Syndics bénévoles : tout savoir sur le procès-verbal d’assemblée générale

L’assemblée générale est l’organe incontournable de délibération du syndicat des copropriétaires : toutes les décisions concernant la copropriété se prennent suite à un vote en assemblée générale. Elle doit se tenir au moins une fois par an, dans les 6 mois de la fin de l’exercice comptable.

Si la forme et le fond de la convocation à l’assemblée générale sont importants (voir notre dossier www.arc-copro.com/y9f2), la rédaction du procès-verbal l’est tout autant, même pour les petites copropriétés !

Le procès-verbal est le document qui permet de consigner toutes les décisions prises en assemblée générale et de les rendre ensuite opposables (budgets, travaux, etc.). Suivre un certain formalisme est donc essentiel.

Cela évite une contestation de l’assemblée générale ou de l’une de ces résolutions, et c’est indispensable pour les éventuelles procédures en recouvrement de charges.

1 Les règles de tenue de l’assemblée générale permettant de préparer un bon procès-verbal

Avant de parler du procès-verbal en lui-même, rappelons quelques règles essentielles sur la tenue de l’assemblée générale qui impactent la comptabilisation des votes notamment, ce qui sera déterminant pour rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale.

2. Organe de direction de l’assemblée : le bureau (article 15 du décret de 1967)

L’assemblée générale est animée et retranscrite par les membres du bureau.

Il est composé :

• Du président de séance : il assure la bonne tenue de l’assemblée et le respect de son ordre du jour, annonce les résultats de chaque vote selon la majorité requise, clôture celle-ci quand l’ordre du jour est épuisé. Il signe le procès-verbal. Il ne peut pas être le syndic sortant ou à venir.
• Du (des) scrutateur(s) : il (s) vérifie(nt) les pouvoirs et le décompte de chaque voix. Il(s) signe(nt) le procès-verbal.
• Du secrétaire de séance (généralement le syndic en place, voire le futur syndic) : il rédige le procès-verbal, et usuellement, signe le procès-verbal.

3. Feuille de présence (article 14 du décret de 1967)

Une feuille de présence est tenue et signée par chaque copropriétaire (ou son représentant) à son arrivée (en début ou en cours de séance) et au moment de son départ (si celui-ci part avant la fin de l’assemblée). Elle doit indiquer qui est présent en personne et le nom des mandataires et leur adresse. Il doit également lui être annexés les pouvoirs des dits mandataires (voir point suivant).

Cette feuille est contrôlée par le président et les scrutateurs qui doivent vérifier si le nombre maximum de mandats par personne est respecté et que les mandataires sont des personnes habilitées.

NB : tout copropriétaire peut obtenir une copie intégrale de la feuille de présence avec les adresses des copropriétaires (article 33 du décret du 17 mars 1967).

4. Mandats et mandataires (article 22 de la loi de 1965)

En plus des copropriétaires présents en assemblée, des personnes mandatées par des copropriétaires n’ayant pas pu se libérer peuvent voter. Précisons que toute personne peut être mandataire, et ce, sans forcément être copropriétaire au sein de l’immeuble (même si le règlement de copropriété indique le contraire).

Faites attention tout de même, certaines personnes, en raison de leur fonction dans la copropriété, ne peuvent pas recevoir de mandats. Ainsi, le syndic, ses préposés (gardien, employé d’immeuble) et ses salariés, le conjoint du syndic, son partenaire de PACS, ses ascendants et descendants – même s’ils sont copropriétaires de l’immeuble – ont interdiction de porter les pouvoirs d’autres copropriétaires.

Il faut également veiller à respecter le nombre maximum de mandats pouvant être détenus par une unique personne, c’est-à-dire trois pouvoirs. Dans les grandes copropriétés, un mandataire peut avoir plus de mandats à condition que le total des millièmes dont la personne dispose (ses millièmes et ceux de ses mandants) ne représente pas plus de 5 % des millièmes totaux de la copropriété.

5. Modalités de vote

En copropriété, aucun quorum n’est nécessaire. Plus clairement, aucun minimum de copropriétaires n’est nécessaire pour que puisse se tenir valablement l’assemblée générale. Certaines décisions doivent effectivement requérir un minimum de voix, mais d’autres peuvent être prises à la majorité des présents et représentés (majorité 24). Ces résolutions requérant la majorité simple (approbation des comptes, vote des budgets prévisionnels notamment) peuvent ainsi être valablement mises au vote même si très peu de copropriétaires sont présents ou représentés.

