La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

• Questions :

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

• La réponse de l’expert

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Réponse :

Cela dépend.

Pour répondre à cette question, il faut partir de l’article 42, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 :

« Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic, dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale ».

En application de cet article, le syndic n’est obligé d’envoyer le procès-verbal d’assemblée en recommandé avec accusé de réception (c’est-à-dire de le notifier) qu’à deux catégories de copropriétaires :

• Les copropriétaires opposants ;

Et

• Les copropriétaires défaillants (c’est-à-dire ceux qui ne sont pas allés à l’assemblée générale et qui n’ont pas donné de pouvoir pour être représentés).

Il faut préciser qu’un copropriétaire opposant n’est pas obligatoirement un copropriétaire qui a voté « Contre » une décision adoptée, même si c’est le cas le plus souvent dans les faits.

En effet, si la majorité des copropriétaires a voté « Contre » et un seul a voté « Pour », le copropriétaire opposant sera celui qui a voté « Pour » car il aura émis un vote en opposition à la décision adoptée majoritairement par les autres copropriétaires.

Si nous faisons une interprétation stricte de l’article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965, rien n’oblige le syndic à envoyer le procès-verbal aux copropriétaires qui ne sont pas opposant ni défaillants.

Dans la pratique, le syndic envoie le procès-verbal à cette catégorie de copropriétaires en lettre simple, ce qui est tout à fait souhaitable.

D’ailleurs, pour éviter des charges inutiles, il faut bien vérifier que le syndic n’adresse pas le procès-verbal en recommandé accusé réception à tous les copropriétaires mais seulement à ceux visés par l’article 42, alinéa 2.

• En conclusion :

• Vous êtes copropriétaire opposant : le syndic doit vous notifier le procès-verbal, c’est-à-dire vous l’envoyer en recommandé accusé réception ;
• vous êtes copropriétaire défaillant (absent non représenté) : même obligation que pour le copropriétaire opposant ;
• vous étiez présent à l’assemblée générale ou absent mais représenté et vous n’étiez pas opposant : le syndic pourra vous envoyer le procès-verbal en courrier simple.

Question :

«  Mon syndic nous a présenté une facture semestrielle de 120 euros pour la gestion des déclarations liées à la mutuelle du gardien de notre copropriété. Cette facture est-elle légale ?»

Réponse :

Pour répondre à cette question, il est important de prendre en considération la date de signature du contrat de syndic.

• En effet, si le contrat a été signé avant le 1^er juillet 2015, le contrat est alors régi par l’arrêté Novelli datant du 19 mars 2010.

Cet arrêté liste les tâches rentrant dans la gestion courante qui, par conséquent, ne peuvent pas faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

On retrouve dans le point 5 s’intitulant « gestion du personnel » les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux.

• Par contre, si votre contrat a été présenté en assemblée générale depuis le 2 juillet, il doit répondre aux nouvelles obligations réglementaires du contrat type. On retrouve dans la « liste non limitative des prestations incluses dans le forfait » au point VI-23° « Les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux ».

La mutuelle étant bien un organisme social, le syndic ne peut donc en aucun cas facturer trimestriellement les déclarations liées à cet organisme. Cela doit faire partie de sa gestion courante.

Cette facture est donc tout simplement illégale.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’obligation de mutuelle par les gardiens et employés d’immeuble émane d’un accord collectif du 6 décembre 2013 pour une mise en place obligatoire au plus tard le 6 juin 2015.

Le syndic était donc en parfaite connaissance de cette nouvelle obligation et devait donc prévoir si besoin dans ses honoraires de base s’il considère que cela entraîne une surcharge de travail.

En théorie, cela n’est pas vrai, car les appels de fonds des charges courantes de l’année en cours sont basés sur le budget prévisionnel approuvé lors de l’assemblée générale ordinaire du précédent exercice (ou de l’exercice en cours lorsque le budget prévisionnel est réactualisé).

En conséquence, ces charges sont exigibles (généralement au premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée générale ou le règlement de copropriété en a décidé autrement).

