La copropriété face au covid-19 la gestion des travaux d’entretien, de maintenance et de rénovation

Depuis le durcissement des mesures de confinement mises en œuvre le 12 mars 2020, de nombreuses activités ont été suspendues ou réduites malgré les directives gouvernementales demandant à les poursuivre, si bien évidemment, les conditions de garantie de la sécurité, de la préservation de la santé et de l’intégrité du personnel étaient assurées.

Analysons la situation par rapport aux trois grandes catégories de tâches ou de travaux qui concernent les copropriétés :

– l’entretien (nettoyage) des locaux,

– la maintenance des équipements collectifs et les interventions urgentes,

– la conservation et la rénovation du bâti.

I. LES TACHES D’ENTRETIEN DES LOCAUX

Nous avons précédemment évoqué dans l’article accessible à l’adresse suivante les modalités de gestion des tâches des gardiens et des employés d’immeuble.

arc-copro.com/ghje

Rappelons que les gardiens et employés d’immeuble doivent poursuivre leurs tâches d’entretien sauf s’ils peuvent bénéficier de mesures dérogatoires (garde d’enfant, vulnérabilité, absence de matériels de protection, …).

Les gardiens d’immeuble doivent donc continuer à assurer l’accueil à la loge (si cela est possible sans pénétrer à l’intérieur), la réception des colis, la gestion des containers et des poubelles, la distribution du courrier (si c’est le cas), la gestion des entreprises intervenantes dans la copropriété et le nettoyage des parties communes, éventuellement renforcé pour les éléments touchés par les résidents (poignées de portes, boutons de commande des ascenseurs et de l’électricité, …) et/ou allégé pour les parties communes peu fréquentées.

A souligner que les gardiens d’immeuble ne peuvent pas bénéficier du dispositif de déclaration d’activité partielle, du fait de leur contrat particulier basé sur des UV (Unités de Valeur) et non des heures de travail contrairement aux employés d’immeuble qui disposent d’un contrat horaire. Pour savoir si la copropriété peut en benéficier, le syndic doit faire une déclaration sur le site de l’Agence des Services et des Paiements qui donnera lieu à un accord favorable ou défavorable de la DIRRECTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi).

Ce sont les syndics qui doivent fournir les équipements de protection (à la charge des copropriétés) et imposer aux gardiens et employés d’immeuble d’appliquer les gestes barrières prescrits par les mesures gouvernementales. Ce sont également les syndics qui doivent délivrer le justificatif de déplacement professionnel de l’employé d’immeuble.

Examinons la situation des sociétés sous-traitantes du nettoyage. Ces dernières doivent en principe continuer à assurer leurs missions contractuelles, si bien évidemment, elles sont en capacité d’assurer la sécurité sanitaire de leur personnel et si elles disposent de suffisamment de salariés pour les assurer. En effet, comme les employés de ces sociétés peuvent bénéficier des mesures dérogatoires (garde d’enfant, vulnérabilité, absence de matériels de protection, …), certaines entreprises ne peuvent assurer la totalité de leurs activités.

Les responsables de copropriété ont la possibilité de négocier une restructuration de leurs activités mais pas d’arrêter définitivement leur contrat. Ils doivent tracer les missions contractuelles qui ne sont pas réalisées dans cette période de crise pour qu’elles soient retirées de la facturation du prestataire.

II. LES TRAVAUX DE MAINTENANCE PRIORITAIRE ET LES INTERVENTIONS URGENTES

Ces opérations doivent bien évidemment être réalisées dans le respect des mesures sanitaires prescrites par le Gouvernement (gestes barrières, distanciation, port d’équipements de protection).

Concernant les travaux de maintenance, la priorité doit porter sur les équipements dont les dysfonctionnements pourraient constituer un risque pour les personnes et les biens. Cela concerne en particulier les ascenseurs, la chaufferie et la sécurité-incendie.

