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Réponse

Ce problème se pose fréquemment lors d’un changement de syndic alors que la loi confirmée par divers arrêts des Cours d’appel et de cassation tranchent clairement sur les obligations réciproques de l’ancien et du nouveau syndic.

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit une obligation pour l’ancien syndic de remettre à son successeur les pièces et les fonds disponibles de la copropriété selon des modalités impératives (voir ci-après).

Cette disposition légale a été confirmée par un arrêt de la Cour d’appel qui précise que les fonds et pièces sont portables. Autrement dit, qu’il appartient à l'ancien syndic de les adresser au nouveau (CA Paris, 14^e ch., sect. A, 18 janv. 2006, n° 05/11561).

De plus, les fonds et pièces peuvent être réclamés à un ancien syndic qui n'est pas forcément celui ayant été en fonction juste avant celui ayant diligenté l'action en restitution ( CA Paris, 14^e ch., sect. B, 27 févr. 2009, n° 08/15815 Cass. 3^e civ., 31 oct. 2012, n° 11-10.590, n° 1291 FS - P + B CA Paris, ch. 1-2, 16 oct. 2014, n° 13/01948 : Loyers et copr. 2015, comm. n° 81, G. Vigneron ).

Ce même article précise que lorsque les archives ont été confiées à un prestataire, le syndic sortant doit transmettre à ce dernier les coordonnées du nouveau syndic.

Plus encore, même si la copropriété opte pour faire gérer les archives par une société spécialisée, cela ne dispense pas le syndic de son obligation de transmission (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 33-2).

Pour votre information reprécisons la procédure

Obligations à accomplir dans le mois de la cessation des fonctions Dans ce délai d'un mois, le syndic sortant doit remettre à son remplaçant la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat ( L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 18-2, mod. par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 55, I, 7° CA Versailles, 14^e ch., 20 sept. 1991, n° 9205/90 : Administrer, févr. 1992, p. 61). Cela recouvre les fonds disponibles avant apurement des comptes, ainsi que les pièces autres que les arrêtés de comptes ( CA Paris, 14^e ch., sect. A, 18 janv. 2006, n° 05/11561).

La mise en demeure de remettre les fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat peut être faite à l'expiration du délai d'un mois ( CA Versailles, 14^e ch., 20 sept. 1991, n° 9205/90 : Administrer, févr. 1992, p. 61) et l'action visant à la remise de la totalité des pièces et fonds introduite sans attendre l'expiration des 3 mois de la cessation des fonctions ( Cass. 3^e civ., 3 nov. 2011, n° 10-21.009, n° 1268 FS - P + B).

Obligations à accomplir dans les 2 mois suivant l'expiration du délai précédent

A cette échéance, doivent avoir été remis au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l'état des comptes du syndicat ainsi que celui des comptes individuels des copropriétaires et leur historique ( L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 18-2, mod. par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 55, I, 7°  CA Paris, 14^e ch. B, 4 juill. 1997).

Le syndic sortant doit remettre à son successeur les documents comptables, ainsi que les originaux des pièces justificatives, en conservant copie de ces dernières pour justifier, au besoin, de la régularité de sa gestion comptable (D. n° 2005-240, 14 mars 2005, art. 5 et 6 : JO, 18 mars). Toutefois, il ne pouvait être enjoint à l'ancien syndic de remettre au nouveau le compte fournisseur alors que le décret du 14 mars 2005 n'était pas encore applicable ( CA Paris, 14^e ch., sect. A, 4 janv. 2006, n° 05/18411).

Vous avez à présent tous les arguments légaux et jurisprudentiels pour expliquer à votre syndic sortant ses obligations.

Réponse :

Même en présence de plusieurs locataires, le bailleur peut rencontrer des difficultés pour percevoir ses loyers. La situation peut se compliquer quand l’un d’entre eux donne son congé.

En cas de colocation, il est d’usage de prévoir une clause de solidarité dans le bail permettant au bailleur de réclamer l’intégralité des loyers, charges ainsi que les réparations locatives éventuelles au locataire de son choix.