Les charges devenues exigibles doivent être réglées, à défaut de quoi une procédure judiciaire peut immédiatement être engagée.

La procédure de « déchéance du terme » en est le parfait exemple. Introduite par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure permet de condamner, à l’avance, un débiteur au paiement de toutes les charges à venir de l’année en cours (charges approuvées dans le cadre du budget prévisionnel) dès la première échéance de retard. En effet ces charges sont connues suite à l’approbation du budget prévisionnel par l’assemblée générale. Cette procédure permet donc, si le juge le décide, de réclamer des charges déjà connues avant leur date d’exigibilité (déchéance du terme de l’exigibilité).

Or l’approbation ou non des comptes ne remet pas en question l’approbation du budget prévisionnel. L’approbation des comptes déterminera cependant si la régularisation des charges est ou non exigible.

Cet appel de régularisation (part résiduelle entre les charges prévisionnelles et réelles) ne sera pas exigible tant que l’assemblée générale n’aura pas approuvé les comptes. La quote-part de régularisation des charges ne pourra donc être ni appelée, ni recouvrée sans que les comptes de l’exercice clos n’aient été approuvés.  

Dans la réalité, la non-approbation des comptes par l’assemblée générale suscite la réflexion du juge, l’amenant parfois à conclure que la non-approbation des comptes est un problème de gestion qui impacte l’ensemble des charges, et bien que l’ensemble des charges prévisionnelles aient été approuvées en assemblée générale, certains juges hésitent parfois à condamner un débiteur à leur paiement en cas de non-approbation des comptes. C’est ainsi que le juge peut être amené à rejeter certaines demandes des syndicats de copropriétaires en cas de comptes non approuvés.

Ainsi, pour éviter que le juge ne rejette une partie des charges réclamées à un débiteur, le dossier d’assignation doit être particulièrement bien préparé avec l’avocat par le syndic, assisté du conseil syndical, en cas de comptes non approuvés.

Conclusions :

• Si les impayés sont importants, rien ne doit justifier que le syndic n’engage pas les actions de recouvrement adaptées.
• La présence d’impayés sur la copropriété ne doit pas non plus permettre à certains syndics de « forcer la main » aux copropriétaires pour approuver des comptes qui n’auraient pas été corrigés par le syndic conformément aux demandes du conseil syndical.

Réponse :

La loi du 10 juillet 1965 dispose dans son article 18-II :

 « II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : (…)

• d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix (…). Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. »

Le syndic n’a pas l’obligation de vous donner accès au site de la banque qui détient votre compte. Il a simplement l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical la copie des relevés dès qu’il les reçoit.

Il faudra ainsi vérifier à quelle date le syndic reçoit vos relevés de compte bancaire séparé et faire en sorte qu’un membre du conseil syndical passe au cabinet les chercher, si vous ne trouvez pas un autre arrangement (envoi régulier par email par exemple).

Afin de d’étudier les relevés de comptes communiqués par le syndic (ou mis à votre disposition à son cabinet), vous pouvez aussi lui demander la communication des bordereaux de remise de chèques ainsi que les ordres de virements.

Réponse :

Cela dépend des situations.

Lors de mutation de lots, le propriétaire vendeur reste propriétaire tant que la vente n’a pas été notifiée au syndic, en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967 qui est d’ordre public (c'est-à-dire qu’on ne peut pas y déroger).  Avant cette notification, le syndic doit donc adresser le procès-verbal de l'assemblée générale au vendeur.

En pratique, la vente intervient chez le notaire. Si la vente est signée chez le notaire par exemple le 30 octobre, elle n’est pas opposable au syndic à cette date. Elle ne concerne alors que les « parties » au contrat de vente : c'est-à-dire le vendeur et l’acquéreur.

Il faut attendre la notification par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR) pour que cela devienne opposable au syndicat des copropriétaires. Cette notification intervient quelques jours après la vente.

A savoir :

• cette notification est faite par le notaire dans 99% des cas mais elle peut être faite aussi par le vendeur ou l’acquéreur ;
• elle est faite au syndic ;
• elle contient les indications suivantes :

• le lot ou fraction de lot concerné par la mutation ;
• le nom, prénom et domicile réel (ou domicile élu) de l’acquéreur.