Il est recommandé aux responsables de copropriété d’assurer la traçabilité des interventions effectivement réalisées afin d’être en mesure de renégocier la facturation de certains contrats si certaines obligations contractuelles n’ont pas été respectées. Il convient également de vérifier dans les conditions générales de vente des contrats si une pandémie est considérée comme un cas de force majeure permettant la suspension ou la résiliation d’un contrat.

Les interventions urgentes liées à des sinistres ou à des dysfonctionnements d’équipements collectifs indispensables doivent également être assurées prioritairement.

Il n’y a pas eu à ce jour de prescription réglementaire pour les contrats récurrents arrivant à échéance pendant la période de confinement, à l’instar de ce qui a été mis en œuvre pour les contrats de syndic. Comme la plupart des contrats comportent une clause de reconduction tacite, il est fort probable que leur renouvellement va se faire de manière automatique.

Nous vous recommandons de faire le point sur les échéances de vos contrats afin d’alerter rapidement votre syndic si vous aviez prévu de procéder à un changement de prestataire dans le cadre d’une mise en concurrence. Toutes les entreprises se sont organisées pour poursuivre les études techniques et financières grâce aux outils de gestion et de réunion à distance.

Attention aux risques d’arnaque pendant cette période de crise émanant d’entreprises qui surfacturent leurs prestations du fait de la situation de crise COVID-19. En cas d’intervention urgente, exigez du prestataire la fourniture d’un devis qui ne doit pas comporter de facturation supplémentaire du fait de la situation de crise COVID.

III. LES TRAVAUX DE CONSERVATION ET DE RENOVATION

Beaucoup de chantiers ont été arrêtés malgré les directives gouvernementales, certaines entreprises attendant la publication d’un guide de recommandations décrivant les mesures sanitaires à mettre en œuvre pour assurer la sécurité de leurs employés.

Ce guide, accessible à l’adresse suivante, FAIRE UN LIEN AVEC LE DOCUMENT CI-JOINT, vient d’être publié et devrait faciliter le redémarrage de certains chantiers si les chefs d’entreprise estiment que les conditions d’intervention en toute sécurité de leur personnel sont effectives.

Attention ! C’est bien aux chefs d’entreprise de décider ou non la suspension ou la reprise d’un chantier. Les maîtres d’ouvrage (les syndicats de copropriétaires et leurs mandataires les syndics) et encore moins les maîtres d’œuvre (architectes, bureaux d’études) ne peuvent imposer aux entreprises la reprise ou la suspension d’un chantier.

En prenant une telle décision, un maître d’ouvrage pourrait avoir à supporter tous les surcoûts résultant d’une suspension ou d’un arrêt alors que dans le cas contraire, c’est l’entreprise qui devra supporter ces dépenses exceptionnelles, si elle n’arrive pas à justifier qu’il s’agit d’un cas de force majeure (au sens du code civil) pouvant faire l’objet du bénéfice des mesures gouvernementales d’indemnisation.

A souligner que jusqu’à la réception des travaux, l’entreprise est responsable des installations, matériaux et matériels sur chantier. Elle doit donc prendre en charge à ses frais les mesures compensatoires qui seraient nécessaires pour une suspension de travaux.

Concernant la réception des travaux et l’application des pénalités de retard figurant dans la plupart des contrats, des mesures gouvernementales sont en cours de discussion et feront l’objet de précisions ultérieurement.

Concernant les actes de recours relevant des garanties de parfait achèvement, biennale et décennale, les délais sont suspendus entre le 12 mars et la fin du 1^er mois suivant l’arrêt de l’état d’urgence sanitaire (cf. article de l’ordonnance n°2020-306 du 25 mars 2020). Attention: le délai recommençant à courir ne pourra jamais excéder 2 mois après la fin de la période susvisée.

Un autre point à regarder porte sur les contrats d’assurance pour identifier si des dispositions particulières sont prévues en situation de pandémie.