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Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

I. Définition de l’aide juridictionnelle

L’aide juridictionnelle est régie par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, elle permet à toute personne physique ayant peu ou pas de ressources financières, de bénéficier d’une prise charge totale ou partielle (par l’État) des frais de justice (huissier, avocat, etc.) dans le cadre d’une procédure.

Il est possible d’accorder l’aide juridictionnelle à une personne morale à but non lucratif (association ou encore syndicat de copropriétaires), les critères de sélection restant basés, dans ce cas, sur la faiblesse des ressources financières de cette personne morale. Une copropriété dite « en difficulté » qui se trouve sous administration provisoire (art. 29-1 de la loi du10 juillet 1965) ou bénéficiant d’un dispositif public de plan de sauvegarde peut solliciter l’aide juridictionnelle au titre de l’article 2 de la loi du 10 juillet 1991 précisée. La demande se fait auprès du bureau de l’aide juridictionnelle du TGI (Tribunal de Grande Instance) du lieu de situation de l’immeuble, avant l’engagement d’une procédure de recouvrement des impayés auprès d’un copropriétaire débiteur.

Pour aller plus loin, vous trouverez ci-après un lien renvoyant vers un dossier de l’ARC sur l’aide juridictionnelle (mise à jour en 2015) : www.arc-copro.com/hx64.

II. Les limites à l’utilisation de l’aide juridictionnelle

Lorsque le syndicat de copropriétaires a obtenu l’octroi de l’aide juridictionnelle, son emploi est-il limité à la première étape d’une procédure judiciaire, ou peut-elle être utilisée aussi en cas d’appel de la décision rendue en première instance ?

L’article 26 de loi du 10 juillet 1991 prévoit : « En cas d'appel, le bénéficiaire de l'aide juridictionnelle est assisté ou représenté par l'avocat qui lui avait prêté son concours en première instance au titre de cette aide, sauf choix contraire de la partie ou refus de l'avocat. »

Le bénéficiaire de l’aide juridictionnelle peut donc utiliser la demande initiale d’aide juridictionnelle déjà accordée si le débiteur condamné fait appel de la décision rendue en première instance.

En cas de refus de l’avocat ou du bénéficiaire, en l’occurrence le syndicat de copropriétaires, il est possible de déposer une nouvelle demande d’aide juridictionnelle, pour obtenir un réexamen du dossier auprès du bureau de l’aide juridictionnelle (qui est aussi compétent pour l’examen des affaires portées devant la Cour d'Appel), afin d’obtenir par exemple la désignation d’un nouvel avocat.

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Tout d’abord, il y a de quoi se poser de sérieuses questions si votre syndic réclame d’ores et déjà de facturer à deux reprises la même période.

Le nœud du problème résulte du fait que vous partez du postulat qu’il s’agit d’un renouvellement de contrat et non du vote d’un nouveau contrat. Et pourtant…

Même s’il s’agit du syndic en place qui se représente pour administrer votre copropriété sur une nouvelle période, le vote en faveur de son nouveau contrat équivaut à l’élection d’un nouveau contrat de syndic mettant de facto fin à l’ancien.

D’ailleurs, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise dans son dernier alinéa : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonctions du nouveau syndic. »

Cela confirme bien que le premier mandat prend fin dès qu’un nouveau contrat entre en vigueur.

Par conséquent, le syndic ne pourra pas percevoir l’intégralité de ses honoraires relatifs au premier contrat qui s’est arrêté le jour de l’assemblée et devra donc bien les proratiser en fonction de la durée réelle de son mandat effectif jusqu’à la tenue de l’assemblée.

Pour anticiper, il faudra, lors de l’assemblée du 31 juillet et de la rédaction du procès-verbal, préciser que le contrat voté prendra effet à partir du 1^er août pour une période d’un an à compter de cette date.

Cela mettra fin à toute polémique.

RÉPONSE :

En ce qui concerne l’audit énergétique : il est obligatoire pour les immeubles qui répondent aux trois caractéristiques suivantes :

• Chauffage collectif ;
• 50 lots ou plus (compter tous les lots : logements, commerces, annexes, caves, parkings, etc.) ;
• Le permis de construire a été déposé avant le 1^er juin 2001.

