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Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle concerne en réalité tous les copropriétaires.

Avant d’apporter une réponse à votre interrogation, il est important de préciser l’objet de l’annexe I.

Ce document s’intitule « bilan financier après répartition » et indique la situation de la copropriété en fin d’exercice en précisant notamment le solde des comptes banques ainsi que les dettes et créances de la copropriété vis-à-vis des tiers.

En l’occurrence, il y a les copropriétaires dont certains sont débiteurs et d’autres créditeurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que la situation des copropriétaires indiquée dans cette annexe est présentée après répartition des charges de l’exercice.

Ainsi, si le solde est excédentaire (plus de produits que de charges) ou déficitaire (plus de charges que de produits), ce dernier est d’ores et déjà réparti sur les comptes des copropriétaires à hauteur de leurs millièmes.

Dans votre cas, il est possible que l’exercice soit déficitaire expliquant que votre compte soit débiteur.

Ceci étant, la régularisation opérée sur votre compte de copropriétaire n’est exigible que si, et seulement si, les comptes de l’exercice sont approuvés au cours de l’assemblée générale.

Je vous conseille donc de vérifier dans l’annexe 2 qui présente le bilan des charges et produits de l’exercice si la situation est déficitaire.

Dans ce cas, il faudra alerter le conseil syndical pour qu’il procède à un contrôle des dépenses de l’année en identifiant d’éventuelles anomalies ou factures abusives, ou encore des produits non comptabilisés.

Réponse :

Sachez tout d’abord que plusieurs syndics professionnels bénéficient de manière anonyme de nos services ou de nos formations en souscrivant une adhésion individuelle en tant que copropriétaire, ce qu’ils peuvent être aussi, au demeurant.

Compte tenu du fait que vous n’êtes pas adhérent, c’est de manière exceptionnelle que nous traitons votre question compte tenu de l’honnêteté et de la transparence de votre démarche.

Pour traiter ce sujet, il faut tout d’abord partir de l’origine et donc des conséquences qu’a eu l’imputation de cette facture sur les comptes de la copropriété.

À partir du moment où le syndic a enregistré une facture, le compte du fournisseur a été crédité, ce qui a entraîné une charge à l’égard du syndicat de copropriétaires, augmentant les dépenses de l’exercice.

Si cette facture est annulée, il faut donc procéder à une écriture l’inverse : la créance qu’avait le fournisseur est supprimée, quant à la facture qui a été indûment supportée après coup par les copropriétaires, elle doit être remboursée.

Cette charge va ainsi se transformer en un produit exceptionnel et elle viendra réduire les dépenses de l’exercice.

Ce qui peut faire grincer quelques dents, mais demeure la stricte application de la loi est que ce sont uniquement ceux qui sont copropriétaires au jour de cette régularisation qui bénéficieront de l’annulation de la facture, alors même qu’à l’origine ils n’ont pas supporté cette charge, portée par le copropriétaire aux droits desquels ils viennent.

Cela résulte de l’article 8 du décret comptable du 14 mars 2005 qui précise que les excédents ou insuffisances de charges ou produits sur opération courante sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires à la suite de l’approbation des comptes.

Réponse :

Votre question est souvent posée par les syndics bénévoles qui ne savent pas forcément comment gérer le bulletin de salaire du gardien ou employé d’immeuble en cas d’arrêt maladie.

Voici donc les règles qui s’imposent conformément au Code du Travail et de la Convention Collective des gardiens et employés d’immeuble.

Une fois l’arrêt de travail du salarié communiqué à l’employeur, ce dernier doit :

• Payer 90 % du salaire brut au salarié dès le premier jour d’arrêt et pendant une période dépendant de l’ancienneté.
• Pratiquer la subrogation pour percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) directement de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pendant la même période.
• Appliquer la technique de paie du traitement des IJSS chaque mois en diminuant le salaire brut des IJSS brutes (estimées) et en augmentant le salaire net des IJSS nettes (estimées). Il ne faut pas attendre le paiement effectif des IJSS pour traiter massivement celles-ci, au risque de se retrouver notamment avec des bruts négatifs, ce qui déclenche une alerte des contrôles automatisés mis en place par les Urssaf.

Quelques (rares) copropriétés ont choisi d’adhérer à la garantie appelée arrêt de travail / maintien de salaire proposée par le groupe Humanis.

Celle-ci fait l’objet de publications avec une forme peu lisible pour un néophyte.

