L’approbation des comptes sous réserve ne vaut rien : comment réagir?

Nous sommes souvent interrogés par des conseillers syndicaux sur la possibilité d’approuver les comptes sous-réserve, afin de contrer les factures abusives ou illégales imputées par le syndic dans les comptes de charges à approuver de l’exercice.

Or, comme nous allons le comprendre cette notion n’a pas d’existence légale, n’emportant aucun effet juridique ou comptable.

Par la suite, nous allons expliquer comment le conseil syndical doit réagir face à cette situation.

I. La notion d’approbation des comptes

Avant même de poser la question de l’approbation des comptes « sous-réserve », il faut comprendre en quoi consistent les conséquences de l’approbation des comptes de charges.

Il s’agit d’une validation par l’assemblée générale des dépenses imputées sur l’exercice, sachant qu’au préalable cette dernière a voté le budget prévisionnel.

Ainsi, l’approbation des comptes a pour objet de valider les dépenses  réelles comptabilisées sur l’exercice permettant de régulariser les comptes des copropriétaires, non plus sur la base du budget prévisionnel, mais sur les dépenses réelles enregistrées.

Le défaut d’approbation des comptes impliquerait que le syndic ne puisse pas régulariser les comptes, entrainant que seules les provisions appelées sur la base du budget prévisionnel sont exigibles et non les montants qui excèdent ce dernier.

L’approbation des comptes sous-réserve consisterait donc à valider certaines dépenses, mais pas d’autres.

À défaut de pouvoir les identifier et les sortir des charges à valider, l’approbation  des comptes sous réserve n’a aucune utilité. En effet, sur quel montant l’assemblée générale est appelée à approuver les charges ? Sur quelle base le syndic est-il tenu de régulariser les charges ?

Mais plus complexe, l’approbation des comptes sous réserve ne règle rien.

Et pour cause, à partir du moment où la facture litigieuse a été payée par le syndic ; pour l’annuler il faudrait d’une part la faire sortir des comptes et d’autre part demander auprès du prestataire le remboursement.

Si ce dernier refuse de rembourser la facture, sa suppression dans la comptabilité ne suffira pas puisque la charge financière a été supportée par la copropriété.

II. Comment réagir ?

Comme nous l’avons indiqué précédemment, pour ne pas approuver une charge il faut d’une part l’identifier et d’autre part demander son remboursement ou du moins bloquer son paiement.

Ces deux tâches sont un préalable indispensable pour refuser l’imputation d’une charge.

À partir de ce moment-là, le conseil syndical peut être en mesure de sortir des charges à valider celles qui posent des difficultés :

• soit lors de l’élaboration de l’ordre du jour en modifiant le montant des charges à approuver,
• soit, à défaut, au cours de l’assemblée générale en modifiant la résolution relative à l’approbation des comptes en indiquant un nouveau montant de charges qui ne prend en compte que les charges qui ne posent pas de difficulté.

Les dépenses ou charges litigieuses devront être affectées en compte d’attente, ce qui réduira le montant de charges à approuver aux seules dépenses qui ne posent pas de difficultés.

Par ce procédé, l’assemblée générale pourra approuver les comptes de charges sans réserve.

Attention, cette procédure permet d’approuver les comptes sans réserve, mais ne traite pas les charges mises en compte d’attente.

Le conseil syndical devra alors négocier avec le syndic leur traitement, soit en l’annulant soit, plus compliqué, en engageant une procédure judiciaire si cela se justifie à l’encontre de son syndic ou du prestataire qui a facturé abusivement.