont approuvés à la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance « les travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite, sous réserve qu’ils n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement essentiels. »

Dans ce cas, c’est le syndicat des copropriétaires qui prend en charge la réalisation et le financement de tels travaux en fonction selon la jurisprudence de l’utilité objective de  cette installation (CA PARIS 07 juillet 1995).

Le deuxième mécanisme, a été modifié par l’ordonnance dite « copropriété » en date du 30 octobre 2019, ce nouveau mécanisme est applicable depuis le 31 décembre 2020.

Il est ainsi mentionné à l’article 25-2 de ladite loi « chaque copropriétaire peut faire réaliser à ses frais, des travaux pour l’accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble ».

Ainsi, dans ce deuxième cas c’est vous qui effectuerez les travaux et à vos frais. Pour ce faire, vous devez envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception un point d’information à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette demande doit être accompagnée d’un descriptif détaillé des travaux.

C’est alors un point informatif et non une question qui est indiqué à l’ordre du jour de la prochaine assemblée.

A réception de cette demande, le syndic doit inscrire à l’ordre du jour le point informatif et l’opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux par décision motivée de l’assemblée générale.

Il sera donc possible pour le syndicat des copropriétaires de s’opposer à la réalisation des travaux. Néanmoins, cette opposition ne peut se faire que pour des conditions limitatives :

• soit que les travaux portent atteinte à la structure de l’immeuble ou à ses éléments d’équipement essentiels
• soit leur non-conformité à la destination de l’immeuble.

Cette opposition pour les raisons susmentionnées, se fait à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires.

En conséquence, si le syndicat des copropriétaires ne souhaite pas prendre en charge les travaux d’accessibilité (conformément à l’article 24IId), il sera possible de les réaliser vous-même à vos propres frais, dans le délai de deux mois suivant l’absence d’opposition du syndicat des copropriétaires.

Réponse : Il est vrai que les terminologies juridiques sont sources de confusion pour les copropriétaires. Il faut effectivement distinguer plusieurs terminologies :

• Le syndic provisoire
• Le mandataire ad hoc
• L’administrateur ad hoc
• L’administrateur provisoire

La difficulté supplémentaire résulte du fait qu’une appellation à l’instar de l’administrateur provisoire, peut être donnée dans plusieurs situations complètement distinctes.

Nous allons donc étudier une par une de manière succincte les différentes terminologies, sans oublier qu’en ce qui vous concerne; votre syndicat se retrouve sans syndic.

Le mandataire ad hoc :

• Le mandataire ad hoc est visé par l’article 29-1Aet suivants de la loi du 10 juillet 1965. Dans cette disposition, le président du tribunal judiciaire nommera un mandataire ad hoc lorsqu’à la clôture des comptes, les impayés atteignent 25% des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2 de ladite loi.

Il convient de relever que pour les copropriétaires de plus de 200 lots, le pourcentage des impayés déclenchant la saisine est de 15%.

Ceci est le premier cas de nomination du mandataire ad hoc.

• Par ailleurs, dans un cadre totalement différent, la loi du 10 juillet 1965 en son article 46-1, fait également référence au mandataire ad hoc. En effet, en cas de dissolution du syndicat des copropriétaires, un mandataire ad hoc peut être désigné pour les besoins de la liquidation du syndicat des copropriétaires.

L’administrateur ad hoc :

Aux termes des dispositions de l’article 49 du décret du 17 mars 1967 et de l’article 18 V de la loi du 10 juillet 1965, l’administrateur ad hoc est nommé par le président du tribunal judiciaire en cas d’empêchement ou de carence du syndic.

Pour rappel, on parle d’empêchement du syndic, chaque fois que le syndic se trouve pour une raison quelconque dans l’impossibilité d’accomplir sa mission.

Par ailleurs, il y a carence chaque fois que le syndic n’exerce pas comme il le devrait « les droits et actions du syndicat des copropriétaires ».

Cette nouvelle terminologie résulte de la réforme du droit de la copropriété. En effet, avant l’ordonnance du 30 octobre 2019 entrée en vigueur au 1^er juin 2020, il était également appelé administrateur provisoire.

Le changement d’appellation est le bienvenu, dans la mesure où il était source de confusion encore plus importante, dans la mesure où la dénomination d’administrateur provisoire couvre un cas similaire.

L’administrateur provisoire :

• L’une des nominations de l’administrateur provisoire concerne le volet financier. En vertu de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965, si l’équilibre financier est gravement compromis ou si le syndicat est dans l’impossibilité de pourvoir à la conservation de l’immeuble, le président du tribunal judiciaire peut désigner un administrateur provisoire.

Pour bien comprendre, dans ce cas précis, la situation financière de la copropriété est bien plus catastrophique que dans le cadre de la nomination d’un mandataire ad hoc.

• Par ailleurs, un administrateur provisoire peut être désigné en application de l’article 47 du décret, lorsque le syndicat des copropriétaires est dépourvu de syndic.

Le syndicat des copropriétaires est dépourvu de syndic lorsque le syndic par exemple, n’a pas convoqué d’assemblée générale avant l’expiration de son mandat.

C’est une situation différente que celle de la nomination du syndic provisoire

Le syndic provisoire :

Conformément à l’article 46 du décret du 17 mars 1967, un syndic provisoire est nommé lorsque l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic n’est pas parvenue à en désigner un.

Dans ce cas, la situation est bien précise : c’est l’absence de majorité dégagée en assemblée générale qui paralyse la désignation d’un syndic. C’est donc uniquement dans ce cas, que la nomination d’un syndic provisoire peut se faire.

En conséquence, dans votre cas il s’agit soit de la nomination d’un administrateur provisoire, soit de celle d’un syndic provisoire.

Pour être encore plus précis

• Si le syndicat des copropriétaires bien que réuni dans ce but, n’est pas parvenue à se mettre d’accord sur le choix d’un syndic ou le renouvellement de son mandat, un ou plusieurs copropriétaires ont la faculté de solliciter la désignation d’un syndic provisoire
• Si par contre, la copropriété est dépourvue de syndic, tout intéressé peut alors demander, cette fois sur la base de l’article 47 dudit décret, la nomination d’un administrateur provisoire qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale pour choisir un syndic.