Abus 5252 : ATRIUM Gestion dévoie également le formulaire de vote des copropriétaires

En septembre dernier, nous avons dénoncé le cabinet CITYA Avignon (abus n° 5244 Abus 5244 CITYA Avignon – le dévoiement du vote par correspondance/) pour l’usage du formulaire de vote par correspondance par voie électronique expliquant pourquoi cela était non seulement illégal mais également préjudiciable pour la copropriété.

Faute de réaction des professionnels et des instances publiques, d’autres cabinets imitent cette illégalité provoquant les mêmes effets.

A ce titre, voyons comment le cabinet ATRIUM Gestion adapte l’usage du formulaire de vote par correspondance par voie numérique.

I – Encadrement légal et règlementaire du formulaire de vote par correspondance 

En sa qualité de syndic, ATRIUM Gestion a notifié aux copropriétaires la convocation de leur assemblée générale du 14 octobre 2026 à laquelle est joint le formulaire de vote par correspondance.

Ce cabinet y précise, la faculté, pour les copropriétaires, de remplir ce formulaire de vote par correspondance depuis l’extranet de la copropriété à travers leur espace sécurisé.

Cette option proposée par ATRIUM Gestion se révèle contraire aux dispositions légales.

En effet, l’article 9 du décret du 17 mars 1967 impose que le formulaire de vote par correspondance soit joint à la convocation de l’assemblée générale permettant au copropriétaire de pouvoir s’exprimer sur les projets de résolutions inscrites à l’ordre du jour.

L’article 9 bis de ce même décret impose d’indiquer sur le formulaire de vote, l’adresse électronique du syndic sur laquelle il est cessé le recevoir en retour.

Pour ce faire, le copropriétaire doit réaliser deux étapes :

– compléter le formulaire par écrit en cochant ses votes en apportant certaines précisions telles que ses nom et prénom, l’adresse de son domicile, le lieu et jour d’établissement, suivi de sa signature,

– l’envoyer à l’adresse postale ou électronique de l’organisateur de l’assemblée générale qui est le plus souvent le syndic.

Pour une totale transparence, voici la mention telle qu’indiquée dans le formulaire de vote :

Ainsi, comme on le constate, les pouvoirs publics n’ont prévu que deux options qui sont soit l’envoi du formulaire de vote par voie postale soit de manière électronique sans permettre au syndic de pouvoir inviter les copropriétaires à le remplir depuis l’extranet.

II – Conséquences d’une comptabilisation illicite du formulaire de vote par correspondance

Certains pourraient considérer que ce syndic professionnel fait preuve de pragmatisme, dans l’intérêt des copropriétaires.

Or, en prévoyant un mode d’usage du formulaire de vote qui n’est pas prévu par les textes réglementaires, ATRIUM Gestion expose l’assemblée générale à son annulation judiciaire dans son intégralité.

En effet, tout copropriétaire opposant (à toutes les résolutions), défaillant (absent non représenté) ou assimilé pourrait dans les deux mois suivant la notification de son procès-verbal, demander l’annulation de l’assemblée générale au motif de la comptabilisation de voix exprimées par correspondance de manière électronique qui n’est pas un moyen prévu par la loi.

Mais encore, ce type de procédé présente de nombreuses difficultés de fond :

• à partir du moment où des votes exprimés sont enregistrés depuis l’extranet de la copropriété qui ensuite vont vraisemblablement remonter dans le logiciel du syndic, seul ce dernier peut assurer la fonction de secrétaire de séance. Or, la fonction de secrétaire doit faire l’objet d’un vote en assemblée générale devant permettre à tout copropriétaire de pouvoir assurer ses fonctions.
• le président de séance doit garantir la tenue licite de l’assemblée générale et des votes exprimés. Or, là encore, à partir du moment où certaines voix exprimées manquent de transparence du fait qu’elles ont été saisies à partir de l’extranet, le président de séance, qui ne peut être le syndic, et même les scrutateurs, sont dans l’incapacité technique de pouvoir valider la réalité des résultats constatés et du procès-verbal.

Voilà pourquoi les pouvoirs publics ont imposé que le formulaire de vote soit en format papier pour permettre aussi bien au conseil syndical de pouvoir préalablement le contrôler que de permettre à l’assemblée générale d’élire un secrétaire de séance et un président parmi les copropriétaires pouvant à tout moment vérifier les formulaires reçus.