• Pour une personne morale il faut par ailleurs préciser :
  • la forme juridique de la personne morale ;  
  • sa dénomination ;
  • son siège social ;
  • et l’organe qui la représente légalement ou statutairement (cf. article 32 du décret du 17 mars 1967)

 A compter de cette notification en lettre RAR, l’acquéreur est officiellement copropriétaire et fait partie ipso facto du syndicat des copropriétaires, avec toutes les conséquences  juridiques que cela implique. L’acquéreur devient notamment redevable de toutes les charges exigibles à partir de la date de la notification faite au syndic. 

Cette notification est enregistrée dans le registre des copropriétaires (article 32 du décret du 17 mars 1967) que le syndic doit tenir à jour de toutes les notifications qui lui sont faites notamment en cas de mutation, mais aussi en cas de changement de domicile des copropriétaires, etc. 

Qui a intérêt à faire cette notification ? Le vendeur (ou son notaire) car tant qu’il ne l’a pas faite, c’est lui est tenu du paiement de charges notamment. Dans notre exemple, si un appel travaux est fait pour une échéance au 1^er novembre et que la vente (intervenue le 30 octobre) n’a toujours pas été notifiée (selon les dispositions de l’article 6 du décret du 17 mars 1967), c’est auprès du vendeur que le syndic appellera la quote-part travaux. 

Réponse :

Cette question va se poser dans beaucoup de copropriétés, puisque de nombreux gardien(ne)s embauchés dans les années 80 atteignent actuellement un âge qui leur permet de demander à partir en retraite.

Prenons un exemple de calcul des indemnités en retraite pour fixer les idées :

• Date d’ancienneté : 01/09/1983
• Date de rupture du contrat : 31/03/2016
• Salaire brut mensuel retenu[1] : 2 600 €

Le calcul de l’indemnité de départ en retraite est le suivant :

Le salaire brut retenu est prévisionnel lorsque l’on se place à plusieurs mois de l’échéance, et il est donc prudent d’arrondir l’indemnité prévisionnelle.

Il sera ainsi retenu dans le cas présent (peu d’augmentations prévisibles d’ici mars 2016) une indemnité prévisionnelle de 29 500 €. Il s’agit du montant brut qui sera versé au gardien.

S’agissant d’un départ volontaire en retraite, l’indemnité supporte les charges sociales et taxes sur les salaires comme n’importe quel élément de salaire :

Il convient de ne pas omettre l’indemnité de congés payés non pris et le prorata de la gratification de treizième mois, indépendants de l’indemnité de rupture.

Au sujet des congés, nous vous renvoyons à notre dossier : « Quid des congés payés non pris lors du départ du salarié du syndicat de copropriétaires ? ».

Un budget de 48 000 € paraît ainsi raisonnable dans le cas étudié pour un gardien de plus de 30 ans d’ancienneté.

Si une grosse copropriété avec un budget annuel de plusieurs centaines de milliers d’euros (et sans impayés) peut supporter une telle dépense, il n’en est pas du tout de même pour une copropriété plus petite ou pour une copropriété avec des difficultés de trésorerie.

Il convient donc, en effet, d’anticiper une telle dépense à l’avance.

Si les rapports avec le gardien sont normaux, le conseil syndical et/ou le syndic vont savoir bien à l’avance l’intention du gardien de partir en retraite, avant son courrier de signification pouvant intervenir à un mois seulement du départ[2].

Rappelons ici que l’employeur ne peut questionner « officiellement » le gardien sur ses intentions qu’à partir de l’âge de 65 ans, la mise à la retraite par l’employeur[3] ne pouvant pas intervenir avant l’âge de 70 ans.

Lorsque l’échéance est connue, il est donc conseillé de provisionner dès que possible la dépense liée au départ.

Pour reprendre notre exemple, l’assemblée générale pourrait décider à l’article 24 d’appeler les 48 000 € en une ou plusieurs fois en tant que provisions pour l’opération exceptionnelle du départ en retraite du gardien[4].