En dehors des époux mariés ou des personnes pacsées (article 1751 du Code civil), la solidarité ne se présume pas. Elle doit être expressément mentionnée dans le bail (article 1310 du Code civil). Pour être valable cette clause doit clairement indiquer la solidarité financière unissant les colocataires jusqu’à la fin du bail en cours.

Lorsqu’un colocataire donne congé, sa solidarité quant au paiement des loyers s’éteint en fonction de la date de signature du bail :

• Pour un bail signé avant le 27 mars 2014 (entrée en vigueur de la loi ALUR) : la solidarité du colocataire qui donne congé prend fin à l’échéance du bail en cours sauf si le bailleur donne son accord avant cette échéance pour une désolidarisation ou le remplacement par un nouvel occupant.
• Pour un bail signé à partir du 27 mars 2014, renouvelé ou reconduit après le 8 août 2015 (entrée en vigueur de la loi MACRON): la solidarité du colocataire qui donne congé prend fin à l’issue de la période de préavis lorsqu’un nouveau colocataire le remplace. A défaut, la solidarité cesse au bout de 6 mois après la fin de la période de préavis (article 8-1 VI de la loi 6 juillet 1989).

En conséquence, le recours en paiement à l’encontre du locataire sortant est donc possible pendant une durée qui varie en fonction de la date de signature du bail, en présence d’une clause exprès de solidarité.

En revanche, en l’absence de clause de solidarité dans le contrat de location, le locataire qui quitte les lieux n’est pas solidaire du paiement des loyers du locataire restant dans le logement. Le bailleur ne pourra donc pas poursuivre en paiement le locataire sortant, qui est libéré de tout engagement à l’expiration de son préavis.

La réponse dépend donc des termes du bail.

Réponse

Sachez que votre question est souvent posée à nos juristes.

Ceci étant, avant de répondre il est important de rappeler que légalement il ne s’agit pas d’un renouvellement de mandat mais même s’il est question d’élire à nouveau le syndic en place.

En effet, il est probable qu’il présente un nouveau contrat qui est probablement différent de l’ancien, impliquant qu’il ne s’agit pas d’un simple renouvellement mais bien de la nomination d’un syndic avec une nouvelle offre contractuelle.

Cette confusion est justement utilisée par le syndic en place afin de faire croire à l’assemblée générale qu’il s’agit tout simplement d’une routine administrative alors que dans les faits il est probable que le contrat prévoie d’autres modalités avec des variables revues à la baisse ou des tarifs de prestations complémentaires ou privatives plus élevés.

Par ailleurs, vous évoquez la question de la dispense donnée au conseil syndical en matière de mise en concurrence des contrats de syndics.

Effectivement, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 oblige de porter à l’ordre du jour cette question.

Néanmoins, celle-ci doit être inscrite l’année précédant la fin du mandat du syndic et non à l’assemblée générale où ce dernier a été élu.

Voici donc la reproduction de la disposition :

« Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet. Toutefois, le conseil syndical est dispensé de procéder à cette mise en concurrence lorsque l'assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic après mise en concurrence obligatoire décide à la majorité de l'article 25 d'y déroger. Cette question est obligatoirement inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale concernée. »

Cela est logique : comment l’assemblée générale peut se prononcer sur l’utilité ou non qu’a le conseil syndical à mettre en concurrence le syndic s’il n’a pas encore apprécié sa gestion de la copropriété.

Pour résumer, votre syndic n’a pas à rédiger la question : « Renouvellement de syndic » mais « Nomination du cabinet … ».

Et votre syndic n’a pas à inscrire la question de la dispense donnée au conseil syndical de mise en concurrence du syndic dans la même assemblée générale qui procède à l’élection du cabinet.

Comme toujours, restez vigilants !

Réponse

Je tiens tout d’abord à vous rappeler que conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le syndic est tenu d’élaborer l’ordre du jour et le budget prévisionnel avec le conseil syndical.

Pour votre parfaite information voici les extraits des deux dispositions :

Ainsi, le syndic est tenu par la loi de se concerter avec le conseil syndical pour élaborer l’ordre du jour ne pouvant pas par définition le faire de manière unilatérale pour ensuite se contenter d’obtenir une validation de ce dernier ou d’éventuelles corrections sommaires.