Les votes s’effectuent en fonction des millièmes généraux de chaque copropriétaire comme établis dans le règlement (impossible donc de voter par « tête »). Une seule exception à cette règle, lorsqu’il y a un copropriétaire dit « majoritaire » dont le nombre de millièmes est supérieur à 50 % du total de la copropriété. Dans ce cas, il faut ramener le nombre de ses millièmes au total des voix des autres copropriétaires (totalité des copropriétaires du syndicat) (article 22 de la loi de 1965).

Les votes s’effectuent à main levée. Les votes par correspondance ou à bulletin secret sont interdits.

À chaque résolution correspond un vote : pour, contre ou abstention.

Dans le cadre du vote, le statut juridique des copropriétaires a également son importance pour savoir qui est habilité à voter. Si vous n’êtes pas sûr de qui doit voter, vous trouverez les renseignements nécessaires dans notre manuel « Les syndics bénévoles en copropriété » disponible ici :

 www.arc-copro.com/scr7

6. Règles de majorité

Il existe différentes majorités adaptées aux questions soumises au vote. Plus la résolution implique un changement pour la copropriété ou une décision importante, plus la majorité demandée est importante. Chacune de ces majorités porte le nom de l’article dans lequel elle est présentée dans la loi du 10 juillet 1965. Il existe cinq types de majorité, selon les décisions à prendre :

• la majorité 24, majorité simple des voix exprimées des présents et représentés (abstentions non comptabilisées).
• La majorité 25, majorité absolue stricte : plus de la moitié des voix du syndicat, quel que soit le nombre de personnes présentes et représentées (sans possibilité de deuxième lecture, à la majorité 24).
• La majorité 25, avec possibilité de deuxième lecture (25-1) : majorité absolue avec possibilité d’une deuxième lecture permettant aux copropriétaires de voter à la majorité simple des présents et représentés dans un deuxième temps :

• La majorité 26, double majorité : deux tiers de tous les millièmes et la majorité des copropriétaires en nombre.
• L’unanimité : majorité qui supposerait l’accord de tous les copropriétaires (millièmes) de l’immeuble.

Il faut savoir que si la loi ne précise pas le contraire, toute décision est prise à la majorité simple (24).

Le syndic bénévole doit donc lire attentivement la loi du 10 juillet 1965 et ses articles 24 à 26 qui donnent des précisions sur les décisions prises à la majorité simple ou à une majorité supérieure.

D’autres articles définissent les majorités applicables pour des points plus précis. Par exemple, l’article 18 de la loi indique que le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée, à la majorité de l’article 24, la décision de souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile auxquels le syndicat doit répondre.

Pour vous aider à vous y retrouver en partant des problèmes les plus courants, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans notre manuel : « L’assemblée générale en copropriété ».

www.arc-copro.com/tabn

7. Rédaction du procès-verbal

Un copropriétaire absent non représenté ou opposant a la possibilité de contester l’assemblée générale. Il est donc indispensable que le procès-verbal soit indiscutable sur la forme pour éviter les risques de contestation.

8. Ce que doit consigner le procès-verbal

Le procès-verbal permet de consigner toutes les décisions prises en assemblée et de les rendre opposables aux tiers (budgets, travaux, etc.). Il ne contient pas l’ensemble des « échanges » qui ont eu lieu au cours de l’assemblée générale.

Le procès-verbal doit ainsi mentionner :

• la liste des copropriétaires absents non représentés et leurs millièmes ;
• l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour et sa résolution ;
• le résultat des votes : résolution adoptée ou non, la majorité appliquée, et le nombre des voix (en millièmes ou tantièmes) ;
• le nom des copropriétaires s’étant opposés ou abstenus sous chacune des résolutions concernées, et leur nombre de voix respectif ;
• les éventuelles réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions ;
• le texte de l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 (selon les dispositions de l’article 18 du décret du 17 mars 1967) : reproduit ici « Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification des dites décisions, qui leur est faite à la diligence du syndic, dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale. Sauf en cas d’urgence, l’exécution par le syndic des travaux décidés par l’assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu’à l’expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa. »

N.B. Si ce texte n’est pas reproduit sur le procès-verbal, le délai de prescription pour annuler l’assemblée générale est de 10 ans (au lieu de deux mois). Notons que la contestation des décisions d’assemblée s’effectue par assignation du syndicat de copropriétaires – et non du syndic – au Tribunal de Grande Instance (et non par simple mise en demeure).