Terminons en précisant que le Conseil syndical peut demander le calcul prévisionnel ou réel de l’indemnité de départ en retraite à un contrôleur de comptes et de gestion spécialisé en gestion du personnel de copropriété[5].

[1] Le salaire à prendre en considération est régi par les dispositions combinées des articles 16 et 17 de la convention collective.

[2] Délai de l’article 14 de la convention collective.

[3] Le cas de la mise à la retraite par l’employeur fera l’objet d’un autre article

[4] Il ne peut pas s’agir d’une dépense courante d’administration relevant de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ajoute les opérations exceptionnelles à la liste des travaux visés à l’article 44  du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

[5] Voir le II de : www.arc-copro.com/hers.

Réponse :

L’obligation dépend du nombre de lots constituant la copropriété.

Le principe est effectivement que toutes les copropriétés doivent bénéficier d’un compte bancaire séparé.

Mais, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, il existe encore une exception à ce principe.

Les copropriétaires peuvent voter en assemblée générale une dispense d’ouverture de compte bancaire séparé lorsque le syndicat des copropriétaires comporte AU PLUS 15 LOTS à usage de logements, de bureaux ou de commerces. Le vote de la dispense se fait à la majorité de l’article 25 et le cas échéant 25-1. Cela est prévu par l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

Il est important de préciser que la loi ALUR a cadré cette dispense. L’article 18-II précise en effet qu’en cas de dispense accordée par l’assemblée générale :

• le syndicat de copropriétaires doit disposer d’un sous-compte individualisé ;
• le syndic doit transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés bancaires périodiques dès réception ;
• le syndic ne peut pas proposer de rémunération différenciée en cas d’autorisation de dispense ou non.

Par ailleurs, lorsque l’assemblée générale vote une dispense de compte séparé, elle doit impérativement fixer la durée de cette dispense. Cela résulte de l’application de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui vient compléter l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

Ce même article 29-1 précise que la dispense est renouvelable et qu’elle prend fin de plein droit en cas de désignation d’un autre syndic. L’ancien syndic ne pourra donc conserver sur son compte bancaire les fonds du syndicat des copropriétaires, dont il n’est plus mandataire.

Il convient de noter qu’une nouvelle assemblée générale peut décider de mettre fin à la dispense, à tout moment.

REPONSE :

Oui le syndic peut percevoir des honoraires sur les travaux votés par l’assemblée générale, il s’agit des travaux définis par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 (hors  budget prévisionnel).

En application de l’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 « les travaux mentionnées à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic ». 

Par ailleurs, l’article 7.2.5. du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic (applicable obligatoirement aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1^er juillet 2015) précise que ces honoraires complémentaires doivent être votés lors de la même assemblée générale qui vote les travaux.

Mais il faut respecter un certain nombre de règles :

• Les travaux sont votés dans une résolution spécifique.

• Puis, dans une résolution séparée, les honoraires complémentaires du syndic font l’objet d’un vote à la même majorité que celle des travaux. Donc cela veut dire 2 choses : d’une part le syndic doit inscrire  à l’ordre du jour une question sur  celle des honoraires avec un projet de résolution et d’autre part, comme tout prestataire il doit joindre une  proposition de prestation détaillée à la convocation.

• L’assiette de calcul est le montant des travaux votés hors taxes.

• Il ne faut pas confondre le montant des travaux et le budget global des travaux. Le budget des travaux correspond à l’enveloppe des travaux et comprend : le  montant des travaux eux-mêmes, les honoraires de l’architecte, les honoraires du coordonnateur des travaux, le montant de l’assurance de dommage ouvrage. L’assiette de calcul est limitée au seul montant des travaux votés.

• Prévoir aussi un échéancier de paiement des appels de charges concernant ces honoraires sur travaux du syndic.

Quant à savoir si le montant de 5 % réclamé est acceptable, il faut pour cela déterminer quelle est la prestation effectuée par le syndic et négocier le montant des honoraires.