Pour cela, il faut prendre la main en déterminant bien en amont avec le syndic une date de réunion consacrée à cette tâche en partant d’une feuille blanche afin de valider chaque question et résolutions qui en définitives seront présentées à l’assemblée générale.

Votre syndic a donc commis une faute lourde qui devra être rappelée au cours de l’assemblée générale.

Pour autant, sachez qu’au cours de cette réunion, les résolutions peuvent être modifiées.

Cela résulte de l’arrêt de la Cour de cassation 3^ème chambre du 15 avril 2015 n°14-13255 qui confirme qu’une résolution peut être amendée.

Ainsi, même si votre syndic a rédigé des résolutions en son sens, l’assemblée générale est libre de les réécrire en fonction du souhait des copropriétaires.

De plus, je vous conseille de prendre la présidence de l’assemblée générale. Ainsi vous pourrez gérer et mener les débats, laissant le syndic au mieux aux fonctions de secrétaire devant uniquement comptabiliser les voix et rédiger au fur et à mesure de l’avancée de l’assemblée générale le procès-verbal en lui rappelant gentiment (ou non d’ailleurs) qu’il n’a pas à prendre part aux échanges.

Je profite de votre interrogation pour vous préciser que l’article 211 de la loi ELAN a prévu la possibilité de vote par correspondance, néanmoins conditionnée à la publication d’un décret toujours en attente, mais qui ne devrait plus tarder.

Cette disposition prévoit que le vote « pour » donné dans le cadre du vote par correspondance se transforme automatiquement en vote « contre » si au cours de l’assemblée générale la résolution a évolué de manière « substantielle ».

Cette disposition lourde de conséquences implique une vigilance accrue du conseil syndical sur la résolution initiale présentée dans l’ordre du jour.

Dès la publication du décret, nous reviendrons plus en détail sur cette notion dans un article que nous publierons sur notre site internet.

En tout état de cause, vous avez à présent les éléments pour reprendre la main de l’assemblée générale.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, je vous confirme que conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 tout copropriétaire, et surtout le conseil syndical, est en droit d’inscrire à l’ordre du jour une question qui fera l’objet d’un débat en assemblée générale.

Par conséquent, il est habilité à proposer à l’ordre du jour un nouveau contrat de syndic concurrent.

Ceci étant, il devra respecter plusieurs obligations légales prévues à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour contraindre le syndic à inscrire ce type de question.

La demande doit se faire par courrier et notifiée au syndic, impliquant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967).

Dans ce courrier doivent être précisés :

• La question : élection du syndic (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
• Le projet de résolution correspondant : l’assemblée générale désigne M. ou Mme …ou le Cabinet …. syndic de la copropriété …. pour une durée de … mois. Le mandat prendra effet le XX/XX/XXXX pour se terminer le XX/XX/XXXX. L'assemblée générale approuve le contrat de syndic joint à la présente convocation.
• La proposition de contrat de syndic.

Cette notification peut intervenir à tout moment. Néanmoins, si la présentation se révèle tardive (pas de possibilité de respecter le délai minimal de 21 jours entre la notification de la convocation de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires et la date de tenue de celle-ci), ne permettant pas de la porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le syndic devra l’inscrire à la suivante.

Cette disposition relève également de l’article 10 du décret du 17 mars 1967.

Autrement dit, pour éviter les malentendus de bonne ou de mauvaise foi du syndic, il convient de lui notifier la question (projet de résolution et proposition de contrat compris), suffisamment tôt, au moins deux mois avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale annuelle, afin d’imposer au syndic que la question soit inscrite à l’ordre du jour.

Pour finir, je précise qu’il n’est pas forcément bon d’avoir plusieurs propositions de contrat de syndic à l’ordre du jour, sachant que cela risque d’éparpiller les voix, ne permettant pas de dégager une majorité qualifiée sur une proposition de contrat.

Réponse : 

Soyons très clair. Votre syndic a tout faux, pouvant entraîner la nullité de son mandat de manière rétroactive.

Reprenons les différentes notions.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le principe de droit est que la copropriété doit disposer d’un compte bancaire séparé dont il est le seul titulaire.