• Il s’agit d’une garantie patronale financée par le seul employeur.
• Humanis verse à l’employeur des indemnités destinées à compenser le maintien de salaire pendant la durée de ce maintien (le même que celui de la convention collective), avec un différé éventuel selon la franchise souscrite lors de la souscription de la garantie.
• Il existe une option visant à indemniser, dans les mêmes conditions, les cotisations patronales afférentes au salaire maintenu.
• Le salarié n’est pas concerné.
• Les indemnités ne passent pas en paie, et sont un produit pour la copropriété, les indemnités d’assurance réparant un préjudice et n’étant donc soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt.

L’ARC ne recommande pas la souscription d’une telle garantie qui est coûteuse, imposant une décision d’assemblée générale pour y souscrire, sachant que le syndic se doit d’appliquer strictement les textes en vigueur.

Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.

Réponse : 

Avant de répondre à votre interrogation, précisons que l’avance de solidarité n’est pas explicitement prévue dans la loi du 10 juillet 1965, ni dans le décret du 17 mars 1967.

Il s’agit d’un usage qui consiste à faire un appel de fonds auprès des copropriétaires pour pallier un manque de trésorerie dû à des impayés de charges importants. Elle  est alors considérée comme un emprunt du syndicat vis-à-vis des copropriétaires.

D’où l’appellation « d’avance ».

Par conséquent, votre syndic a tort car toutes les formes d’avances (trésorerie, travaux, solidarité, prévoyance) sont remboursables aux copropriétaires soit dans le cadre d’un vote pris en assemblée générale lorsque le règlement de copropriété ne prévoit pas de disposition contraire, soit en cas de mutation.

Cela résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

 « Sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux.

Les avances sont remboursables ».

Ainsi, en cas de vente de votre lot, le syndic doit faire figurer dans l’état daté les sommes que le syndicat des copropriétaires devra vous rembourser, notamment les avances que vous avez réglées.

En parallèle, le syndic sera habilité à réclamer ce même montant au copropriétaire acquéreur impliquant que l’immeuble ne soit pas lésé.

Je profite de votre question pour vous rappeler qu’il en revient au syndic de gérer la copropriété et donc de traiter les impayés de charges afin d’éviter que les copropriétaires soient contraints de constituer une avance de solidarité.

Il ne faut donc pas que le syndic renverse la situation en rendant responsable les copropriétaires des impayés, sachant que bien souvent cette situation résulte d’un manque de réactivité du syndic qui a préféré facturer des actes inutiles tels que des mises en demeure ou des lettres de relance entre 40 et 100 euros.

Conclusion

Vous êtes en droit de réclamer l’intégralité du remboursement des avances constituées sans que le syndic ne puisse avancer le moindre argument.

Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne la plupart des copropriétés.

Avant d’entrer dans les obligations du syndic, il faut tout d’abord préciser l’objet du compte d’attente créditeur.

Comme son nom l’indique, ce compte permet de mettre « en attente » d’affectation des sommes réceptionnées ou notifiées.

Ainsi, elles ne sont ni réparties sur les comptes des copropriétaires ni affectées sur un compte pour par exemple diminuer le montant d’un poste de charge.

Généralement, il s’agit d’indemnités d’assurance, d’excédents travaux ou de produits en tout genre (locations, produits financiers…) non répartis en fin d’exercice.

Certaines raisons peuvent justifier de maintenir des sommes en compte d’attente.

A titre d’exemple, le syndic peut considérer qu’il est plus judicieux que les indemnités d’assurance soient conservées en compte d’attente, le temps d’entamer la réalisation des travaux de réhabilitation.

Ceci étant, il peut s’agir tout simplement d’un abus du syndic qui, au lieu de répartir les sommes, les conserve indûment.

Et pourtant, l’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 est clair puisqu’il précise que « Le compte 47 "Compte d'attente" doit être soldé à la fin de l'exercice […] »

Cette même disposition précise que le syndic qui souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice devra alors les « […] justifier ligne à ligne ».

Attention, il s’agit bien d’une justification et non uniquement d’une explication.

Autrement dit, il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes.

Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.

Pour conclure et apporter une réponse claire, le syndic n’a pas à maintenir en fin d’exercice des sommes sur les comptes d’attente, sauf s’il justifie de leur intérêt.

Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.

Réponse : 

Soyons très clair. Votre syndic a tout faux, pouvant entraîner la nullité de son mandat de manière rétroactive.

Reprenons les différentes notions.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le principe de droit est que la copropriété doit disposer d’un compte bancaire séparé dont il est le seul titulaire.

Cela concerne l’ensemble des copropriétés de plus ou de moins de 16 lots.