La loi précise que cet audit devait être réalisé avant le 1^er janvier 2017. Cette obligation court toujours pour les copropriétés qui ne l’ont pas encore réalisé.

En ce qui concerne le DTG, seule son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est obligatoire. Par contre, sa réalisation est facultative dans la plupart des cas ; en effet, la loi précise que ce diagnostic est uniquement obligatoire pour les copropriétés suivantes :

• Bâtiments de plus de 10 ans ET qui font l'objet d'une mise en copropriété (par vente à la découpe) ;
• Copropriétés qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité ET pour lesquelles l'administration demande au syndic de produire un DTG.

En conclusion, avant d’engager toute démarche d’audit ou de DTG, l’ARC conseille vivement de réaliser en premier lieu le Bilan initial de copropriété (BIC : voir cet article) et de consulter à la suite le pôle énergie pour un accompagnement personnalisé, chaque copropriété ayant ses spécificités une analyse sur mesure est indispensable.

À noter :

• le DTG comprend l’audit énergétique.

Références réglementaires :

• Pour l’audit énergétique : loi Grenelle 2 du 12 juillet 2010, décret du 17 janvier 2012 et arrêté du 28 février 2013 - articles R.134-14 à 18 du code de la construction et de l’habitation ;
• Pour le DTG : loi ALUR du 24 mars 2014 et décret du 28 décembre 2016 - articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.
• Articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse de l’expert :

Depuis le 1^er avril 2017, l’arrêté du 24 janvier 2017 oblige les professionnels artisans du secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison à fournir un devis à leurs clients pour toute prestation de dépannage, de réparation et d’entretien et la liste des prestations concernées a augmenté : aux  prestations de l’arrêté de 1990 (électricité, peinture, maçonnerie, menuiserie, revêtements de murs et de sols, serrurerie…) viennent désormais s’ajouter : évacuations des eaux pluviales, nettoyage et curage des canalisations, dératisation, désinsectisation, dispositifs d’alarme et de télésurveillance,…

Il a également supprimé le seuil de 150 € TTC en dessous duquel les professionnels étaient dispensés de la rédaction d’un devis.

Un devis doit également être réalisé même pour les prestations effectuées en situation d’urgence absolue ou se limitant à faire cesser un danger manifeste pour la sécurité des personnes ou l’intégrité des locaux.

Le professionnel qui ne respecte pas l’arrêté s’expose, à la fois à des sanctions pénales (amende de 150 000 €, peine d’emprisonnement de 2 ans et interdiction d’exercer), civiles (nullité du contrat ou de la clause litigieuse) et administratives (amende de 3000 € pour les personnes physiques et de 15 000 € pour les personnes morales).

Les clients peuvent saisir le tribunal d’instance si le devis n’excède pas 10 000€ ou le tribunal de grande instance au-delà de ce montant.

Recommandations de Copropriété Services

Lorsque les conseils syndicaux et les syndics bénévoles consultent des entreprises, il convient d’exiger / vérifier que les devis mentionnent bien certaines informations :

-les  coordonnées de la société,

-les  références de ses garanties légales ;

- la date du devis ;

- la durée de validité du devis et son caractère gratuit ou payant ;

- la date et le lieu d’exécution des travaux ;

- le prix global HT et TTC ;

- les prestations et produits nécessaires à sa réalisation avec l’indication de leur prix unitaire ;

- la faculté de rétractation.

Les professionnels ayant le droit de faire payer l’établissement de leur devis s’ils se déplacent sur site ou si leur rédaction nécessite une étude approfondie, vous devez au préalable leur demander s’il s’agit d’un devis gratuit ou payant. 

Copropriété Services a négocié la gratuité des devis auprès des entreprises référencées sur COPRO-DEVIS.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter Copropriété Services par mail à coproservices@arc-copro.fr ou par téléphone au 01 40 30 42 82.