Cela concerne l’ensemble des copropriétés de plus ou de moins de 16 lots.

Par dérogation au principe, les syndicats des copropriétaires composés de moins de 16 lots principaux peuvent voter en assemblée générale une dérogation faite au syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

Ceci étant, même dans ce cas, il ne s’agit pas de placer les fonds de la copropriété sur un sous-compte du syndic mais dans un compte individualisé présentant les opérations bancaires propres au syndicat des copropriétaires.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit transmettre au président du conseil syndical tous les mois les relevés bancaires.

Pour résumer, le principe est l’ouverture de compte bancaire séparé et l’exception, qui doit être votée par l’assemblée générale, est le compte bancaire individualisé.

La loi prévoit une sanction en cas de défaut d’ouverture de compte bancaire séparé qui est tout simplement la nullité rétroactive du contrat de syndic qui doit être prononcée par le juge.

J’ajoute qu’un récent arrêt de la Cour de cassation en date du 25 octobre 2018, n°17-19450, a précisé que l’absence de durée de la dispense entraîne la nullité de la décision prise en assemblée générale pouvant donc demander la nullité du contrat de syndic pour défaut d’ouverture de compte bancaire séparé.

Cela résulte de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que « la décision […] par laquelle l’assemblée générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. »

Ainsi, je vous conseille d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic avec copies à son assurance de responsabilité civile et à sa garantie financière pour lui rappeler ses obligations légales et d’ordre public d’ouvrir un compte bancaire séparé et qu’à défaut de les respecter, une action judiciaire en nullité de son mandat sera dirigée à son encontre.

L’ARC pourra vous y aider !

Réponse

Tout d’abord, je tiens à vous féliciter pour avoir organisé cette réunion avec le syndic, sachant que même si l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoient que l’ordre du jour et le budget prévisionnel soient élaborés en concertation entre le conseil syndical et le syndic, nombreux sont ceux qui l’oublient, se retrouvant alors avec des mauvaises surprises inscrites dans l’ordre du jour.

Pour revenir à votre question, il faut faire jouer deux dispositions.

Tout d’abord, le 3^ment de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 impose de joindre à l’ordre du jour les conditions essentielles du contrat, sous peine de nullité de la décision prise en assemblée générale.

Ainsi, votre copropriétaire qui souhaite acheter des parties communes est contraint de présenter les éléments essentiels du contrat d’acquisition, à savoir « l’espace » qu’il souhaite acheter au syndicat des copropriétaires et surtout sa proposition de montant de la transaction.

En effet, ces deux informations sont des éléments essentiels du contrat qui sont rappelés par un arrêt de la Cour de cassation, 3^ème ch. civ. du 3 février 1999.

Je vous conseille par ailleurs de vérifier auprès d’une agence immobilière combien coûte le mètre carré dans votre immeuble. Cela permettra de mieux négocier le prix de vente avec le copropriétaire (dans le cas où le syndicat des copropriétaires souhaite vendre une parcelle de ses parties communes).

Ainsi, vous avez une alternative :

• Soit indiquer au copropriétaire qu’il doit compléter sa question en joignant à l’ordre du jour des informations essentielles à la vente.
• Soit considérer qu’il n’est pas possible de la voter en l’état, pour manque d’information, lui demandant d’attendre la prochaine assemblée générale pour proposer une question et une résolution complètes avec les documents obligatoires.

Réponse

Cette question est très importante car il est clair que de nombreux syndics vont profiter de l’amalgame fait par la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié par l’article 71 de la loi ELAN, pour imposer l’installation de répartiteurs de frais de chaleur présentés par les sociétés spécialisées.

Procédons par étapes en présentant les obligations qui incombent aux copropriétaires en matière d’individualisation des frais de chauffage.

Les immeubles équipés en chauffage collectif doivent installer un équipement qui doit déterminer « la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé ».

Il s’agit là de la reproduction stricte du texte légal.

Les répartiteurs de frais de chaleur proposés par les différentes sociétés sont donc non conformes aux exigences légales puisqu’ils donnent un indice, ou un index, et non une consommation.