Par dérogation au principe, les syndicats des copropriétaires composés de moins de 16 lots principaux peuvent voter en assemblée générale une dérogation faite au syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

Ceci étant, même dans ce cas, il ne s’agit pas de placer les fonds de la copropriété sur un sous-compte du syndic mais dans un compte individualisé présentant les opérations bancaires propres au syndicat des copropriétaires.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit transmettre au président du conseil syndical tous les mois les relevés bancaires.

Pour résumer, le principe est l’ouverture de compte bancaire séparé et l’exception, qui doit être votée par l’assemblée générale, est le compte bancaire individualisé.

La loi prévoit une sanction en cas de défaut d’ouverture de compte bancaire séparé qui est tout simplement la nullité rétroactive du contrat de syndic qui doit être prononcée par le juge.

J’ajoute qu’un récent arrêt de la Cour de cassation en date du 25 octobre 2018, n°17-19450, a précisé que l’absence de durée de la dispense entraîne la nullité de la décision prise en assemblée générale pouvant donc demander la nullité du contrat de syndic pour défaut d’ouverture de compte bancaire séparé.

Cela résulte de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que « la décision […] par laquelle l’assemblée générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. »

Ainsi, je vous conseille d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic avec copies à son assurance de responsabilité civile et à sa garantie financière pour lui rappeler ses obligations légales et d’ordre public d’ouvrir un compte bancaire séparé et qu’à défaut de les respecter, une action judiciaire en nullité de son mandat sera dirigée à son encontre.

L’ARC pourra vous y aider !

Réponse

Cette question est très importante car il est clair que de nombreux syndics vont profiter de l’amalgame fait par la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié par l’article 71 de la loi ELAN, pour imposer l’installation de répartiteurs de frais de chaleur présentés par les sociétés spécialisées.

Procédons par étapes en présentant les obligations qui incombent aux copropriétaires en matière d’individualisation des frais de chauffage.

Les immeubles équipés en chauffage collectif doivent installer un équipement qui doit déterminer « la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé ».

Il s’agit là de la reproduction stricte du texte légal.

Les répartiteurs de frais de chaleur proposés par les différentes sociétés sont donc non conformes aux exigences légales puisqu’ils donnent un indice, ou un index, et non une consommation.

Voyons à présent la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié en matière d’individualisation de frais de chaleur :

« Tout immeuble collectif pourvu d'un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif.

Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

Un décret pris en Conseil d'Etat fixe les conditions d'application du présent article, et notamment la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif.

Lorsqu'il n'est pas rentable ou techniquement possible d'utiliser des compteurs individuels pour déterminer la quantité de chaleur, des répartiteurs des frais de chauffage individuels sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur à chaque radiateur, à moins que l'installation de tels répartiteurs ne soit ni rentable ni techniquement possible. Dans ces cas, d'autres méthodes rentables permettant de déterminer la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé à titre privatif sont envisagées. Un décret en Conseil d'Etat précise le cadre de mise en place de ces méthodes. »

Certains professionnels, de bonne ou de mauvaise foi, ont une interprétation rapide en indiquant que l’obligation de pose de répartiteurs de frais de chaleur est à présent clairement prescrite par la loi.

Or, il faut être vigilant, puisque cette disposition précise qu’il s’agit de «  répartiteurs de frais de chaleur qui sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur. »

Ainsi, il faut que l’équipement permette de mesurer une quantité de chaleur, ce qui n’est pas le cas des répartiteurs standards que proposent les installateurs, qui ne délivrent qu’un indice.

Aussi, le réflexe à avoir est de vérifier si l’équipement que souhaite proposer le syndic à l’ordre du jour a bien comme fonction de mesurer une quantité de chaleur, et dans ce cas il est recevable, ou bien uniquement un indice, entraînant qu’il soit disqualifié.

Si le syndic persiste à vouloir présenter cette solution à l’ordre du jour, il faut qu’il explique son acharnement qui met en difficulté le syndicat des copropriétaires et voter contre toute proposition ne démontrant pas la faisabilité technique et la rentabilité économique de l’opération.

En effet, il revient au syndic ou à l’installateur de démontrer que l’équipement qu’il souhaite installer, même dans le cas où il serait conforme à la législation, est rentable et techniquement possible.

A défaut, il faudra attendre les autres méthodes alternatives qui doivent être fixées par un décret en attente de publication.

Pour résumer, votre syndic a tout faux. Il faut donc vérifier s’il n’a pas d’intérêt direct ou indirect avec les sociétés d’individualisation de fluides et d’énergie…