9. Points particuliers à ne pas oublier

Décompte des millièmes : les votes en assemblée générale doivent être décomptés selon les tantièmes respectifs de chaque personne présente ou représentée.

Majorité requise : pour chaque vote, la majorité spécifique (de l’article 24/25/25-1/26) requise doit être indiquée au procès-verbal.

Approbation des budgets : par ailleurs, pour que la gestion de la copropriété se passe dans les meilleures conditions, il est indispensable que l’assemblée valide les budgets (prévisionnel de charges courantes, travaux ou opérations exceptionnelles, fonds travaux, avances et provisions diverses) et ce de manière détaillée : type de budget, montant, et dates d’exigibilité.

Sans ces votes qui devront être retranscrits dans les procès-verbaux faisant foi auprès des tiers (notamment dans le cadre d’une procédure en recouvrement des charges ou en cas de vente), les sommes demandées ne seront pas « certaines, liquides et exigibles » :

Pour aller plus loin, voir notre article www.arc-copro.com/cewu.

Formalisation du procès-verbal : le procès-verbal doit être établi et paraphé (c’est-à-dire signé) en fin de séance par le président de séance, le ou les scrutateurs (selon ce qui est indiqué dans le règlement de copropriété) et le secrétaire de séance. Précisons toutefois qu’il est établi par la jurisprudence que le défaut de l’une des signatures n’entraîne pas, à lui seul, la nullité de l’assemblée.

10. Le syndic bénévole et la communication du procès-verbal

Le procès-verbal doit obligatoirement être envoyé, en lettre recommandée avec accusé de réception, aux copropriétaires absents ou s’étant opposés à au moins une résolution en assemblée générale (article 64 du décret de 1967). Les « opposants » sont les personnes ayant votées contre la majorité mais pas forcément contre la résolution.

Pour les autres copropriétaires, un envoi par lettre simple est suffisant.

Dans les deux cas, le procès-verbal doit être envoyé dans les deux mois suivant l’assemblée générale.

Il est également impératif d’envoyer le procès-verbal en lettre RAR au syndic sortant le cas échéant.

Attention : les décisions prises en assemblée générale ne peuvent pas être opposables aux copropriétaires absents et opposants tant que le procès-verbal ne leur a pas été adressé (en lettre RAR).

11. Est-il possible de modifier le procès-verbal une fois signé et envoyé ?

Si l’un des copropriétaires constate des erreurs, il peut faire une demande de rectification auprès des membres du bureau de l’assemblée ayant signé le procès-verbal et donc, au syndic bénévole, s’il était secrétaire de séance.

Si tel est le cas, deux situations sont possibles et il faut se référer à la jurisprudence :

• S’il s’agit d’une erreur matérielle, sans aucune incidence sur le vote (par exemple, Monsieur X est enregistré comme ayant approuvé une résolution alors qu’il a voté contre, mais cela ne change en rien le résultat du vote), le syndic doit rectifier cette erreur et envoyer le procès-verbal révisé aux copropriétaires (toujours en LRAR aux absents ou opposants).
• S’il s’agit d’une modification du contenu du procès-verbal qui est demandé, qui change totalement le résultat du vote, la question et la résolution doivent faire l’objet d’une nouvelle délibération d’assemblée générale. Le syndic devra ainsi à nouveau porter cette question et sa résolution associée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée qu’il devra convoquer.

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En complément de cet article, vous trouverez en fichier attaché un modèle type de procès-verbal d’assemblée générale. Il vous suffira de l’adapter à votre copropriété et aux questions et résolutions nécessaires au bon fonctionnement de votre syndicat. Pour vous aider, vous trouverez également une note explicative.

Si vous souhaitez plus d’informations et savoir si vous êtes dans la « bonne pratique » notre Pôle Syndic Bénévole – dans le cadre de votre adhésion – vous accompagne dans la préparation de votre assemblée générale et répond à vos questions concernant la rédaction de votre procès-verbal d’assemblée générale.

Par ailleurs, pour toute nouvelle adhésion collective à l’ARC en tant que syndic non professionnel et pour pouvoir bénéficier de notre assurance responsabilité civile, nous vous demandons une copie du procès-verbal de l’assemblée générale vous ayant désigné.

Notre Pôle Syndic Bénévole vérifiera la rédaction du procès-verbal adressé et vous fera un retour sur les points à prendre en compte pour la tenue de votre prochaine assemblée générale.

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