Voyons à présent la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié en matière d’individualisation de frais de chaleur :

« Tout immeuble collectif pourvu d'un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif.

Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

Un décret pris en Conseil d'Etat fixe les conditions d'application du présent article, et notamment la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif.

Lorsqu'il n'est pas rentable ou techniquement possible d'utiliser des compteurs individuels pour déterminer la quantité de chaleur, des répartiteurs des frais de chauffage individuels sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur à chaque radiateur, à moins que l'installation de tels répartiteurs ne soit ni rentable ni techniquement possible. Dans ces cas, d'autres méthodes rentables permettant de déterminer la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé à titre privatif sont envisagées. Un décret en Conseil d'Etat précise le cadre de mise en place de ces méthodes. »

Certains professionnels, de bonne ou de mauvaise foi, ont une interprétation rapide en indiquant que l’obligation de pose de répartiteurs de frais de chaleur est à présent clairement prescrite par la loi.

Or, il faut être vigilant, puisque cette disposition précise qu’il s’agit de «  répartiteurs de frais de chaleur qui sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur. »

Ainsi, il faut que l’équipement permette de mesurer une quantité de chaleur, ce qui n’est pas le cas des répartiteurs standards que proposent les installateurs, qui ne délivrent qu’un indice.

Aussi, le réflexe à avoir est de vérifier si l’équipement que souhaite proposer le syndic à l’ordre du jour a bien comme fonction de mesurer une quantité de chaleur, et dans ce cas il est recevable, ou bien uniquement un indice, entraînant qu’il soit disqualifié.

Si le syndic persiste à vouloir présenter cette solution à l’ordre du jour, il faut qu’il explique son acharnement qui met en difficulté le syndicat des copropriétaires et voter contre toute proposition ne démontrant pas la faisabilité technique et la rentabilité économique de l’opération.

En effet, il revient au syndic ou à l’installateur de démontrer que l’équipement qu’il souhaite installer, même dans le cas où il serait conforme à la législation, est rentable et techniquement possible.

A défaut, il faudra attendre les autres méthodes alternatives qui doivent être fixées par un décret en attente de publication.

Pour résumer, votre syndic a tout faux. Il faut donc vérifier s’il n’a pas d’intérêt direct ou indirect avec les sociétés d’individualisation de fluides et d’énergie…

Réponse :

L’article 52 de la loi ALUR du 24 mars 2014 a imposé une immatriculation des copropriétés.

C’est une mesure administrative consistant à permettre aux pouvoirs publics de disposer d’un nombre précis d’informations sur celles-ci, notamment sa localisation, son nombre de lots, l’état de son bâti, les éventuelles procédures la concernant, son syndic, ainsi que ses principales données financières.

Cette immatriculation permet l’enregistrement de ces éléments sur un registre détenu par l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).

Seul le syndic en sa qualité de représentant légal du syndicat, peut procéder à cette formalité.

Un échéancier était prévu selon le nombre de lots composant l’ensemble immobilier.

Les plus petites copropriétés devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2018.

Le syndic était fondé à facturer au syndicat des copropriétaires des honoraires supplémentaires au titre de cette immatriculation initiale, conformément au montant stipulé dans son contrat de syndic (point 7.2.7) adopté en assemblée générale.

Cette prestation ne relève pas du forfait de base (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si d'autres informations ont changé, elles doivent être actualisées au même moment que pour les données financières (article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation).

Certains syndics professionnels profitent de cette actualisation des informations pour facturer à nouveau au syndicat des honoraires de plusieurs centaines d’euros, au titre de « l’immatriculation initiale », pourtant déjà facturée à la copropriété l’année précédente.

Ces honoraires complémentaires du syndic s’avèrent totalement irréguliers, puisque le contrat type autorise uniquement la facturation de l’immatriculation initiale.

Autrement dit, seul le premier enregistrement de la copropriété sur le registre conservé par l’ANAH peut être facturé, sans rémunération possible pour les mises à jour.

Cela rentre dans la gestion courante du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent donc refuser les honoraires complémentaires illicites du syndic pour l’actualisation des informations de la copropriété sur le registre détenu par l’ANAH.